Alior Bank

księgowa i księgowy

Obowiązki księgowej w firmie

 

Na pierwszy rzut oka wydaje się, że praca księgowego to po prostu siedzenie przy komputerze, przeglądanie faktur i wklepywanie liczb do jakiegoś programu. Ot, taka "pani od papierów" albo "pan od faktur". Ale jeśli naprawdę zagłębisz się w temat, okaże się, że to stanowisko, które wymaga ogromnej wiedzy, czujności i umiejętności łączenia różnych przepisów w spójną całość. Co więcej - od pracy działu księgowości często zależy nie tylko kondycja finansowa firmy, ale i ... spokojny sen właściciela.

No dobrze, to czym tak naprawdę zajmuje się księgowa lub księgowy w polskiej firmie?

 

Prowadzenie ksiąg rachunkowych

To podstawa. W zależności od wielkości firmy i formy działalności, księgowa może prowadzić tzw. uproszczoną księgowość, np. księgę przychodów i rozchodów (KPiR) - albo pełne księgi rachunkowe. W dużym skrócie, chodzi o zapisywanie wszystkich operacji finansowych firmy, czyli wszystkiego, co wpływa i wypływa z konta. Ale to nie tylko suche liczby. Każda z tych operacji musi mieć podstawę (czyli np. fakturę, rachunek, umowę), być prawidłowo zaksięgowana, przypisana do odpowiedniego konta księgowego i zinterpretowana zgodnie z przepisami.

 

Rozliczenia podatkowe

Mało co potrafi tak skutecznie podnieść ciśnienie przedsiębiorcy jak podatki. VAT, CIT, PIT - to tylko najpopularniejsze skróty. Księgowa musi dokładnie wiedzieć, jak je policzyć, kiedy złożyć deklarację, ile zapłacić, a co można odliczyć. Trzeba znać stawki, ulgi, obowiązujące terminy i co istotne, regularnie śledzić zmiany w prawie. A tych, jak wiadomo, w Polsce nigdy nie brakuje.

Niektóre firmy rozliczają się miesięcznie, inne kwartalnie - wszystko zależy od skali działalności i wybranej formy opodatkowania. Dobrze prowadzona księgowość pozwala uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek podczas kontroli z urzędu skarbowego, a czasem nawet uratować firmę przed stratami.

 

Kontrola kosztów i analiza finansowa

Wbrew pozorom, księgowy to nie tylko "rejestrator" danych. Dobry specjalista potrafi wyciągać wnioski z tego, co widzi w liczbach. Jeżeli na przykład firma od kilku miesięcy wydaje coraz więcej na transport albo magazynowanie - to właśnie księgowa może pierwsza zauważyć ten trend. Dzięki analizie finansowej właściciel dowiaduje się, które obszary generują zyski, a które tylko pochłaniają środki.

Niektóre firmy współpracują z zewnętrznym biurem rachunkowym, ale coraz częściej, zwłaszcza w średnich i dużych przedsiębiorstwach - tworzy się wewnętrzne działy księgowości, które czuwają nad całością finansów, uczestniczą w planowaniu budżetu i tworzą raporty dla zarządu.

 

Obsługa kadrowo-płacowa

To często osobny dział, ale w mniejszych firmach bywa łączony z księgowością. Co to oznacza w praktyce? Księgowa przygotowuje listy płac, wylicza składki ZUS, podatki od wynagrodzeń, obsługuje umowy o pracę, zlecenia i dzieła. Sprawdza, ile urlopu komu przysługuje, jakie są limity zwolnień lekarskich i co z wypłatą ekwiwalentu.

Niestety ale wielu pracodawców nie zdaje sobie sprawy, jak skomplikowany jest system płac. Mnogość różnych sposobów naliczeń przyprawia o zawrót głowy, a pomyłkę jest niezwykle łatwo. Osoba odpowiedzialna za naliczanie płac, musi mieć tą samą wiedzę, zarówno w małej jak i wielkiej firmie.

 

Kontakty z urzędami

Kto kocha pisać pisma do urzędów? Prawdopodobnie nikt. Ale ktoś to musi robić i często właśnie robi to księgowy. Przygotowuje odpowiedzi na pisma z urzędu skarbowego, przesyła deklaracje VAT i CIT, zgłasza pracowników do ZUS, a czasem nawet reprezentuje firmę w czasie kontroli. Tak, dobrze przeczytałeś - księgowa może być pełnomocnikiem firmy np. w razie kontroli podatkowej.

Oczywiście, żeby to robić, musi znać prawo, wiedzieć co wolno, a czego nie wolno i działać zgodnie z przepisami. Czasem jedno źle podpisane pismo może narobić firmie więcej problemów niż 10 źle zaksięgowanych faktur.

 

Doradztwo i optymalizacja

Wielu księgowych z czasem staje się doradcami. Nie tylko rozliczają przeszłość, ale i pomagają planować przyszłość. Podpowiadają, czy lepiej kupić samochód na firmę czy wynająć, czy warto przejść z ryczałtu na KPiR, kiedy zatrudnić pracownika, a kiedy współpracować na B2B. Oczywiście, nie każdy księgowy jest doradcą podatkowym - to osobna specjalizacja - ale doświadczenie i znajomość konkretnej firmy sprawiają, że wielu właścicieli ufa ich opinii bardziej niż prawnikom.

Czy warto zainwestować w nowy program księgowy? A może przejść na fakturowanie online? Kto jak nie księgowa zna realia działalności firmy i jej codziennego funkcjonowania?

księgowa

 

A co z technologią? Czy księgowi boją się sztucznej inteligencji?

To bardzo ciekawe pytanie, bo coraz więcej narzędzi automatyzuje procesy księgowe - od rozpoznawania faktur po generowanie raportów. Programy jak enova365, Comarch ERP Optima, czy Symfonia potrafią zautomatyzować wiele procesów, ale nadal potrzebują kogoś, kto potrafi zweryfikować dane, wyłapać błędy i odpowiednio je zinterpretować. Sztuczna inteligencja przyspiesza pracę, ale nie zastąpi dobrej, doświadczonej księgowej. Przynajmniej jeszcze nie teraz.

 

Kim jest idealny księgowy?

Powinien być dokładny, cierpliwy, systematyczny i mieć dobrą pamięć. Ale przede wszystkim powinien stale się uczyć. Przepisy podatkowe zmieniają się w Polsce bardzo często, więc brak aktualnej wiedzy to przepis na katastrofę. Dobry księgowy nie tylko umie liczyć - on rozumie biznes. Potrafi dopasować rozwiązania do branży, skali działania i specyfiki konkretnego klienta. A to naprawdę sztuka.

Warto też pamiętać, że zawód księgowego podlega regulacjom. Wiele osób kończy studia ekonomiczne, kursy zawodowe, uzyskuje certyfikaty (np. Ministerstwa Finansów, ACCA czy CIMA), a nawet wpisuje się do Krajowej Izby Biegłych Rewidentów. To nie jest profesja, której uczysz się w weekend.

Mubi

 

A jeśli coś pójdzie nie tak?

Czasem księgowy się pomyli - bo jest człowiekiem. Dlatego wiele biur rachunkowych wykupuje specjalne ubezpieczenie OC, które chroni klientów przed skutkami ewentualnych błędów. Ale uczciwie trzeba przyznać, że pomyłki zdarzają się rzadko. Przeważnie problemem nie jest błąd księgowego, tylko ... brak informacji od właściciela firmy. Jeśli ktoś nie dostarcza faktur na czas albo ukrywa umowy - nawet najlepsza księgowa nie zdoła poprawnie rozliczyć firmy.

Patrząc na to wszystko, można powiedzieć jedno - księgowa lub księgowy to nie tylko zawód, ale i odpowiedzialność. To osoba, która trzyma w rękach fundamenty działalności firmy. Dzięki niej właściciel może planować, inwestować, spać spokojnie i co równie ważne - nie bać się wizyty urzędnika skarbowego. To także ktoś, kto patrzy na firmę przez liczby, ale rozumie za nimi ludzi, cele, marzenia i codzienną pracę.

I choć wielu przedsiębiorców postrzega księgowość jako przykry obowiązek, to tak naprawdę dobry księgowy to najlepszy partner w prowadzeniu biznesu. Nie musi być widoczny na pierwszym planie, nie robi wielkiego szumu wokół siebie, ale jego obecność czuć każdego dnia.

Rankingi

 

Masz ochotę na więcej? Zobacz, co jeszcze dla Ciebie przygotowaliśmy:

Dodaj komentarz

Guest

Wyślij

Rankingi