Przekształcenie jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością zmienia sytuację jej właściciela. Nadal może samodzielnie wyznaczać kierunek rozwoju biznesu, lecz podejmowanie decyzji, wypłacanie pieniędzy i ponoszenie odpowiedzialności podlegają nowym regułom. Wybór tej formy warto poprzedzić oceną przyszłego sposobu funkcjonowania firmy. Pozwala to zaplanować przekształcenie odpowiadające jej potrzebom.
Dostęp do pieniędzy firmy na nowych zasadach
Jedną z najbardziej odczuwalnych konsekwencji przekształcenia jest odrębność majątkowa spółki. Zgromadzone na jej rachunku środki służą wykonywaniu jej zobowiązań i finansowaniu działalności. Wspólnik nie uzyskuje prawa do dowolnego pobierania pieniędzy tylko dlatego, że należą do niego wszystkie udziały. Każda wypłata na jego rzecz wymaga odpowiedniej podstawy, na przykład prawidłowo ustalonego wynagrodzenia, zwrotu wydatków poniesionych za spółkę albo podziału zysku.
Ustalenie zasad wypłat jest szczególnie ważne, gdy właściciel finansuje bieżące potrzeby rodziny z dochodów przedsiębiorstwa. Przed wyborem nowej formy prawnej należy określić, jak często i na jakiej podstawie będzie otrzymywał środki; więcej na ten temat przeczytasz na stronie Przeksztalcenia.pl: https://przeksztalcenia.pl/przeksztalcenie-jdg-w-spolke-z-o-o/
Dywidenda podlega regułom prawa spółek i nie jest odpowiednikiem swobodnego przelewu z rachunku działalności jednoosobowej. Znaczenie mają wynik finansowy, kwota dopuszczalna do podziału oraz właściwe rozstrzygnięcie wspólnika lub wspólników. Osobno trzeba rozpoznać sytuację zysków wypracowanych przed przekształceniem. Ich pochodzenie i sposób ujęcia w dokumentacji powinny być jednoznaczne, ponieważ późniejsze rozliczenie tych środków wymaga odróżnienia ich od zysku osiągniętego przez spółkę.
Przedsiębiorstwo zachowuje swoje relacje gospodarcze
Bezpośrednia procedura przewidziana w Kodeksie spółek handlowych pozwala osobie fizycznej wykonującej we własnym imieniu działalność gospodarczą przekształcić ją w jednoosobową spółkę kapitałową. Nie polega to na sprzedaży przedsiębiorstwa nowemu podmiotowi ani na przekazywaniu mu osobnymi umowami wszystkich aktywów. Z dniem przekształcenia spółce przysługują prawa i obowiązki przedsiębiorcy, a on sam obejmuje pozycję jej jedynego wspólnika.
Ustawowe następstwo prawne umożliwia dalsze wykonywanie kontraktów i rozliczanie należności. Nie ma ogólnego obowiązku podpisywania od początku wszystkich umów handlowych. Konieczne może być jednak zawiadomienie kontrahenta, przedstawienie dokumentów rejestrowych lub wykonanie postanowień dotyczących reorganizacji. Bank i leasingodawca mogą stosować własne procedury aktualizacji danych, które warto uzgodnić przed rejestracją spółki.
Zezwolenia, koncesje i przyznane przedsiębiorcy ulgi co do zasady pozostają przy spółce, ale wyjątki mogą wynikać z przepisów ustawy albo decyzji o ich udzieleniu. Dlatego firma działająca na rynku regulowanym powinna zbadać podstawę każdego istotnego uprawnienia. Również kontynuacja umowy o dofinansowanie wymaga sprawdzenia jej warunków. Odpowiedź dotycząca jednego kontraktu lub rodzaju zezwolenia nie przesądza o sytuacji pozostałych.
O opłacalności rozstrzyga sposób wykorzystania zysku
Porównanie działalności jednoosobowej i spółki powinno uwzględniać zarówno opodatkowanie przedsiębiorstwa, jak i środki ostatecznie dostępne właścicielowi. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością jest podatnikiem CIT, którego podstawowa stawka w klasycznym modelu wynosi 19%. Gdy zysk zostaje wypłacony osobie fizycznej jako dywidenda, co do zasady pojawia się podatek 19% od tej wypłaty. Środki przeznaczane na inwestycje i środki wypłacane wspólnikowi wymagają zatem odrębnego ujęcia w kalkulacji.
Istotne ograniczenie dotyczy preferencyjnej stawki CIT 9%. Spółka powstała z przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną nie może jej stosować w roku podatkowym rozpoczęcia działalności oraz w roku bezpośrednio następującym. Po tym okresie trzeba nadal spełniać ustawowe warunki preferencji. Z kolei wybór estońskiego CIT wymaga osobnej oceny przesłanek i rozliczeń związanych z wejściem w ten system. Przy jego zastosowaniu już w pierwszym roku podatkowym po przekształceniu może wystąpić opodatkowany dochód z przekształcenia.
Rachunek kosztów powinien obejmować również ubezpieczenia. Jedyny wspólnik spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest na gruncie przepisów ubezpieczeniowych traktowany jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność. Co do zasady podlega z tego tytułu ubezpieczeniom społecznym i zdrowotnemu, z uwzględnieniem zbiegu tytułów oraz wyjątków ustawowych. Przekształcenie nie daje więc samo przez się zwolnienia ze składek. Osobno analizuje się skutki ewentualnego wynagrodzenia za pracę lub wykonywanie funkcji w spółce.
Zobowiązania sprzed zmiany i obowiązki zarządzającego
Spółka odpowiada za swoje zobowiązania całym majątkiem, a samo posiadanie udziałów zasadniczo nie czyni wspólnika osobistym dłużnikiem jej wierzycieli. Nie oznacza to jednak wyeliminowania odpowiedzialności wynikającej z wcześniejszego prowadzenia firmy. Art. 584¹³ k.s.h. utrzymuje przez trzy lata od przekształcenia solidarną odpowiedzialność osoby fizycznej i spółki za zobowiązania związane z działalnością gospodarczą, które powstały przed tym dniem. Reguła ta chroni wierzycieli dotychczasowego przedsiębiorcy.
Odrębny reżim obejmuje zaległości podatkowe. Ordynacja podatkowa przewiduje odpowiedzialność spółki powstałej z przekształcenia solidarnie z osobą fizyczną za wcześniejsze zaległości związane z działalnością. Nie należy stosować do nich automatycznie trzyletniego okresu z prawa handlowego. Przekształcenie nie zwalnia też samoistnie z osobistych zabezpieczeń, takich jak poręczenie kredytu. Dokumenty finansowania wymagają pod tym względem indywidualnej oceny.
Jeżeli właściciel zostanie członkiem zarządu, przyjmie obowiązki niezależne od praw wynikających z udziałów. W określonych warunkach może odpowiadać za długi spółki po bezskutecznej egzekucji przeciwko niej, zgodnie z art. 299 k.s.h. Przepis przewiduje przesłanki uwolnienia się od tej odpowiedzialności, dlatego znaczenie ma między innymi właściwa reakcja na niewypłacalność. Rozdzielenie ról wspólnika i zarządzającego powinno być uwzględnione już przy projektowaniu organizacji firmy.
Samodzielne zarządzanie wymaga dokumentowania decyzji
Przekształcony przedsiębiorca nie musi od razu poszukiwać drugiego wspólnika ani oddawać zarządzania osobie zewnętrznej. Może zachować wszystkie udziały i pełnić funkcję w zarządzie. W spółce jednoosobowej wykonuje również uprawnienia zgromadzenia wspólników, co nie znosi jednak wymogów odnoszących się do uchwał i dokumentacji. Jego oświadczenia woli składane spółce wymagają co do zasady formy pisemnej pod rygorem nieważności, chyba że ustawa przewiduje inne wymagania.
Szczególnej uwagi wymagają czynności między spółką a osobą należącą do jej zarządu. Zwykłe zasady reprezentacji mogą być wtedy niewystarczające. Jeżeli jedyny wspólnik jest jednocześnie jedynym członkiem zarządu, art. 210 § 2 k.s.h. co do zasady wymaga aktu notarialnego dla czynności prawnej pomiędzy nim a reprezentowaną przez niego spółką. Ustawa przewiduje wyjątek dotyczący właściwego wzorca teleinformatycznego. Warto rozpoznać te wymagania przed zawarciem umowy, szczególnie gdy ma ona określać rozliczenia właściciela z firmą.
Dokumenty przekształcenia muszą odzwierciedlać stan firmy
Prace formalne obejmują sporządzenie notarialnego planu przekształcenia wraz z załącznikami. W planie ustala się wartość bilansową majątku na określony dzień w miesiącu poprzedzającym jego sporządzenie. Załącznikami są projekty oświadczenia o przekształceniu i aktu założycielskiego, wycena aktywów i pasywów oraz sprawozdanie finansowe przygotowane na potrzeby procedury. Prowadzenie wcześniej uproszczonej ewidencji podatkowej nie zwalnia z obowiązku sporządzenia takiego sprawozdania.
Plan bada biegły rewident wyznaczony przez sąd rejestrowy na wniosek przedsiębiorcy. Badanie dotyczy poprawności i rzetelności planu i jest obowiązkowe także przy przekształcaniu niewielkiej działalności. Termin na opinię określa sąd; nie może on przekraczać dwóch miesięcy od wyznaczenia biegłego. Nie jest to termin zakończenia całego przedsięwzięcia. Przed badaniem trzeba zgromadzić dokumentację, a po nim pozostają dalsze czynności notarialne i postępowanie rejestrowe.
Przedsiębiorca składa notarialne oświadczenie o przekształceniu, przyjmuje akt założycielski i powołuje wymagane organy. Kapitał zakładowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością musi wynosić co najmniej 5000 zł, a nominalna wartość udziału co najmniej 50 zł. Majątek przechodzącego przedsiębiorstwa może służyć pokryciu kapitału, dlatego ustawowe minimum nie musi oznaczać dodatkowego wydatku gotówkowego w tej wysokości. Ustalenia wymagają jednak oparcia na rzeczywistej sytuacji majątkowej, z uwzględnieniem zobowiązań.
Rejestracja wyznacza moment zmiany zasad działania
Do przekształcenia dochodzi z chwilą wpisu spółki do Krajowego Rejestru Sądowego. Samo podpisanie dokumentów u notariusza jeszcze tego skutku nie wywołuje. Wniosek o wpis wnoszą wszyscy członkowie zarządu; sprawa jest obsługiwana elektronicznie przez Portal Rejestrów Sądowych, z możliwością działania przez prawidłowo umocowanego pełnomocnika. Rejestracja nowej spółki według wzorca w S24 nie jest zamiennikiem kodeksowej procedury przekształcenia przedsiębiorcy.
Spółka otrzymuje własny NIP, ponieważ numer osoby fizycznej nie przechodzi na nią w tym trybie. Na dzień wpisu trzeba przygotować dostosowanie fakturowania, obsługi rachunków bankowych i zgłoszeń podatkowych. Należy też dopilnować wykreślenia działalności z CEIDG we właściwej procedurze. Uprzednie zamknięcie firmy nie jest warunkiem przekształcenia i może utrudnić jego przeprowadzenie.
Osobnym obowiązkiem jest zgłoszenie informacji do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Co do zasady termin wynosi 14 dni od wpisu spółki do KRS, bez wliczania sobót i dni ustawowo wolnych od pracy. Sama rejestracja w KRS nie zastępuje tego zgłoszenia. Przedsiębiorstwo zatrudniające pracowników powinno ponadto zapewnić ciągłość obsługi kadrowej i wykonać obowiązki informacyjne związane ze zmianą pracodawcy. Zgodnie z art. 23¹ § 3 k.p. informacje dla pracowników można przekazać w postaci papierowej lub elektronicznej, co najmniej 30 dni przed przewidywanym przejściem zakładu pracy. Przekształcenie nie wymaga rozwiązywania umów o pracę i zawierania ich na nowo.
Dalsze prowadzenie firmy i zmiany właścicielskie
Przyszłe wejście inwestora może polegać na nabyciu istniejących udziałów albo objęciu udziałów w związku z podwyższeniem kapitału. Różnica ma znaczenie dla finansowania firmy. Przy sprzedaży udziałów przez właściciela cena przypada sprzedającemu, natomiast wkład na pokrycie udziałów obejmowanych w podwyższonym kapitale zasila majątek spółki. Wybór powinien odpowiadać temu, czy celem jest rozliczenie właściciela, czy pozyskanie środków na rozwój przedsiębiorstwa.
Spółka wymaga ponadto prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz sporządzania, zatwierdzania i składania wymaganych dokumentów finansowych, także przy jednym wspólniku. Zarząd powinien otrzymywać z księgowości bieżące informacje o wyniku i wymagalnych zobowiązaniach. Koszt tej obsługi oraz czas potrzebny na uchwały i dokumentowanie rozliczeń należy uwzględnić obok wydatków na samą procedurę, w tym czynności notarialne, badanie planu i rejestrację.
Decyzja powinna odpowiadać planom właściciela
Przekształcenie warto rozważyć w powiązaniu z konkretnym zamierzeniem, takim jak przyjęcie inwestora, przekazanie zarządzania lub przygotowanie sukcesji. Spółka daje narzędzia pozwalające realizować te cele, ale wymaga świadomego korzystania z nich. O zasadności zmiany przesądza zgodność nowej struktury z potrzebami przedsiębiorstwa i właściciela, oceniona łącznie z podatkami, odpowiedzialnością oraz kosztami bieżącego działania.
Materiał reklamowy.
Dodaj komentarz