Prawa i obowiązki pracodawcy na podstawie kodeksu pracy

Szczegóły: Autor: Sebastian - Biznesator; Kategoria: Praca i zarabianie

Spis treści

Jakie są prawa i obowiązki pracodawcy względem pracownika

Zatrudnianie pracowników to nie tylko decyzja biznesowa, ale też wejście w szereg regulacji i przepisów, które precyzyjnie określają, co wolno, a czego nie wolno pracodawcy. Kodeks pracy to nie suchy zbiór reguł, podstawa organizacji życia zawodowego w każdej firmie. Warto go znać, nawet jeśli nie jesteś prawnikiem. Dlaczego? Bo daje Ci jasny obraz nie tylko obowiązków, jakie masz wobec pracownika, ale też praw, z których możesz korzystać.

W tym artykule przeanalizujemy, co mówi Kodeks pracy o relacji pracodawca-pracownik. Jak wygląda odpowiedzialność za bezpieczeństwo w miejscu pracy, kiedy możesz zmienić zakres obowiązków pracownika i w jakich przypadkach masz prawo do kontroli - także jego poczty.

Podstawowym obowiązkiem pracodawcy jest ... zapewnienie bezpiecznych warunków pracy

To nie jest puste hasło. Z punktu widzenia prawa, to właśnie pracodawca ponosi odpowiedzialność za stan bezpieczeństwa i higieny pracy w zakładzie. I to niezależnie od tego, czy zatrudnia specjalistę BHP, czy przekazuje zadania na zewnątrz. Nie da się tej odpowiedzialności scedować.

Oznacza to konieczność:

organizowania pracy tak, aby była możliwie najbezpieczniejsza i higieniczna,
eliminowania zagrożeń i natychmiastowego reagowania na nie,
dostosowywania środków ochronnych do zmieniających się warunków,
tworzenia spójnej polityki przeciwdziałania wypadkom,
dostosowania środowiska pracy do szczególnych grup, np. kobiet w ciąży, osób młodocianych czy z niepełnosprawnościami.

Obowiązkiem pracodawcy jest też przekazywanie informacji o zagrożeniach - z podziałem na konkretne stanowiska pracy. Pracownik musi wiedzieć, z czym może się mierzyć, gdzie są wyjścia ewakuacyjne, kto udziela pierwszej pomocy i jak reagować w razie awarii.

W razie niebezpieczeństwa, pracodawca ma obowiązek:

przerwać pracę,
polecić pracownikom oddalenie się z miejsca zagrożenia,
nie wznawiać pracy, dopóki ryzyko nie zostanie wyeliminowane.

To nie są jedynie sugestie, a twarde, ustawowe obowiązki. Co więcej, pracownik, który zauważy zagrożenie, ma prawo samodzielnie podjąć działania, by go uniknąć. Co ważnie, nie poniesie za to żadnych negatywnych konsekwencji.

Informowanie, szkolenie, przeciwdziałanie mobbingowi - czyli codzienność kadrowa

Prawo pracy precyzyjnie określa, jak należy przygotować nowego pracownika do pracy. Nie wystarczy dać mu klucze i pokazać biurko. Pracodawca musi:

poinformować o zakresie obowiązków,
przekazać sposób wykonywania pracy,
zaznajomić z uprawnieniami,
zapoznać z regulaminem pracy, zasadami bezpieczeństwa i równego traktowania.

Konieczne są także regularne szkolenia BHP, których koszty nie mogą być przerzucane na pracownika. To zawsze leży po stronie pracodawcy. To samo dotyczy zapewnienia sprzętu do pracy zdalnej. Jeśli taka forma pracy została uzgodniona, to pracodawca odpowiada za wyposażenie.

Zgodnie z przepisami, pracodawca ma także obowiązek przeciwdziałać mobbingowi. W praktyce oznacza to nie tylko reagowanie na zgłoszenia, ale też tworzenie takich warunków pracy i relacji w zespole, które z góry ograniczają ryzyko przemocy psychicznej, nękania czy izolowania kogokolwiek.

Czy wiesz, że większość zgłoszeń mobbingu dotyczy miejsc, gdzie nie ma żadnych procedur przeciwdziałania takim zachowaniom? Nie chodzi więc tylko o reagowanie, ale przede wszystkim o profilaktykę.

Wynagrodzenia, czas pracy i urlopy - obowiązki, które łatwo przeoczyć

Pracodawca musi wypłacać wynagrodzenie terminowo i zgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie. Nie może być mowy o "zaliczce bez ustalenia daty końcowej" ani o "czekaniu, aż się firma odbije". Pracownik ma prawo wiedzieć, kiedy i ile dostanie. A Ty masz obowiązek to zapewnić.

Kolejny obowiązek to respektowanie przepisów dotyczących czasu pracy i przerw. Należy pilnować:

dobowej i tygodniowej normy czasu pracy,
prawa do przerw (np. 15 minut przy ośmiogodzinnym dniu pracy),
dni wolnych,
zasady odpoczynku dobowego (minimum 11 godzin między zmianami).

Kiedy planujesz urlopy - musisz je uzgadniać, ale są sytuacje, w których możesz przesunąć lub nawet odwołać zaplanowany wcześniej wypoczynek pracownika. Jednak tylko w razie naprawdę istotnych potrzeb firmy, które nie były znane w chwili zatwierdzania terminu. Pracownik ma też prawo wnioskować o urlop bezpłatny, również w celu pracy u innego pracodawcy - jeśli wcześniej ustalicie to w porozumieniu.

Prawa pracodawcy - nie jesteś tylko od obowiązków

Choć to pracownik w świetle prawa jest "słabszą stroną" i trzeba go chronić, to nie oznacza, że pracodawca nie ma swoich narzędzi. Wręcz przeciwnie - Kodeks pracy wyposaża go w wiele uprawnień.

Możesz np.:

kierować procesem pracy i rozliczać pracownika z efektów,
egzekwować sumienność i wykonywanie poleceń,
kontrolować przestrzeganie zasad BHP, tajemnic służbowych i regulaminów,
wprowadzać monitoring wizyjny (przy zachowaniu przepisów ochrony danych osobowych),
kontrolować pocztę elektroniczną służbową - jeśli uprzedzisz o tym pracownika, a monitoring jest uzasadniony.

Masz również prawo do:

przyznawania nagród i kar porządkowych (w granicach prawa),
powierzania innej pracy w określonych okolicznościach (np. podczas przestoju),
kierowania na nadgodziny w razie potrzeby ratunkowej lub organizacyjnej,
przesuwania terminu urlopu lub odwołania pracownika z urlopu, jeśli zagrożone jest funkcjonowanie firmy.

Dodatkowo możesz organizować prewencyjne kontrole trzeźwości. Jednak tylko wtedy, gdy ma to związek z bezpieczeństwem. Na przykład w zakładzie produkcyjnym, transporcie czy w pracy z maszynami.

Współpraca z innymi pracodawcami, praca zdalna i sytuacje nadzwyczajne

Kiedy w jednym miejscu pracują osoby zatrudnione przez różnych pracodawców, np. na budowie czy w centrum logistycznym - konieczna jest współpraca między firmami. Musisz:

wyznaczyć koordynatora ds. BHP,
ustalić wspólne zasady bezpieczeństwa,
wymieniać się informacjami o zagrożeniach.

Nie zwalnia Cię to jednak z odpowiedzialności za swoich pracowników. Każdy pracodawca nadal odpowiada indywidualnie za bezpieczeństwo ludzi, których zatrudnia.

Jeśli chodzi o pracę zdalną - to temat, który zyskał na znaczeniu po pandemii. Masz prawo zlecić ją np. podczas stanu epidemii albo wtedy, gdy warunki w miejscu pracy ulegną pogorszeniu z powodu siły wyższej (np. pożar, powódź). Musisz wtedy zapewnić pracownikowi odpowiedni sprzęt i materiały.

Dokumentacja, awanse i dostęp do informacji - transparentność to obowiązek

W relacji z pracownikami nie wystarczy dbać tylko o bezpieczeństwo i pensje. Ważna jest też przejrzystość, dostęp do informacji i uczciwe zasady oceny. Pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację pracowniczą. Zarówno osobową, jak i płacową w formie papierowej lub elektronicznej. To obejmuje m.in. umowy, aneksy, listy obecności, potwierdzenia szkoleń, ewidencję czasu pracy i wypłat wynagrodzeń.

Warto pamiętać, że pracownik ma prawo dostępu do tej dokumentacji i może zażądać jej kopii. Przejrzystość buduje zaufanie i ogranicza ryzyko konfliktów.

Poza tym jesteś zobowiązany informować pracowników o:

warunkach zatrudnienia i wszelkich ich zmianach,
możliwościach przejścia na inny typ umowy (np. z czasowej na stałą),
wakatach w firmie i możliwych awansach,
szkoleniach i zasadach rozwoju zawodowego.

Jeśli pracownik złoży pisemny wniosek np. o zmianę warunków zatrudnienia lub o możliwość pracy zdalnej - musisz odpowiedzieć w ciągu maksymalnie 7 dni (lub 1 miesiąca - zależnie od rodzaju wniosku). Odpowiedź może być odmowna, ale musi być uzasadniona. Milczenie nie wchodzi w grę.

Socjal, rozwój i integracja - to też obowiązki

Chociaż przepisy prawa pracy nie każą bezpośrednio fundować kawy w biurze czy organizować wigilii firmowej, to istnieje szereg obowiązków o charakterze "miękkim", które wpływają na atmosferę w pracy i zaangażowanie zespołu.

Do Twoich obowiązków należy np.:

ułatwianie pracownikom podnoszenia kwalifikacji (szkolenia, kursy, certyfikaty),
wspieranie osób zaczynających pracę po szkole - poprzez np. opiekuna wdrożeniowego,
zaspokajanie - w miarę możliwości finansowych - potrzeb socjalnych pracowników,
przeciwdziałanie dyskryminacji w zatrudnieniu,
stosowanie jasnych, sprawiedliwych i obiektywnych kryteriów oceny pracy.

Zadbaj też o tzw. zasady współżycia społecznego w zakładzie pracy. To obowiązek ustawowy. Celem jest, by promować kulturę wzajemnego szacunku, współpracy, lojalności i uczciwości. Firmy, które o to dbają, znacznie rzadziej mają problemy kadrowe i notują niższą rotację.

Kiedy wolno ukarać pracownika i co wolno zrobić

Pracodawca nie jest bezradny wobec łamania zasad. Kodeks pracy pozwala stosować środki porządkowe, ale wyłącznie w granicach wyznaczonych przez prawo.

Możesz:

udzielić upomnienia lub nagany,
nałożyć karę pieniężną, np. za nieprzestrzeganie BHP, opuszczenie pracy, nietrzeźwość.

Każda kara musi być poprzedzona wysłuchaniem pracownika i udokumentowana. Pracownik musi zostać powiadomiony na piśmie, a kara nie może być wymierzona po upływie 2 tygodni od dnia, gdy dowiedziałeś się o przewinieniu.

Masz również prawo nagradzać. Premie, nagrody, pochwały - to Twoja decyzja. Dobre praktyki sugerują, by nagrody były nie tylko za wyniki, ale też za postawę, innowacyjność czy lojalność wobec firmy.

Co się dzieje w wyjątkowych sytuacjach - dyżury, przestoje, monitoring

Czasem zdarzają się sytuacje nietypowe, np. przestój techniczny, awaria, zewnętrzne zagrożenie. Wtedy masz prawo:

zlecić inną, odpowiednią pracę (np. porządkową),
polecić wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych,
zorganizować dyżur pracownika (w domu lub na miejscu),
cofnąć urlop lub przesunąć jego termin,
wysłać na pracę zdalną.

Ale nawet w takich sytuacjach musisz działać w granicach prawa. Dyżur musi być uzgodniony, a nadgodziny zrekompensowane. Przesunięcie urlopu - możliwe tylko w przypadku realnej konieczności.

W sprawie monitoringu - możesz wprowadzić system kamer, kontrolę dostępu czy monitoring poczty. Ale tylko wtedy, gdy jest to uzasadnione (np. ochroną mienia, bezpieczeństwem pracowników) i pod warunkiem poinformowania o tym pracowników z odpowiednim wyprzedzeniem.

Potrącenia, rozliczenia, umowy - kwestie finansowe

Pracodawca może potrącać z wynagrodzenia tylko to, co jest przewidziane przez prawo:

alimenty (z tytułu egzekucji komorniczej),
inne należności wynikające z tytułów wykonawczych,
zaliczki udzielone pracownikowi,
kary pieniężne za naruszenia obowiązków pracowniczych.

Nie wolno potrącać np. za niedowiezione efekty pracy, za spadek sprzedaży czy za błędy, które nie są celowe. Wszelkie potrącenia muszą być przejrzyste, zgodne z kodeksem i poprzedzone pisemną informacją.

Co ważne - jeżeli pracownik podnosi kwalifikacje z inicjatywy pracodawcy, może liczyć nie tylko na opłacenie szkolenia, ale również zwolnienie z części dnia pracy lub pokrycie kosztów podróży i zakwaterowania. Nawet jeśli podnosi kwalifikacje bez Twojej inicjatywy - możesz udzielić mu urlopu bezpłatnego albo skrócić dzień pracy.

Prawa i obowiązki pracodawcy raz jeszcze

Zarządzanie firmą to nie tylko cele sprzedażowe i koszty. To przede wszystkim praca z ludźmi. Kodeks pracy to zestaw narzędzi, które mają chronić obie strony - zarówno Ciebie, jak i pracownika. Jasne obowiązki i uczciwe uprawnienia pomagają budować zespół, który działa efektywnie i bez niepotrzebnych napięć.

Jeśli chcesz prowadzić firmę w zgodzie z przepisami, a przy tym tworzyć dobre miejsce pracy - znajomość zasad z tego artykułu to absolutna podstawa. Czy da się wszystko zapamiętać? Oczywiście, że nie od razu. Jednak warto znać fundamenty i wiedzieć, gdzie szukać wsparcia - choćby u specjalisty od prawa pracy albo w oficjalnych interpretacjach.

Na koniec praktyczna rada: dokumentuj wszystko. Od podpisania umowy, przez szkolenia, po zmiany warunków pracy. Nie z powodu nieufności, ale dlatego, że dobra dokumentacja to najlepsze zabezpieczenie dla Ciebie i dla pracownika.