Faktura proforma a faktura końcowa i zaliczkowa

Słów kilka o fakturach

 

Faktura pojawia się w firmie szybciej, niż wielu osobom się wydaje. Czasem jeszcze przed wykonaniem usługi. Czasem dopiero po zapłacie. Bywa, że na biurko trafia dokument z dopiskiem "proforma" i już rodzi się lekka niepewność. Czy to trzeba księgować? Czy to już sprzedaż? A może tylko informacja? Różnice między fakturą proforma, zaliczkową i końcową są subtelne, ale mają realne skutki. Dla rozliczeń i podatków, bo jedną z nich w ogóle nie możesz ująć w kosztach, pozostałe dwie już tak.

 

Najważniejsze informacje w skrócie

• Faktura to dokument potwierdzający sprzedaż i wywołujący skutki podatkowe.
• Faktura proforma nie jest fakturą w rozumieniu przepisów i nie trafia do księgowości.
• Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie części zapłaty i powoduje obowiązek VAT.
• Faktura końcowa rozlicza całą transakcję i uwzględnia wcześniejsze zaliczki.
• Proforma nie daje prawa do ujęcia kosztu ani odliczenia VAT.
• W jednej transakcji może wystąpić kilka faktur zaliczkowych.
• Nazwa faktury ma znaczenie, ale kluczowy jest moment zapłaty i realizacji usługi.

 

Co to jest faktura i do czego służy w obrocie gospodarczym?

Faktura to dokument, który potwierdza sprzedaż towaru lub wykonanie usługi. W praktyce to jednak coś więcej niż kartka z kwotą i danymi firmy. To podstawa do rozliczeń podatkowych, dowód dla księgowości i punkt odniesienia przy ewentualnych sporach. Bez niej trudno mówić o formalnym obrocie gospodarczym.

Na fakturze zawsze pojawiają się konkretne elementy. Dane sprzedawcy i nabywcy. Data wystawienia. Numer dokumentu. Nazwa towaru lub usługi. Kwoty netto, VAT i brutto. Te informacje tworzą spójną całość, która pozwala jasno określić, co zostało sprzedane i na jakich warunkach. I co ważne – faktura wiąże się z obowiązkami podatkowymi. Dla sprzedawcy oznacza wykazanie przychodu. Dla nabywcy często możliwość ujęcia kosztu.

W codziennej pracy firmy faktura porządkuje relacje między stronami. Zamyka etap ustaleń i otwiera etap rozliczeń. To dokument, który coś już potwierdza. Dlatego tak istotne staje się rozróżnienie, kiedy mamy do czynienia z fakturą w pełnym znaczeniu, a kiedy tylko z dokumentem informacyjnym.

 

Co to jest faktura proforma i kiedy się ją stosuje?

Faktura proforma wygląda jak faktura. Ma podobny układ, zawiera te same dane i kwoty też się zgadzają. A jednak formalnie fakturą nie jest. To raczej propozycja warunków sprzedaży przeniesiona na papier. Albo częściej ... na PDF wysyłany mailem.

Proforma pojawia się zwykle przed zapłatą. Gdy klient chce wiedzieć, ile dokładnie ma przelać. Gdy potrzebuje dokumentu do akceptacji wydatku. Albo gdy sprzedawca chce jasno pokazać zakres zamówienia jeszcze przed realizacją. Taki dokument nie wywołuje skutków podatkowych. Nie trafia do ewidencji VAT. Nie stanowi podstawy do księgowania kosztu ani przychodu.

W praktyce proforma pełni rolę informacyjną. Ułatwia komunikację i porządkuje ustalenia. Często przyspiesza decyzję o zapłacie, bo klient widzi konkret – kwotę, termin, dane do przelewu. Dopiero po opłaceniu proformy pojawia się kolejny dokument. I tu zaczynają się dalsze rozróżnienia, które mają już realne znaczenie dla rozliczeń.

Więcej o fakturze proforma pisaliśmy w artykule: Czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty?

 

Co to jest faktura zaliczkowa?

Faktura zaliczkowa pojawia się w momencie, gdy klient wpłaca część należności przed realizacją całości zamówienia. Nie po wszystkim ale w trakcie. Taki dokument potwierdza otrzymanie konkretnej kwoty i ma już znaczenie podatkowe. To istotna różnica w porównaniu do proformy.

Zaliczka wiąże się z obowiązkiem rozliczenia VAT. Sprzedawca musi wykazać podatek od otrzymanej kwoty. Nabywca - jeśli spełnia warunki - może ten VAT ująć po swojej stronie. Faktura zaliczkowa zawiera informacje o tym, czego dotyczy wpłata, jaka część ceny została zapłacona i jaka pozostaje do rozliczenia później.

W jednej transakcji może pojawić się kilka faktur zaliczkowych. Zwłaszcza przy większych projektach albo dłuższej współpracy. Każda z nich dokumentuje kolejną wpłatę. Na końcu pojawia się faktura końcowa, która zbiera wszystko w całość i pokazuje pełny obraz sprzedaży.

 

Co to jest faktura końcowa?

Faktura końcowa pojawia się wtedy, gdy transakcja zostaje rozliczona w całości. To właśnie ten dokument potwierdza sprzedaż w sensie formalnym i podatkowym. Towar został wydany albo usługa wykonana. Kwoty są znane. Nie ma już etapu zapowiedzi ani wstępnych ustaleń.

Taka faktura trafia do ksiąg. U sprzedawcy jako przychód. U nabywcy często jako koszt. Na jej podstawie rozliczany jest VAT. To też dokument, który zamyka sprawę od strony papierowej. Jeśli wcześniej była proforma, to faktura końcowa stanowi jej naturalne domknięcie, choć formalnie nie musi się do niej wprost odwoływać.

Ważne jest to, że faktura końcowa może uwzględniać wcześniejsze wpłaty. I tu pojawia się temat zaliczek. Jeśli klient zapłacił część kwoty wcześniej, faktura końcowa pokaże pełną wartość sprzedaży pomniejszoną o to, co już zostało uregulowane. Dzięki temu wszystko się zgadza - kwoty, VAT, saldo do zapłaty albo informacja o jego braku.

 

Jakie są różnice pomiędzy fakturą proforma, zaliczkową a końcową?

Na pierwszy rzut oka te dokumenty są do siebie podobne. Układ ten sam, dane firm też. Kwoty często identyczne, różnice pojawiają się jednak tam, gdzie zaczynają się skutki formalne i rozliczenia podatkowe.

Faktura proforma pełni funkcję informacyjną. Pokazuje warunki sprzedaży i kwotę do zapłaty, ale nie potwierdza jeszcze transakcji. Nie trafia do ksiąg. Nie powoduje powstania podatku VAT. Można ją potraktować jako zaproszenie do zapłaty albo uporządkowanie ustaleń przed realizacją.

Faktura zaliczkowa pojawia się w momencie, gdy pieniądze faktycznie wpływają na konto, ale sprzedaż nie została jeszcze w całości zrealizowana. Ten dokument ma już realną wagę. Powstaje obowiązek podatkowy. VAT trzeba rozliczyć. To formalne potwierdzenie częściowej zapłaty, a nie tylko zapowiedź.

Faktura końcowa zamyka całość. Uwzględnia pełną wartość sprzedaży oraz wszystkie wcześniejsze zaliczki. To ona pokazuje, czy coś jeszcze pozostało do zapłaty, czy wszystko zostało uregulowane. W praktyce to właśnie faktura końcowa porządkuje całą transakcję i spina ją w jeden logiczny ciąg dokumentów.

Można więc powiedzieć tak – proforma informuje, zaliczka dokumentuje wpłatę, a faktura końcowa rozlicza całość. Każda z nich ma swoje miejsce i swój moment.

 

Jakie mamy inne rodzaje faktur?

Poza proformą, zaliczkową i końcową w obrocie gospodarczym funkcjonuje jeszcze kilka innych typów faktur. Nie zawsze pojawiają się codziennie, ale warto wiedzieć, że istnieją.

Jednym z przykładów jest faktura korygująca. Wystawia się ją wtedy, gdy na pierwotnej fakturze pojawił się błąd albo gdy zmieniły się warunki transakcji. Może dotyczyć ceny, ilości, danych kontrahenta albo stawki VAT. Korekta porządkuje sytuację i pozwala zachować zgodność dokumentów z rzeczywistością.

Spotyka się też faktury uproszczone. Najczęściej przy drobnych sprzedażach, do określonej kwoty. Mają mniej danych, ale nadal spełniają funkcję dokumentu sprzedaży. W praktyce często są to paragony z NIP-em nabywcy.

W niektórych branżach pojawiają się faktury cykliczne. Przy abonamentach, stałych usługach albo długoterminowych umowach. Treść dokumentu bywa podobna co miesiąc, zmienia się okres rozliczeniowy i kwota. To wygodne rozwiązanie przy powtarzalnych świadczeniach, choć pod względem podatkowym obowiązują te same zasady co przy zwykłej fakturze.

Są też sytuacje, w których stosuje się refakturowanie. To sposób przeniesienia kosztu na inny podmiot, bez zmiany charakteru usługi. Często spotykane przy mediach, najmie lub kosztach dodatkowych, które pierwotnie ponosi jedna strona, a faktycznie obciążają inną.

Rzadziej, ale nadal zgodnie z przepisami, występuje samofakturowanie. W takim układzie fakturę wystawia nabywca, a nie sprzedawca, na podstawie wcześniejszych ustaleń. Wymaga to spełnienia określonych warunków formalnych, ale bywa stosowane w stałych relacjach biznesowych.

W określonych branżach funkcjonują także faktury VAT marża oraz faktury VAT RR. Każda z nich ma swoje szczególne zasady i zastosowanie, związane z konkretnym rodzajem sprzedaży albo statusem kontrahenta.

Jak widać, sam termin "faktura" obejmuje wiele różnych dokumentów. Istotne jest to, w jakiej sytuacji się pojawiają i jakie skutki wywołują.

Na koniec warto zapamiętać jedno. Nazwa dokumentu ma znaczenie, ale jeszcze większe znaczenie ma moment jego wystawienia i to, co faktycznie wydarzyło się w transakcji. Gdy te elementy się zgadzają, rozliczenia przestają być problemem.

 

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy faktura proforma jest dokumentem księgowym?
Nie. Faktura proforma ma charakter informacyjny i nie stanowi podstawy do księgowania.

Czy na podstawie faktury proforma powstaje obowiązek podatkowy?
Nie. Obowiązek podatkowy nie powstaje przy wystawieniu proformy.

Kiedy wystawia się fakturę zaliczkową?
W momencie otrzymania części zapłaty przed realizacją całej transakcji.

Czy faktura zaliczkowa podlega VAT?
Tak. VAT rozlicza się od kwoty faktycznie otrzymanej zaliczki.

Czy można wystawić kilka faktur zaliczkowych do jednej sprzedaży?
Tak. Każda kolejna wpłata może być udokumentowana osobną fakturą zaliczkową.

Co pokazuje faktura końcowa przy wcześniejszych zaliczkach?
Pełną wartość sprzedaży pomniejszoną o wcześniej zapłacone kwoty.

Czy faktura końcowa zawsze musi nawiązywać do proformy?
Nie. Proforma nie jest dokumentem księgowym i nie musi być wskazana.

Czy paragon z NIP-em może być fakturą uproszczoną?
Tak. Do określonej kwoty paragon z NIP-em spełnia funkcję faktury uproszczonej.

Źródło

^{https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00241}