Jak napisać biznesplan, by samemu się nie zgubić

Szczegóły: Autor: Sebastian - Biznesator; Kategoria: Firma

Spis treści

Jak stworzyć biznesplan

Zastanawiałeś się kiedyś, co sprawia, że jedne firmy błyskawicznie zdobywają rynek, a inne ledwo zipią mimo dobrego pomysłu? Odpowiedź często leży w dobrym planie - nie tyle marzeniu, co konkretnym schemacie działania. Biznesplan nie jest nudnym dokumentem do szuflady.

To kompas, który pokazuje kierunek, mierzy ryzyko i pozwala wyciągnąć wnioski zanim zrobi to rynek. Co więcej - to właśnie od niego często zaczyna się rozmowa z inwestorem, bankiem albo partnerem biznesowym. Jeśli dobrze go przygotujesz, możesz nie tylko zyskać finansowanie, ale też uniknąć mnóstwa błędów po drodze.

Co to jest biznesplan?

Biznesplan to dokument, który krok po kroku opisuje Twój pomysł na firmę, sposób działania, rynkowe szanse, zagrożenia, potrzeby finansowe i przewidywane wyniki. Innymi słowy jest to mapa prowadząca z punktu A (pomysł) do punktu B (działający, rentowny biznes). Może mieć różne formy. Od krótkiej prezentacji dla inwestora po rozbudowany dokument wymagany przy staraniu się o dotację unijną czy kredyt bankowy.

Czy każdy biznesplan wygląda tak samo? Absolutnie nie. Różnią się one długością, poziomem szczegółowości, tonem i stylem. Wszystko zależy od tego, do kogo są skierowane. Inwestorzy typu venture capital wolą zwięzłe, konkretne opisy z mocnym uzasadnieniem finansowym, natomiast urzędy wymagają pełnych analiz rynkowych, strategii marketingowej i prognoz przychodów na minimum 3 lata.

Pierwsze znane dokumenty przypominające biznesplany pochodzą z XVIII wieku. Kupcy w Anglii spisywali swoje strategie handlowe i opisy ryzyka morskiego, by przekonać wspólników i sponsorów do wypraw dalekomorskich.

Jak wygląda biznesplan?

Choć forma może być różna, to większość skutecznych biznesplanów zawiera pewne wspólne elementy. Poniżej znajdziesz strukturę, która sprawdza się w większości przypadków, niezależnie od branży czy celu.

Streszczenie biznesowe (Executive Summary)

To najważniejsza część całego planu chociaż pisze się ją na końcu. Powinna w maksymalnie jednej stronie przekazać: co chcesz robić, dla kogo, jak zamierzasz zarabiać i dlaczego to ma sens. Jeśli ten fragment nie zainteresuje czytelnika, reszta może nigdy nie zostać przeczytana.

Opis firmy i pomysłu

Tutaj warto zawrzeć kilka informacji. Jaki masz model działalności (np. jednoosobowa działalność, spółka z o.o.), kiedy i gdzie firma powstała (lub powstanie), jakie są jej cele, misja i wizja. Pokaż, co wyróżnia Twój pomysł. Niech nie będzie to tylko "nowy sklep internetowy", ale np. "platforma łącząca niezależnych rzemieślników z klientami premium w całej Europie".

Analiza rynku i konkurencji

Jak duży jest rynek, na którym chcesz działać? Kim są Twoi klienci? Jakie mają potrzeby, jakie problemy chcesz rozwiązać? Nie zapomnij o konkurencji. Zarówno tej bezpośredniej (czyli firmach oferujących to samo), jak i pośredniej (czyli rozwiązaniach alternatywnych). Jeśli Twoją konkurencją są np. lokalne piekarnie - pamiętaj, że dla aplikacji z dostawą wypieków największym konkurentem może być ... domowy chleb pieczony przez klientów.

Strategia marketingowa i sprzedażowa

Tutaj opisz, jak planujesz zdobyć klientów. Czy skupisz się na reklamie w mediach społecznościowych, współpracy z influencerami, SEO, Google Ads, czy może działaniach lokalnych? Jak będzie wyglądała Twoja ścieżka sprzedaży. Od pierwszego kontaktu po zakup?

Zespół

Jeśli pracujesz sam - napisz, jakie masz kompetencje i doświadczenie. Jeśli tworzysz firmę z kimś lub już zatrudniasz ludzi - opisz ich role i mocne strony. Inwestorzy chętniej wspierają ludzi niż same pomysły, więc warto pochwalić się talentami w zespole.

Plan operacyjny

Czyli jak zamierzasz działać na co dzień. Skąd będziesz brać produkty? Kto zajmie się obsługą klienta? Czy potrzebujesz biura, magazynu, zaplecza IT? Ten fragment bywa niedoceniany, a bardzo wiele firm "wykłada się" właśnie na etapie logistyki.

Prognozy finansowe

To często najbardziej stresujący moment dla początkujących. Nie musisz być księgowym. Wystarczy realistycznie oszacować przychody, koszty, marżę, progi rentowności. Warto przygotować trzy scenariusze: optymistyczny, realistyczny i pesymistyczny. Pokażesz w ten sposób, że masz świadomość ryzyka.

Potrzeby finansowe i źródła finansowania

Na co potrzebujesz pieniędzy? Ile? Na jak długo wystarczy? Czy masz wkład własny? Czy szukasz inwestora, kredytu, dotacji? W tej części nie pisz ogólników. Ważne będą konkretne kwoty, konkretne cele, konkretne terminy.

Biznesplan - przykład

Załóżmy, że chcesz otworzyć lodziarnię w dużym, nadmorskim mieście, takim jak Gdańsk. Poniżej przedstawiam przykład biznesplanu, który można dostosować do wniosku o dotację, oferty inwestorskiej lub jako wewnętrzne narzędzie planowania.

Streszczenie biznesowe

"Lody z Brzegu" to rzemieślnicza lodziarnia, która powstanie w ścisłym centrum Gdańska, w okolicach deptaka prowadzącego z Dworca Głównego w stronę ulicy Długiej. Naszą specjalnością będą lody produkowane na miejscu, według autorskich receptur, z naturalnych składników, bez sztucznych dodatków. Głównymi klientami będą turyści odwiedzający Główne Miasto w sezonie oraz mieszkańcy dzielnic Śródmieścia i Wrzeszcza. Ważnym wyróżnikiem będzie transparentność produkcji (klienci będą mogli obserwować proces w lokalu), dynamicznie zmieniające się smaki sezonowe oraz aktywna obecność w mediach społecznościowych.

Firma ma ruszyć wiosną i osiągnąć próg rentowności przed końcem sezonu wakacyjnego. Główne źródła finansowania to wkład własny, dotacja z urzędu pracy oraz pożyczka z programu dla młodych przedsiębiorców.

Opis firmy i pomysłu

Lodziarnia będzie prowadzona w formie jednoosobowej działalności gospodarczej. Właścicielką firmy jest osoba z doświadczeniem w gastronomii, która ukończyła specjalistyczny kurs lodziarski we Włoszech oraz warsztaty z naturalnej produkcji lodów w Polsce.

Lokal o powierzchni 35 m² znajduje się przy jednej z najczęściej uczęszczanych tras spacerowych w Gdańsku. Jego wnętrze zostanie zaaranżowane w stylu prostym, przyjaznym, z czytelną ekspozycją produktów i otwartym zapleczem produkcyjnym.

Misją firmy jest tworzenie lodów uczciwych, smacznych i lokalnych - bez chemii, za to z historią, składnikiem-niespodzianką i lokalnym akcentem. Wizja to nie tylko punkt gastronomiczny, ale mikrospołeczność wokół smaku i autentyczności.

Analiza rynku i konkurencji

Gdańsk to miasto o ogromnym potencjale sezonowym. W 2024 roku odwiedziło je około 4,5 mln turystów, a liczba ta rośnie z roku na rok. Turyści są głównym napędem dla rynku lodziarni, ale nie jedynym. W Śródmieściu pracuje bowiem tysiące osób, które chętnie kupują szybkie desery w przerwie pracy, a w okolicy mieszka duża grupa młodych dorosłych ceniących lokalne, naturalne produkty.

W analizowanej strefie (promień 600 metrów) działa 6 punktów oferujących lody. Trzy z nich to sieciówki, które sprzedają gotowe mieszanki, dwa oferują lody włoskie z automatu, a tylko jeden lokal deklaruje produkcję własną - jednak bez możliwości wglądu w proces.

Nasze atuty to:

produkcja lodów na miejscu z codzienną świeżością,
zmienne, często limitowane smaki (np. lawenda, sól bursztynowa, czarna porzeczka z anyżem),
dostępność opcji wegańskich, bezglutenowych i bez cukru,
bardzo silna identyfikacja wizualna marki,
akcje specjalne i promocje lokalne.

Konkurencją pośrednią są również kawiarnie, sklepy spożywcze z lodami impulsowymi i punkty bubble tea, jednak naszą przewagą będzie wyjątkowe doświadczenie gościa - od smaku, przez estetykę, po atmosferę.

Strategia marketingowa i sprzedażowa

Marketing opierać się będzie na łączeniu działań offline (w lokalu) i online (social media). Główne działania promocyjne:

kampania otwarcia z darmową degustacją i konkursem na "smak miesiąca",
codzienne relacje na Instagramie z procesu tworzenia lodów,
profil na TikToku z kulisami produkcji, testami smaków, reakcjami klientów,
obecność na lokalnych wydarzeniach plenerowych (stoisko mobilne w weekendy),
współpraca z influencerami z Gdańska i Trójmiasta,
program lojalnościowy: karta z pieczątkami + zniżki dla studentów i rodzin,
specjalne oferty dla hoteli i biur w okolicy (np. dostawa 10 porcji do biura z rabatem)

Sprzedaż będzie odbywać się wyłącznie w punkcie stacjonarnym, z możliwością wprowadzenia dostaw na telefon w drugim sezonie działalności.

Zespół

Zespół na start:

Właścicielka - zarządzanie, produkcja, receptury, marketing,
Asystent produkcji - pomoc w przygotowaniu lodów, obsługa zaplecza,
Sprzedawca sezonowy - bezpośrednia obsługa klientów, dorywcza pomoc w weekendy.

Wszyscy pracownicy przejdą szkolenie produktowe i w zakresie obsługi klienta. System pracy będzie rotacyjny z myślą o zwiększonym natężeniu ruchu w weekendy i wieczorami.

W przyszłości planowane jest zatrudnienie drugiego sprzedawcy oraz delegowanie części marketingu do zewnętrznej agencji.

Plan operacyjny

Lodziarnia działać będzie od kwietnia do października, z możliwością rozszerzenia oferty o gorące desery zimą.

Lokalizacja: Główne Miasto, lokal 35 m² z możliwością wystawienia 4 stolików zewnętrznych.

Wyposażenie:

maszyna do produkcji lodów Carpigiani,
szafa chłodnicza, blender przemysłowy, zmywarka,
lada z ekspozycją na 10 kuwet lodów,
zaplecze sanitarne i magazynowe.

Godziny otwarcia:

pon.-czw. 11:00-20:00
pt.-nd. 11:00-21:00

Proces produkcji: codzienne przygotowanie baz, miksowanie smaków rano, uzupełnianie na bieżąco.

Prognozy finansowe

Koszty początkowe:

remont i wystrój lokalu: 25 000 zł,
maszyna do lodów + sprzęt: 45 000 zł,
marketing startowy: 8 000 zł,
opłaty administracyjne, zatowarowanie: 10 000 zł,
Razem: 88 000 zł

Przychody (prognoza miesięczna, maj–wrzesień):

średnia dzienna sprzedaż: 110 porcji x 12 zł = 1 320 zł,
miesięczny przychód: ok. 39 000 zł,
sezonowy przychód: ok. 190 000 zł.

Koszty stałe miesięczne:

czynsz: 5 500 zł,
media i opłaty: 1 200 zł,
wynagrodzenia: 9 000 zł,
składniki i materiały: 6 000 zł,
marketing: 1 500 zł
Razem: ok. 23 000 zł/mies.

Próg rentowności:

około 70 porcji dziennie (przy średniej cenie 12 zł i marży 55–60%)

Potrzeby finansowe i źródła finansowania

wkład własny: 45 000 zł (oszczędności),
dotacja z urzędu pracy: 31 000 zł,
pożyczka preferencyjna z programu "Pierwszy biznes - wsparcie w starcie": 15 000 zł.

Środki te pozwolą nie tylko na uruchomienie działalności, ale też zapewnią poduszkę bezpieczeństwa na pierwsze 3 miesiące działania.

O czym jeszcze warto pamiętać, pisząc biznesplan?

Choć technicznie można uznać, że struktura biznesplanu została już opisana, to w praktyce wiele osób wciąż popełnia te same błędy. Nie przez brak wiedzy, ale przez zbytni pośpiech, stres albo przekonanie, że "i tak przecież wszystko wyjdzie w praniu". Tyle że nie zawsze wychodzi. Dlatego zanim siądziesz do pisania, przypomnij sobie kilka zasad.

Nie pisz dla siebie - pisz dla odbiorcy

To może wydawać się oczywiste, ale w praktyce wiele biznesplanów jest pisanych tak, jakby autor rozmawiał ze sobą w głowie, a nie z kimś, kto ma wyłożyć na ten pomysł pieniądze. Jeśli plan kierujesz do inwestora - skup się na zysku, przewadze konkurencyjnej, skalowalności. Jeśli to urząd - dodaj konkretne dane rynkowe, uzasadnij koszty, podaj źródła. Jeżeli to dokument dla Ciebie - pisz prosto, ale szczegółowo. I aktualizuj go co kilka miesięcy.

Nie kopiuj gotowców z internetu

Nie ma nic złego w inspirowaniu się przykładami. Ale jeśli cały Twój biznesplan jest zlepkiem cudzych zdań i danych, to nie tylko łatwo się na tym złapać, ale i bardzo trudno zbudować później firmę na podstawie czegoś, co nie jest Twoje. Kopiowany plan nie uwzględnia Twojego sposobu działania, Twoich możliwości, Twojego tempa. A to właśnie szczegóły decydują, czy firma przetrwa pierwszy rok.

Uwzględnij ryzyko i sposób, jak na nie zareagujesz

To nie świadczy o słabości pomysłu, tylko o Twojej świadomości. Jeśli nie zakładasz żadnych problemów - inwestor lub urzędnik i tak je zauważy. A jeśli je nazwiesz, pokażesz, że masz nad nimi kontrolę. Masz sezonową ofertę? Uwzględnij, co zrobisz zimą. Tworzysz coś niszowego? Pokaż, jak zbudujesz świadomość wśród odbiorców. Ufasz tylko jednej hurtowni? Zabezpiecz plan B.

Dopasuj długość do celu

Czasami wystarczy 6 stron, czasami potrzeba 40. Biznesplan do konkursu startupowego może być krótszy i bardziej wizualny, z wykresami, slajdami i danymi. Plan do banku musi być "na twardo" - ze szczegółowymi tabelami kosztów, harmonogramem spłat i odpowiedzialnością za każdy etap.

Czy można stworzyć dobry biznesplan w jeden wieczór?

Tak ale tylko jeśli mówimy o zarysie albo o bardzo prostym biznesie. W większości przypadków naprawdę dobry plan wymaga czasu. Nie tylko dlatego, że trzeba spisać kilkanaście stron, ale przede wszystkim dlatego, że trzeba przemyśleć każdy element, poszukać danych, zaplanować działania i dopracować finanse.

Dla wielu osób najtrudniejszym momentem jest część finansowa. I nic dziwnego, bo wyliczenie prognoz bywa trudne nawet dla kogoś, kto już prowadził działalność. Dlatego jeśli masz z tym problem, możesz:

porozmawiać z księgowym lub doradcą podatkowym,
znaleźć podobne przykłady w sieci i dopasować je do swojej sytuacji,
skorzystać z gotowych szablonów z urzędów lub inkubatorów przedsiębiorczości,
użyć Excela - nie tylko do obliczeń, ale też wizualizacji danych.

Warto też zapamiętać, że biznesplan nie jest wieczny. To nie dokument na kamieniu. Rynek się zmienia, ceny się zmieniają, plany trzeba modyfikować. Dobrze, jeśli co kwartał (albo przynajmniej raz na pół roku) do niego wrócisz i zadasz sobie pytanie: "czy to, co zaplanowałem, nadal ma sens?"

Co zyska Twoja firma, jeśli napiszesz dobry biznesplan?

Z pozoru może się wydawać, że pisanie biznesplanu to strata czasu, szczególnie, jeśli jesteś pełen energii i chcesz już działać. Ale to tylko pozory. Spójrz, co zyskasz:

Lepszą kontrolę nad finansami - bo wiesz, co i kiedy trzeba kupić, ile to kosztuje i jakie będą zwroty.
Spokojniejszy sen - bo masz plan B, a czasem i plan C.
Większą pewność siebie - bo przemyślałeś swój pomysł od A do Z.
Większe szanse na wsparcie finansowe - bo inwestorzy i urzędy widzą, że jesteś przygotowany.
Większą dowolność w działaniu - bo możesz łatwiej porównywać rzeczywistość z planem i reagować.

A co, jeśli nie mam głowy do pisania? Nie każdy musi być mistrzem słowa. Jeśli pisanie biznesplanu Cię przeraża, masz kilka opcji:

Zleć to specjaliście - są firmy i freelancerzy, którzy zajmują się tworzeniem biznesplanów.
Skorzystaj z bezpłatnej pomocy np. w urzędach pracy, punktach wsparcia przedsiębiorców, fundacjach.
Nagraj siebie, jak opowiadasz o pomyśle, a potem przepisz to lub poproś kogoś, by zrobił to za Ciebie.

Ważne jest jedno - nie pozwól, by brak umiejętności pisarskich zatrzymał Cię przed zrealizowaniem dobrego pomysłu.

Nie pisz biznesplanu po to, żeby go mieć. Pisz go po to, żeby go używać. To nie powinien być dokument, który ląduje na dnie folderu albo tylko w PDF-ie wysłanym do urzędu. Najlepsze biznesplany to te, które są otwierane co kilka tygodni, uzupełniane, poprawiane, żyjące razem z firmą. Jeśli podejdziesz do tego z głową, to nawet jeżeli po drodze coś pójdzie nie tak, łatwiej będzie Ci wrócić na właściwe tory.