Podwyższone koszty uzyskania przychodu

Szczegóły: Autor: Sebastian - Biznesator; Kategoria: Praca i zarabianie

Spis treści

Podwyższone koszty uzyskania przychodu

Wiele osób słyszało o podwyższonych kosztach uzyskania przychodu. Jednak mało kto wie, ile mogą zmienić w miesięcznej wypłacie. A potrafią i to bez żadnych wielkich formalności. To dlatego temat wraca co roku, zwłaszcza przy rozliczeniu PIT. W skrócie: wyższe koszty mogą dać Ci trochę więcej pieniędzy w kieszeni. Czy dużo? Dla niektórych będzie to trochę, dla innych mało. Różnica nie zawsze robi wielkie wrażenie. Jedna kiedy sumujesz ją przez 12 miesięcy, nagle okazuje się, że nie jest aż tak mało. Zobaczmy zatem kiedy właściwie możesz z nich korzystać i kto ma do tego prawo.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu w skrócie

Podwyższone koszty przysługują osobom mieszkającym w innej miejscowości niż zakład pracy.
Miesięczne koszty: 300 zł (podwyższone) vs 250 zł (zwykłe).
Limity roczne: 3600 zł (podwyższone) i 3000 zł (zwykłe) przy jednym etacie.
Przy kilku etatach limity rosną: 5400 zł (podwyższone) i 4500 zł (zwykłe).
Oszczędność podatkowa przy podwyższonych kosztach to zwykle 72-108 zł rocznie.
Praca zdalna nie daje ani nie odbiera prawa do podwyższonych kosztów – liczą się tylko miejscowości.
Koszty można stosować tylko u jednego pracodawcy, chyba że pracownik ma dodatek za rozłąkę.

Kiedy możesz skorzystać z podwyższonych kosztów i komu to w ogóle przysługuje?

Podwyższone koszty uzyskania przychodu są opisane w art. 22 ust. 2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. To właśnie tam ustawodawca wskazuje, że wyższe koszty przysługują pracownikom, którzy mieszkają poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Jedno zdanie, a potrafi zmienić sposób naliczania Twojej pensji.

Najważniejsze jest to, że to rozwiązanie dotyczy wyłącznie umowy o pracę. Przy zleceniu czy działalności gospodarczej nie ma mowy o takich kosztach. Druga sprawa: pracodawca nie może stosować ich automatycznie, jeśli nie ma od Ciebie informacji, że mieszkasz poza miejscowością pracy. Kadry potrzebują krótkiego oświadczenia. Bez tego naliczają standardowe koszty.

Czy musisz przedstawiać bilety, faktury, paragony za paliwo? Przepisy nie wymagają tego w ogóle. Liczy się sam fakt, że miejsce pracy i miejsce zamieszkania to dwie różne miejscowości. Potwierdza to art. 32, gdzie nie ma ani słowa o dokumentowaniu dojazdów.

Życie pisze jednak różne scenariusze. Przykład? Ktoś wynajmuje mieszkanie w mieście, w którym pracuje, ale formalnie mieszka (i ma meldunek) w innym. Tu zawsze pojawia się wątpliwość. Zgodnie z praktyką: kadry zwykle bazują na adresie zamieszkania wskazanym w oświadczeniu pracownika. Meldunek nie jest wymagany, choć bywa pomocny, gdy urząd skarbowy chciałby cokolwiek sprawdzać.

Jest jeszcze jeden ważny limit. Art. 32 ust. 5 ustawy PIT mówi, że koszty — niezależnie czy zwykłe, czy podwyższone — mogą być stosowane tylko u jednego pracodawcy. Jeżeli masz dwa etaty, wybierasz, gdzie chcesz mieć naliczane korzyści. Druga firma stosuje wtedy koszty zerowe. A wyjątek? Tak, jeden istnieje. Jeśli pracownik otrzymuje dodatek za rozłąkę, podwyższone koszty nie mogą być naliczane. Ustawodawca uznał, że dodatek ma rekompensować rozdzielenie rodziny i częściowo również koszty związane z pracą poza miejscem zamieszkania.

Ile wynoszą podwyższone koszty i co dają?

Kwoty podwyższonych kosztów uzyskania przychodu są określone wprost w art. 22 ust. 2. Dla wielu osób to zaskoczenie, bo myślą, że urząd ustala je „procentowo” albo zależnie od ich wynagrodzenia. Nic takiego. Kwoty są stałe, identyczne dla wszystkich pracowników spełniających warunki.

Wygląda to tak:

300 zł miesięcznie – gdy pracujesz w innej miejscowości niż ta, w której mieszkasz.
3600 zł rocznie – tyle maksymalnie może wejść do rocznego PIT jako koszty podwyższone.

Dla porównania – zwykłe koszty (gdy mieszkasz i pracujesz w tej samej miejscowości):

250 zł miesięcznie (zwykłe koszty).
3000 zł rocznie (limit roczny).

Na tym etapie różnica wygląda niby skromnie – 50 zł miesięcznie. Ale gdy przeliczasz to na 12 miesięcy, robi się z tego 600 zł różnicy. Tyle, że to nie jest 600 zł na rękę. O tym poniżej.

A co w sytuacji, gdy ktoś ma więcej niż jeden etat?

To część, o której wiele osób nie wie, a stoi wprost w ustawie. Art. 22 ust. 2 ma jeszcze dwa kolejne punkty które rozszerzają limity roczne w przypadku wielu stosunków pracy.

Jeżeli masz kilka etatów:

Przy zwykłych kosztach limit roczny rośnie do 4500 zł.
Przy podwyższonych kosztach limit wynosi 5400 zł.

To nie oznacza, że każdy pracodawca nalicza Ci koszty według pełnego limitu. Koszty stosuje tylko jeden pracodawca, ale w PIT rocznym i tak możesz rozliczyć limit dla wielu pracodawców jeśli faktycznie miałeś kilka stosunków pracy w roku.

Przykład z życia? Ktoś ma dwa etaty i korzysta z podwyższonych kosztów w jednym miejscu. Druga firma stosuje koszty zerowe. W zeznaniu rocznym PIT i tak może rozliczyć do 5400 zł, bo ustawa przewiduje wyższy limit, gdy pracownik ma kilka źródeł przychodu. Pracodawca nie policzy tego automatycznie, ale rozliczenie roczne już tak.

Co dają podwyższone koszty w wypłacie?

Koszty nie zmieniają Twojego brutto ani zasad umowy. One tylko obniżają podstawę opodatkowania, a dzięki temu pracodawca odprowadza mniejszą zaliczkę na podatek.

Schemat jest zawsze ten sam:

Wyższe koszty to niższa podstawa opodatkowania.
Niższa zaliczka to wyższa wypłata netto.

Ile realnie zostaje w kieszeni? Poniżej dokładne wyliczenia dla każdego wariantu.

1) Roczny limit przy jednym etacie – zwykłe koszty vs podwyższone koszty

Zwykłe koszty
- Roczny limit: 3000 zł
Podwyższone koszty
- Roczny limit: 3600 zł
Różnica: 600 zł rocznie
- 600 zł x 12% = 72 zł oszczędności rocznie

2) Przy kilku stosunkach pracy – różnica między limitami zwykłych i podwyższonych kosztów.

Zwykłe koszty (kilka etatów)
- Limit: 4500 zł rocznie
Podwyższone koszty (kilka etatów)
- Limit: 5400 zł rocznie
Różnica: 900 zł rocznie
- 900 zł x 12% = 108 zł oszczędności rocznie

To już wychodzi więcej niż przy jednym etacie.

3) Ile „dają” same koszty – bez patrzenia na różnice?

Czasem przydaje się policzyć wartość samych kosztów.

Zwykłe koszty – jeden etat (3000 zł rocznie)
- 3000 zł x 12% = 360 zł podatku mniej
Podwyższone koszty – jeden etat (3600 zł rocznie)
- 3600 zł x 12% = 432 zł podatku mniej
Zwykłe koszty – kilka etatów (4500 zł rocznie)
- 4500 zł x 12% = 540 zł podatku mniej
Podwyższone koszty – kilka etatów (5400 zł rocznie)
- 5400 zł x 12% = 648 zł podatku mniej

Podwyższone koszty uzyskania przychodu a praca zdalna

Praca zdalna wprowadziła trochę zamieszania w temacie podwyższonych kosztów. Wiele osób myśli, że skoro pracują z domu, to już nie spełniają warunku „miejscowości poza zakładem pracy”. Albo odwrotnie – że praca zdalna zawsze daje prawo do wyższych kosztów. To nie działa w żadną z tych stron. Tu nadal obowiązuje zwykły, twardy przepis, który w ogóle nie odnosi się do trybu wykonywania pracy.

Najprościej mówiąc:

praca zdalna sama w sobie nie daje prawa do podwyższonych kosztów, ale też go nie odbiera.

Liczy się coś innego – miejsce zamieszkania pracownika i miejscowość, w której znajduje się zakład pracy. Czyli dokładnie to, co ustawodawca wskazał wiele lat temu, zanim praca zdalna stała się codziennością.

Przykładowo:

Mieszkasz w Krakowie, a pracujesz (formalnie) w Katowicach – masz prawo do podwyższonych kosztów, nawet jeśli pracujesz w 100% zdalnie i nie pojawiasz się w biurze ani razu,
Mieszkasz w Poznaniu, a pracodawca ma biuro również w Poznaniu – nie masz prawa do podwyższonych kosztów, nawet jeśli pracujesz zdalnie z innego miasta, np. z Zakopanego.

Dlaczego? Bo przepisy odnoszą się nie do tego, skąd realnie wykonujesz pracę, tylko do tego, gdzie leży zakład pracy i gdzie masz miejsce stałego lub czasowego zamieszkania. Ustawodawca nie zmienił tego po wprowadzeniu ustawy o pracy zdalnej. Nadal obowiązuje, który odnosi się do różnicy między miejscowościami, a nie do modelu pracy.

W praktyce wygląda to tak:

Jeśli pracujesz zdalnie, ale Twój pracodawca ma biuro w innej miejscowości niż ta, w której mieszkasz ... możesz korzystać z podwyższonych kosztów.
Jeśli pracujesz zdalnie i masz taką samą miejscowość zamieszkania jak miejscowość zakładu pracy ... obowiązują zwykłe koszty.
Jeśli pracujesz hybrydowo (część w domu, część w biurze) ... to także nic nie zmienia, bo przepisy patrzą wyłącznie na miejscowości.

Warto jeszcze podkreślić jedną rzecz:

Pracodawca może wymagać oświadczenia o miejscu zamieszkania, nawet jeśli pracujesz w trybie zdalnym. To standardowa procedura – bez oświadczenia naliczane są koszty zwykłe. Dopiero po jego złożeniu kadry mogą stosować koszty podwyższone.

Podsumowując tę część: praca zdalna nie ma żadnego wpływu na prawo do podwyższonych kosztów. Cały mechanizm stoi na dwóch miejscowościach z ustawy – nie na tym, gdzie stoi komputer, z którego się logujesz.

Czy podwyższone koszty uzyskania przychodu tylko poza miejscem zamieszkania?

Tak naprawdę cały mechanizm podwyższonych kosztów opiera się na jednym, bardzo prostym warunku: Twoje miejsce zamieszkania musi być położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. I to dokładnie wynika z art. 22 ust. 2 oraz art. 32 ust. 6 ustawy o PIT. Nie ma tam mowy o dojazdach, biletach, kilometrach ani odległościach. Liczy się tylko miejscowość. Sama nazwa miejscowości, nic więcej.

Dlatego odpowiedź brzmi: podwyższone koszty są tylko wtedy, gdy mieszkasz w innej miejscowości niż ta, w której pracujesz. Nawet jeżeli pracujesz trzy ulice dalej, ale wciąż w tej samej miejscowości, to prawo do podwyższonych kosztów nie powstaje.

Czasem pojawia się pytanie: „a co jeśli przeprowadzę się do miasta gdzie jest siedziba firmy?”. Wtedy sprawa jest prosta – od momentu faktycznej zmiany miejsca zamieszkania przestaje Ci przysługiwać prawo do podwyższonych kosztów. W drugą stronę działa to tak samo: jeśli przeprowadzasz się do innej miejscowości, możesz złożyć oświadczenie i zacząć korzystać z wyższych kosztów od następnego miesiąca.

Może być też sytuacja bardziej życiowa. Wynajmujesz mieszkanie w mieście, gdzie pracujesz, ale wracasz „do domu” w weekendy, bo tam masz swoje stałe miejsce zamieszkania. Co wtedy? Tu znowu wracamy do przepisów. Liczy się to, gdzie faktycznie masz adres zamieszkania, czyli gdzie skupiasz swoje życie prywatne. Nawet jeśli formalny meldunek jest w innym miejscu. Kadry zwykle proszą tylko o oświadczenie pracownika. Urząd skarbowy też opiera się na tym, co wynika z życia, nie z samego papierka z meldunkiem.

Cały system jest więc oparty na jednej rzeczy: czy mieszkasz w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy? Jeśli tak – stosuje się podwyższone koszty. Jeśli nie – obowiązują zwykłe koszty.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy podwyższone koszty uzyskania przychodu przysługują każdemu pracownikowi?
Nie. Przysługują tylko osobom mieszkającym w innej miejscowości niż zakład pracy i zatrudnionym na umowę o pracę.

Ile wynoszą podwyższone koszty uzyskania przychodu miesięcznie?
Miesięcznie jest to 300 zł kosztów uzyskania przychodu.

Czy praca zdalna daje prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu?
Nie. Liczy się tylko relacja miejscowości zamieszkania i miejscowości zakładu pracy.

Czy muszę dokumentować dojazdy, aby korzystać z podwyższonych kosztów?
Nie. Przepisy nie wymagają biletów ani paragonów za dojazdy.

Czy mogę stosować podwyższone koszty u dwóch pracodawców?
Nie. Koszty można stosować tylko u jednego pracodawcy w trakcie miesiąca.

Co jeśli mam dwa etaty w ciągu roku?
W zeznaniu rocznym możesz rozliczyć wyższy limit dla wielu stosunków pracy.

Czy meldunek ma znaczenie przy podwyższonych kosztach uzyskania przychodu?
Nie jest wymagany. Liczy się faktyczne miejsce zamieszkania.

Czy dodatek za rozłąkę wyklucza podwyższone koszty?
Tak. Pracownik otrzymujący taki dodatek nie może korzystać z podwyższonych kosztów.

Od kiedy działają podwyższone koszty po przeprowadzce?
Od miesiąca następującego po złożeniu oświadczenia o zmianie miejsca zamieszkania.

Czy wysokość mojego wynagrodzenia wpływa na koszty uzyskania przychodu?
Nie. Kwoty kosztów są stałe i niezależne od zarobków.