Jak przygotować organizację do pierwszej certyfikacji ISO?

Pierwsza certyfikacja ISO dla wielu organizacji wiąże się z uporządkowaniem procesów, dokumentacji oraz sposobu zarządzania odpowiedzialnością i ryzykiem. Sam audyt certyfikacyjny jest jedynie częścią całego procesu. Znacznie większe znaczenie ma przygotowanie organizacji do działania zgodnego z wymaganiami normy oraz zapewnienie, że przyjęte zasady funkcjonują w praktyce, a nie tylko w dokumentach.

 

Dlaczego organizacje decydują się na pierwszą certyfikację ISO?

Pierwsza certyfikacja ISO często jest związana z potrzebą uporządkowania sposobu działania organizacji oraz większej kontroli nad procesami. W wielu firmach rozwój działalności powoduje, że dotychczasowe nieformalne zasady przestają wystarczać. Pojawiają się problemy z przepływem informacji, odpowiedzialnością lub powtarzalnością działań.

Dla części organizacji impulsem są wymagania klientów i partnerów biznesowych. Certyfikacja bywa potrzebna przy współpracy z większymi kontrahentami, udziału w przetargach lub realizacji projektów wymagających określonych standardów zarządzania.

Organizacje coraz częściej chcą też wiedzieć, kto odpowiada za poszczególne procesy, jak monitorować działania oraz jak reagować na nieprawidłowości.

Pierwsza certyfikacja nie dotyczy więc wyłącznie uzyskania certyfikatu, lecz uporządkowania sposobu funkcjonowania organizacji.

 

Od czego zacząć przygotowanie do certyfikacji ISO?

Przygotowanie do certyfikacji warto rozpocząć od określenia, jaki obszar organizacja chce uporządkować i jaka norma najlepiej odpowiada jej działalności. Inne wymagania będą dotyczyły bezpieczeństwa informacji, inne jakości, a jeszcze inne ciągłości działania lub compliance.

Kolejnym krokiem jest określenie zakresu systemu. Organizacja powinna ustalić, które procesy, działy lub lokalizacje będą objęte certyfikacją. Na tym etapie często okazuje się, że część działań funkcjonuje w sposób nieformalny i nie ma jasno określonych zasad.

Istotne jest zidentyfikowanie procesów oraz odpowiedzialności. Organizacja powinna wiedzieć:

• kto odpowiada za poszczególne działania,
• jak przebiega przepływ informacji,
• gdzie pojawiają się ryzyka lub błędy,
• które procesy mają największy wpływ na działalność firmy.

Wiele organizacji popełnia błąd, zaczynając od tworzenia dokumentacji. Znacznie ważniejsze jest najpierw zrozumienie, jak organizacja faktycznie działa i które obszary wymagają uporządkowania.

 

Dlaczego wdrożenie systemu nie powinno kończyć się na dokumentacji?

Jednym z najczęstszych problemów podczas wdrażania systemów ISO jest tworzenie dokumentacji, która nie odpowiada rzeczywistemu sposobowi działania organizacji. Procedury istnieją wtedy wyłącznie „na papierze”, a pracownicy na co dzień działają według własnych zasad.

Taki system zwykle szybko przestaje działać. Dokumenty nie są aktualizowane, pracownicy nie korzystają z procedur, a organizacja traci kontrolę nad spójnością działań.

Skuteczny system zarządzania powinien być częścią codziennej pracy organizacji. Jeśli w procedurze określono sposób akceptacji dokumentów, zarządzania dostępem lub obsługi reklamacji, zasady te powinny rzeczywiście funkcjonować w praktyce.

Duże znaczenie ma tu zaangażowanie pracowników. Osoby realizujące procesy powinny rozumieć, dlaczego określone zasady zostały wprowadzone i jak wpływają na ich pracę.

Dobrze wdrożony system nie jest zbiorem dokumentów przechowywanych w folderze, lecz uporządkowanym sposobem działania organizacji.

 

Jak wygląda proces audytu certyfikacyjnego?

Proces certyfikacji obejmuje kilka etapów i nie sprowadza się wyłącznie do jednego audytu. Organizacja najpierw przygotowuje oraz wdraża system zarządzania, a dopiero później podlega niezależnej ocenie prowadzonej przez jednostkę certyfikującą.

• Pierwszy etap audytu, określany jako Stage 1, koncentruje się głównie na analizie dokumentacji oraz ocenie gotowości organizacji do przeprowadzenia właściwego audytu. Audytor sprawdza m.in. zakres systemu, opis procesów, analizę ryzyka oraz sposób przygotowania organizacji do działania zgodnego z wymaganiami normy.
• Kolejny etap, czyli Stage 2, obejmuje ocenę funkcjonowania systemu w praktyce. Audytorzy rozmawiają z pracownikami, analizują sposób realizacji procesów oraz sprawdzają, czy działania organizacji są zgodne z przyjętymi zasadami.

W trakcie audytu oceniane są m.in.:

• sposób realizacji procesów,
• podział odpowiedzialności,
• zarządzanie dokumentacją,
• reakcje na niezgodności i problemy,
• świadomość pracowników dotycząca systemu.

Po zakończeniu audytu organizacja może otrzymać certyfikat lub wdrożyć działania korygujące, jeśli pojawiły się niezgodności wymagające poprawy.

W procesie certyfikacji organizacje współpracują z jednostkami certyfikującymi, takimi jak np. Centre of Excellence, które przeprowadzają niezależną ocenę zgodności systemu z wymaganiami norm ISO.

 

Jakie błędy najczęściej popełniają organizacje przed pierwszym audytem?

Wiele organizacji przygotowuje się do pierwszej certyfikacji głównie pod sam audyt, zamiast budować system, który rzeczywiście działa w codziennej działalności. To jeden z powodów, dla których pojawiają się problemy podczas oceny.

Do najczęstszych błędów należą:

• Dokumentacja niezgodna z praktyką – procedury opisują sposób działania, który w rzeczywistości nie funkcjonuje w organizacji.
• Brak zaangażowania pracowników – osoby realizujące procesy nie znają zasad systemu lub nie rozumieją swoich obowiązków.
• Brak audytu wewnętrznego – organizacja nie sprawdza wcześniej działania systemu i nie identyfikuje problemów przed audytem certyfikacyjnym.
• Brak zaangażowania kierownictwa – system jest traktowany jako projekt jednej osoby lub działu, bez realnego wsparcia zarządu.
• Skupienie wyłącznie na dokumentach – organizacja tworzy procedury, ale nie wdraża ich do codziennego działania.

Część organizacji próbuje również „przygotować się pod audyt” na ostatnią chwilę. Znacznie lepiej działa stopniowe wdrażanie zasad i budowanie systemu, który funkcjonuje naturalnie w organizacji.

 

Jak przygotować pracowników do audytu ISO?

Pracownicy nie muszą znać całej normy ISO ani szczegółowych zapisów dokumentacji. Powinni jednak rozumieć, jak wygląda ich rola w systemie oraz jakie zasady obowiązują w obszarach, za które odpowiadają.

Podczas audytu audytorzy często rozmawiają z osobami realizującymi procesy. Pytania dotyczą zwykle codziennej pracy, sposobu wykonywania zadań, reagowania na problemy lub postępowania zgodnie z procedurami.

Dlatego przed audytem warto upewnić się, że pracownicy:

• wiedzą, za jakie działania odpowiadają,
• znają procedury związane z ich pracą,
• rozumieją sposób zgłaszania problemów i niezgodności,
• potrafią wyjaśnić, jak wyglądają realizowane przez nich procesy.

Istotna jest też spójność między dokumentacją a praktyką. Jeśli procedura określa konkretny sposób działania, pracownicy powinni rzeczywiście stosować go w swojej pracy.

 

Jak długo trwa przygotowanie do pierwszej certyfikacji ISO?

Czas przygotowania organizacji do pierwszej certyfikacji zależy od wielu czynników, przede wszystkim od stopnia uporządkowania procesów oraz skali działalności firmy.

Organizacje, które posiadają już jasno określone zasady działania, przypisaną odpowiedzialność i uporządkowaną dokumentację, zwykle wdrażają system znacznie szybciej niż firmy działające w sposób nieformalny.

Wpływ na czas przygotowania mają m.in.:

• liczba procesów i działów objętych systemem,
• liczba lokalizacji organizacji,
• poziom skomplikowania działalności,
• zaangażowanie pracowników i kierownictwa,
• konieczność uporządkowania istniejących procesów.

W części organizacji przygotowanie trwa kilka miesięcy, ale w bardziej złożonych strukturach proces może być znacznie dłuższy.

Najwięcej czasu zwykle zajmuje nie samo tworzenie dokumentacji, lecz wdrożenie spójnych zasad działania i dopasowanie procesów do wymagań normy.

 

Dlaczego pierwsza certyfikacja ISO zmienia sposób działania organizacji?

W wielu organizacjach dopiero podczas wdrożenia systemu okazuje się, że część działań opiera się głównie na wiedzy pojedynczych pracowników albo nieformalnych ustaleniach. Taki model zwykle działa do momentu pojawienia się większej skali działalności, problemów operacyjnych lub zmian personalnych.

Wdrożenie systemu pomaga uporządkować m.in.:

• sposób przepływu informacji,
• odpowiedzialność za procesy,
• zasady reagowania na problemy,
• monitorowanie działań i wyników,
• zarządzanie ryzykiem oraz niezgodnościami.

Organizacja zaczyna działać w bardziej przewidywalny i powtarzalny sposób. Łatwiej również identyfikować błędy, analizować przyczyny problemów oraz wprowadzać działania usprawniające.

Zmienia się także rola kierownictwa. Zarządzanie organizacją przestaje opierać się wyłącznie na bieżących decyzjach operacyjnych, a zaczyna obejmować stały nadzór nad procesami i ich skutecznością.

Pierwsza certyfikacja ISO nie sprowadza się więc wyłącznie do uzyskania certyfikatu. Dla wielu organizacji staje się początkiem bardziej uporządkowanego i systemowego sposobu zarządzania.

Materiał reklamowy.