O zarządzaniu czasem
Masz problem z ogarnięciem czasu? Zdarza Ci się mówić "nie mam kiedy", choć potem pół godziny znika na TikToku albo bezmyślnym przeklikiwaniu YouTube’a? A może pamiętasz to słynne powiedzenie: "czas to pieniądz"?
Być może kojarzysz film science fiction z 2011 roku - "Wyścig z czasem", w którym Justin Timberlake dosłownie walczy o każdą minutę życia. Czas był tam walutą. Im więcej go miałeś, tym dłużej żyłeś. A jak go zabrakło? Koniec gry i to dosłownie. Albo inny przykład: "Jupiter: Intronizacja" z 2015 roku z Milą Kunis, gdzie czas był towarem luksusowym, a niektórzy żyli wiecznie ... kosztem innych.
Okej, to tylko fikcja, ale czy na pewno tak bardzo odbiega od naszej codzienności? Przecież wielu z nas żyje w ciągłym pośpiechu, gonitwie, napięciu. Ciągle czegoś brakuje i najczęściej jest to właśnie czas. Ludzie nie zabijają dla dodatkowej godziny, ale czasem zabijają swój spokój, relacje czy zdrowie, bo nie potrafią zatrzymać się choćby na chwilę.
Zastanówmy się więc wspólnie: jak zarządzać czasem, żeby nie tracić życia na rzeczy, które wcale nie są tego warte? Jak znaleźć w tym wszystkim równowagę.
Zaczyna się od świadomości, że czas przecieka przez palce
Zaczyna się od świadomości, że coś przecieka przez palce i nie jest żadna metafizyczna mądrość z książki, tylko bardzo życiowy fakt. Zanim zaczniesz kupować nowe planery, wgrywać aplikacje do zarządzania czasem i obkładać się poradnikami motywacyjnymi, warto zapytać siebie: co ja właściwie robię z tym czasem, który mam?
Wielu z nas ma wrażenie, że doba jest za krótka i że ktoś podkradł kilka godzin z kalendarza, a życie toczy się w przyspieszonym tempie jak TikTok na sterydach. Tyle że prawda jest zupełnie inna - większość czasu tracimy nie dlatego, że jesteśmy zajęci ... ale dlatego, że go nie zauważamy.
Jak to możliwe? Ot, bardzo prosto. Wstajesz rano, niby od razu do działania, ale najpierw przegląd newsy. Pięć minut. Ktoś napisał na Messengerze - odpisujesz. Kolejne pięć. Zerkasz, co nowego na Instagramie. Dziesięć minut zniknęło. Śniadanie z telefonem w ręce - niby tylko jesz, ale w międzyczasie oglądasz filmik o tym, jak ktoś buduje dom z gliny. Zabawne? Pewnie. Potrzebne? Raczej nie. Zanim się obejrzysz minęła godzina, a Ty nawet nie zdążyłeś pomyśleć, co jest dzisiaj naprawdę ważne.
Zacznij więc od obserwacji. Nie planowania tylko obserwacji. Przez jeden dzień zapisuj wszystko, co robisz. Każdą aktywność, nawet najbardziej błahą. Nie dla oceny, nie po to, żeby się karać tylko żeby zyskać świadomość. To jak z wydatkami, dopóki nie widzisz, ile wydajesz na kawę na mieście, wydaje się, że to drobiazg. A potem robisz podsumowanie i ... szok.
Dokładnie tak samo jest z czasem. Gdy zobaczysz czarno na białym, że godzinę dziennie spędzasz na bezmyślnym przeskakiwaniu między aplikacjami, a drugą na przerywaniu sobie w pracy, to nagle zrozumiesz, że nie potrzebujesz więcej godzin. Potrzebujesz mniej przecieków.
Świadomość to pierwszy krok bez niej wszystko inne to tylko próba łatania dziur na ślepo.
Jakie są priorytety, w zarządzaniu czasem
Priorytety - czyli nie wszystko jest równie ważne chociaż często mamy wrażenie, że wszystko musi być zrobione natychmiast. Każdy mail wydaje się pilny, każde powiadomienie domaga się naszej uwagi, każde zadanie na liście kusi, żeby się nim zająć "na już". Efekt? Biegasz od jednej rzeczy do drugiej, gasisz pożary, ale wieczorem nie wiesz właściwie, co udało Ci się osiągnąć.
Tutaj warto się zatrzymać i zadać sobie jedno, bardzo ważne pytanie: czy to, co robię, naprawdę mnie przybliża do tego, co dla mnie ważne? Są bowiem rzeczy ważne i są rzeczy pilne. Tylko że pilność to często złudzenie. Ktoś czegoś chce teraz, ale czy to znaczy, że Ty masz to robić teraz? Niekoniecznie.
Wyobraź sobie, że Twój dzień to walizka. Jeśli wrzucisz do niej najpierw drobne rzeczy - kabelki, skarpetki, kosmetyki, to potem nie zmieścisz płaszcza ani butów. Ale jeśli najpierw włożysz to, co największe i najważniejsze, reszta się jakoś upchnie. Tak samo działa planowanie dnia - "duże rzeczy" to Twoje priorytety, a reszta to wypełniacze.
Tylko jak rozpoznać, co jest ważne? Wbrew pozorom, to wcale nie jest takie trudne. Zastanów się: co przyniesie Ci realny efekt? Co ma wpływ na Twoje cele, zdrowie, relacje, finanse, rozwój? Co będzie miało znaczenie nie tylko dzisiaj wieczorem, ale też za tydzień, miesiąc albo rok?
Priorytety to nie zawsze najgłośniejsze zadania. Czasem to te, które spokojnie czekają ale czekać nie powinny. I tak może się zdarzyć, że najważniejszym zadaniem dnia będzie rozmowa z kimś bliskim albo spacer, który pomoże Ci się zresetować i później działać efektywniej.
Świat będzie Ci podsuwał tysiące "ważnych" spraw, ale tylko Ty możesz zdecydować, które z nich naprawdę zasługują na Twoją uwagę.
Planuj, ale zostaw miejsce na chaos
Planuj, ale zostaw miejsce na chaos bo życie, jak pewnie zauważyłeś, rzadko trzyma się planu. Możesz mieć pięknie rozpisany dzień, z kolorowymi znacznikami i czasem na wszystko, a tu nagle telefon, niespodziewany gość, awaria, dziecko chore, komputer się zepsuł.
Planowanie jest ważne ale plan, który nie uwzględnia nieprzewidywalnych sytuacji, to nie plan, tylko lista życzeń. Dlatego warto działać trochę jak zawodowy kucharz: mieć przepis, ale jednocześnie wiedzieć, że może się skończyć mleko i trzeba będzie improwizować.
Jak więc planować mądrze? Przede wszystkim zostaw sobie margines. Nie upychaj zadań jedno po drugim bez ani minuty przerwy. Daj sobie bufor między aktywnościami. Jeśli coś ma zająć godzinę, zaplanuj półtorej. Jeśli planujesz pięć rzeczy, zastanów się, czy trzy z nich nie wystarczą.
Pomyśl też o czasie "luźnym" - takim, który celowo zostawiasz pusty. Może wypełni się odpoczynkiem, może czymś nieoczekiwanym. A może niczym. I to też jest dobrze, bo planowanie nie polega na tym, żeby upchnąć jak najwięcej. Raczej na tym, by zostawić przestrzeń, w której można złapać oddech.
I nie bój się, że coś się posypie. Zawsze coś się posypie. I co z tego? Dzień nie musi być perfekcyjny, żeby był wartościowy. Wystarczy, że będzie wystarczająco dobry.
Techniki zarządzania czasem, które naprawdę działają
Techniki zarządzania czasem, które naprawdę działają choć na pierwszy rzut oka może wydawać się to absurdalne. Skupimy się na tych, które są proste, konkretne i robią różnicę. Czasem jedna dobra technika potrafi odmienić cały dzień.
Zacznijmy od Pomodoro. Nazwa może przypominać pomidory, ale to jedna z najskuteczniejszych metod skupienia, zwłaszcza jeśli masz tendencję do rozpraszania się. Jak działa? Ustawiasz timer na 25 minut i pracujesz w pełnym skupieniu. Zero telefonu, zero przeglądania neta, tylko zadanie. Potem 5 minut przerwy - wstajesz, przeciągasz się, robisz coś do picia. Po czterech takich cyklach dłuższa przerwa, np. 20-30 minut. Efekt? Mniej zmęczenia, więcej zrobione.
Inna sprawdzona metoda to macierz Eisenhowera. Prosta tabela, która dzieli zadania na cztery kategorie: ważne i pilne, ważne ale niepilne, pilne ale nieważne i wreszcie ... ani ważne, ani pilne. Na pierwszy rzut oka wydaje się, że powinniśmy zaczynać dzień od tych pierwszych, czyli zadań, które są jednocześnie istotne i wymagają natychmiastowej reakcji. I rzeczywiście, jeśli coś naprawdę się pali i ma wpływ na Twoje życie czy pracę, nie ma co zwlekać trzeba działać.
Problem w tym, że jeśli codziennie masz na głowie masę takich właśnie "ważnych i pilnych" spraw, to znak, że coś zostało wcześniej przegapione. Bo większość tych zadań nie musiałaby być pilna, gdybyś zajął się nimi wcześniej, wtedy byłyby po prostu ważne, ale jeszcze nie naglące. I właśnie dlatego największy potencjał tkwi w tej drugiej kategorii: ważnych, ale niepilnych.
To tam są Twoje długofalowe cele, rozwój, zdrowie, nauka, relacje, planowanie. Rzeczy, które nie krzyczą, nie naciskają, ale są ważne. Jeśli codziennie znajdziesz czas właśnie na nie, zaskakująco często unikniesz kryzysów. I to jest prawdziwe zarządzanie czasem: nie tylko gaszenie pożarów, ale budowanie systemu, w którym pożarów jest coraz mniej.
Jest też time blocking - czyli blokowanie czasu w kalendarzu. Wpisujesz nie tylko spotkania, ale też czas na pracę, odpoczynek, obiad, nawet przerwę na herbatę. Wygląda banalnie, ale dzięki temu masz konkretne ramy. Wiesz, że od 10:00 do 12:00 robisz raport, a od 12:00 jesteś dostępny na telefony. A nie: wszystko naraz, a efekt byle jaki.
I najważniejsze - żadna technika nie zadziała, jeśli nie będziesz jej stosować. Celem nie jest to, żeby znać wszystkie metody. Wystarczy jedna, ale regularna. Tak jak z ćwiczeniami - lepiej robić dwadzieścia pompek codziennie niż sto raz w miesiącu.
Odpoczynek to też zarządzanie czasem
Odpoczynek to też zarządzanie czasem i to wcale nie jest żaden luksus dla tych, którzy "już wszystko zrobili". To absolutna konieczność, jeśli chcesz cokolwiek robić skutecznie. Co z tego, że masz świetny plan, listę zadań i motywację, skoro twój mózg działa jak na wyczerpanych bateriach?
Wielu ludzi traktuje odpoczynek jak nagrodę albo ... stratę czasu. "Odpocznę, jak skończę", "Nie mogę sobie teraz pozwolić na przerwę", "Jeszcze tylko jedna rzecz" - znasz to? Problem w tym, że zmęczony umysł nie pracuje szybciej, ani mądrzej. Przeciwnie - podejmujesz gorsze decyzje, robisz więcej błędów, wszystko trwa dłużej niż powinno.
A przecież odpoczynek nie musi oznaczać leżenia na kanapie przez pół dnia. Czasem wystarczy 10 minut z dala od ekranu, krótki spacer, zamknięcie oczu i kilka głębszych oddechów. Albo po prostu nic nierobienie. Tak, to też jest legalne.
Zadbaj o przerwy w ciągu dnia. Nie tylko o weekend czy urlop raz w roku, ale o te codzienne, drobne momenty regeneracji. Bo odpoczynek to nie przerwa od życia - to jego część. I to właśnie on sprawia, że kolejne godziny mają sens.
Badania naukowe pokazują, że zmęczenie znacząco wpływa na pracę mózgu - spada koncentracja, rośnie liczba błędów, a wykonanie nawet prostych zadań zajmuje wyraźnie więcej czasu niż wtedy, gdy jesteśmy wypoczęci. Innymi słowy: odpoczynek to nie strata czasu, ale sposób na to, by działać szybciej i skuteczniej.
Masz ochotę na więcej? Zobacz, co jeszcze dla Ciebie przygotowaliśmy:
- Jak oszczędzać prąd w prosty sposób?
- Jak poprawić sobie humor bez wydawania pieniędzy
- Finanse w związku nieformalnym
- Jakie są różnice między kontem osobistym a oszczędnościowym?
- Ranking kredytów bankowych
