Archiwum firmowe pęka w szwach? Jak systemy archiwizacji dokumentów pomagają odzyskać miejsce i kontrolę

Rosnąca liczba segregatorów zwykle nie jest wyłącznie problemem z brakiem miejsca. Gdy dokumenty trafiają do przypadkowych szaf, teczki są opisywane na różne sposoby, a znalezienie umowy lub faktury wymaga pomocy kilku osób, firma traci również czas i kontrolę nad informacją.

Uporządkowany system archiwizacji pozwala ustalić, co jest przechowywane, gdzie się znajduje, kto może uzyskać dostęp i kiedy kończy się wymagany okres retencji. Dzięki temu archiwum przestaje być magazynem pudeł, a staje się częścią zarządzania dokumentacją.

 

Po czym poznać, że obecny sposób archiwizacji przestał działać?

Pierwszym sygnałem często jest brak wolnych regałów. Dokumentacja zaczyna trafiać do piwnic, zaplecza, pustych gabinetów albo szaf przeznaczonych pierwotnie do innych celów. Sam niedobór powierzchni nie jest jednak największym zagrożeniem.

Poważniejszym problemem są sytuacje, w których:

• pracownicy nie wiedzą, gdzie znajduje się potrzebna teczka;
• te same dokumenty są przechowywane w kilku kopiach;
• brakuje wspólnych zasad opisywania pudeł i segregatorów;
• dostęp do akt mają osoby, które go nie potrzebują;
• nie wiadomo, które dokumenty można już zniszczyć;
• wypożyczenia odbywają się bez rejestru;
• odnalezienie informacji na potrzeby audytu trwa wiele godzin;
• dokumentacja jest narażona na wilgoć, pożar lub nieuprawniony dostęp.

Dokładanie kolejnych szaf nie rozwiązuje tych problemów. Potrzebny jest system obejmujący cały cykl życia dokumentu.

 

System archiwizacji to więcej niż regały i program

Sprawna archiwizacja łączy procedury, odpowiedzialność pracowników, właściwe warunki przechowywania oraz narzędzia do ewidencji. System powinien określać sposób przyjmowania dokumentów, ich klasyfikacji, oznaczania, udostępniania i wycofywania z zasobu.

W praktyce składają się na niego:

• jednolity podział dokumentacji na kategorie;
• indeks lub rejestr pozwalający odnaleźć jednostkę archiwalną;
• harmonogramy przechowywania;
• uprawnienia dostępu;
• rejestr wypożyczeń i zwrotów;
• zasady digitalizacji;
• procedura bezpiecznego niszczenia;
• plan postępowania w razie awarii lub incydentu.

Dopiero połączenie tych elementów daje kontrolę nad zasobem. Sam program nie uporządkuje źle opisanych pudeł, podobnie jak profesjonalny magazyn nie rozwiąże problemu, jeśli firma nie ustali zasad kwalifikowania dokumentów.

 

Kiedy warto przenieść dokumenty poza biuro?

Archiwizacja zewnętrzna jest szczególnie użyteczna, gdy dokumentów przybywa regularnie, a większość z nich musi być zachowana, choć korzysta się z nich sporadycznie. Zajmowanie drogiej powierzchni biurowej aktami może być wtedy mniej racjonalne niż przechowywanie ich w przygotowanym centrum operacyjnym.

W takim modelu systemy archiwizacji dokumentów oferowane przez PIKA łączą fizyczne przechowywanie akt z ich rejestracją i obsługą. Dokumentacja może zostać odebrana z siedziby firmy, zarejestrowana w systemie ePIKA PIKARUS i oznaczona kodami kreskowymi, które ułatwiają identyfikację oraz lokalizację jednostek w magazynie.

Po przekazaniu zasobu firma nie traci możliwości korzystania z informacji. PIKA przewiduje udostępnianie dokumentów drogą kurierską, mailową lub audytową, a także możliwość digitalizacji wybranych akt. Po zakończeniu właściwego okresu przechowywania dokumentacja może zostać przekazana do bezpiecznego zniszczenia.

Takie rozwiązanie pozwala odzyskać pomieszczenia w biurze bez tworzenia archiwum, którego zawartość staje się niedostępna dla pracowników.

 

Od czego zacząć porządkowanie przepełnionego archiwum?

Przenoszenie nieuporządkowanych pudeł bez wcześniejszego rozpoznania zawartości może jedynie przenieść chaos do innej lokalizacji. Pierwszym etapem powinien być przegląd zasobu.

Nie zawsze trzeba analizować pojedynczo każdy dokument. Zakres prac zależy od stanu archiwum, rodzaju akt i jakości dotychczasowej ewidencji. Należy jednak ustalić:

1. jakie kategorie dokumentów znajdują się w archiwum;
2. z jakich okresów pochodzą;
3. które działy są ich właścicielami;
4. jak często dokumenty są potrzebne;
5. jakie okresy przechowywania mają zastosowanie;
6. czy część akt wymaga uporządkowania lub digitalizacji;
7. które materiały można zakwalifikować do brakowania.

Jeżeli zawartość segregatorów jest przypadkowa, opisy są nieczytelne, a dokumentacja kilku działów została wymieszana, przed archiwizacją może być potrzebne porządkowanie akt.

 

Retencja zapobiega przechowywaniu wszystkiego bez końca

Jedną z głównych przyczyn przepełnienia archiwum jest brak decyzji o zakończeniu przechowywania. Dokumenty pozostają na regałach „na wszelki wypadek”, mimo że nie wszystkie muszą być zachowywane bezterminowo.

Okres retencji zależy od rodzaju dokumentacji, podstawy prawnej, zawartych umów i potrzeb związanych z dochodzeniem roszczeń. Inaczej postępuje się z aktami pracowniczymi, inaczej z dokumentacją podatkową, umowami, dokumentami technicznymi czy materiałami pomocniczymi.

Firma powinna stworzyć tabelę retencji określającą dla każdej kategorii:

• moment rozpoczęcia liczenia okresu;
• wymagany czas przechowywania;
• podstawę prawną lub biznesową;
• osobę zatwierdzającą zniszczenie;
• sposób udokumentowania brakowania.

Zakończenie okresu retencji nie powinno powodować automatycznego usunięcia dokumentów bez kontroli. Potrzebna jest weryfikacja, czy nie trwa postępowanie, audyt, reklamacja lub spór wymagający czasowego wstrzymania zniszczenia.

 

Jak ewidencja usprawnia codzienną obsługę?

W dobrze zarządzanym archiwum pracownik nie musi znać numeru regału ani przeglądać kolejnych pudeł. Wyszukuje potrzebną pozycję w rejestrze, składa dyspozycję udostępnienia i może sprawdzić historię operacji.

Technologia kodów kreskowych pozwala przypisać jednostce archiwalnej identyfikator oraz konkretną lokalizację. System może rejestrować jej przyjęcie, przeniesienie, wypożyczenie, zwrot i zniszczenie. Dzięki temu łatwiej ustalić, gdzie znajduje się dokument i kto ostatnio wykonywał na nim operację.

Ma to znaczenie nie tylko podczas audytu. Sprawne udostępnienie umowy, teczki osobowej czy dokumentu księgowego skraca codzienną pracę działów i ogranicza tworzenie kolejnych kopii.

 

Czy wszystkie dokumenty należy od razu zeskanować?

Digitalizacja może ułatwić dostęp do często wykorzystywanych informacji, ale skanowanie całego zasobu bez analizy nie zawsze jest opłacalne. Część dokumentów może zbliżać się do końca okresu przechowywania, a inne są potrzebne jedynie sporadycznie.

Lepszym rozwiązaniem bywa model hybrydowy:

• papierowe oryginały trafiają do profesjonalnego archiwum;
• często potrzebne dokumenty są digitalizowane;
• pozostałe akta skanuje się na żądanie;
• nowe dokumenty od początku kierowane są do cyfrowego obiegu.

Pozwala to stopniowo ograniczać zależność od papieru bez ponoszenia kosztu jednorazowego skanowania wszystkich historycznych teczek.

 

Bezpieczeństwo obejmuje papier i informacje o jego lokalizacji

Dokumenty firmowe mogą zawierać dane osobowe, informacje finansowe, tajemnice przedsiębiorstwa lub dane kontrahentów. Dlatego system archiwizacji powinien chronić nie tylko same teczki, ale także rejestry wskazujące ich zawartość i położenie.

Znaczenie mają między innymi kontrola dostępu, monitoring, zabezpieczenia przeciwpożarowe i antywłamaniowe, kontrola warunków przechowywania, kopie zapasowe ewidencji oraz historia operacji.

Przekazanie dokumentacji zewnętrznemu partnerowi nie zwalnia firmy z odpowiedzialności za zgodność przetwarzania danych. Trzeba określić role stron, zakres upoważnień, sposób zgłaszania incydentów oraz zasady udostępniania i niszczenia akt. Jeżeli partner przetwarza dane osobowe w imieniu firmy, konieczne może być odpowiednie uregulowanie powierzenia przetwarzania.

 

Jak zaplanować wdrożenie bez zatrzymania pracy?

Przeprowadzka całego archiwum w jednym terminie nie zawsze jest najlepszym rozwiązaniem. Proces można podzielić na etapy, rozpoczynając od najstarszej lub najrzadziej używanej dokumentacji.

Praktyczny plan obejmuje:

1. inwentaryzację i ocenę stanu zasobu;
2. ustalenie kategorii oraz retencji;
3. uporządkowanie i opisanie akt;
4. wybór dokumentów pozostających na miejscu;
5. przygotowanie bezpiecznego transportu;
6. rejestrację przekazanego zasobu;
7. uruchomienie procesu zamawiania akt;
8. przeszkolenie pracowników;
9. cykliczny przegląd dokumentów przeznaczonych do zniszczenia.

Przed pełnym wdrożeniem warto sprawdzić proces na jednej kategorii dokumentów. Pozwala to ocenić czas udostępnienia, jakość indeksu i wygodę składania dyspozycji.

 

Odzyskane miejsce to tylko jedna z korzyści

Przeniesienie dokumentów z biura pozwala zwolnić szafy i pomieszczenia, ale większą wartością jest odzyskanie kontroli nad informacją. Firma wie, jakie dokumenty posiada, może szybciej je odnaleźć i potrafi wykazać, kto uzyskał do nich dostęp.

Dobrze zaprojektowany system ogranicza również przechowywanie zbędnych kopii, usprawnia audyty i pozwala planować brakowanie zamiast odkładać decyzję na kolejne lata.

Archiwizacja nie kończy się w chwili ustawienia pudeł na regale. To ciągły proces obejmujący rejestrację, dostęp, retencję, digitalizację i bezpieczne niszczenie. Dopiero takie podejście pozwala jednocześnie odzyskać przestrzeń i uporządkować obieg firmowej informacji.

Materiał reklamowy.