Czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty?

Szczegóły: Autor: Sebastian - Biznesator; Kategoria: Sprzedaż

Spis treści

Czy faktura proforma jest wiążąca?

Nie każda faktura oznacza, że trzeba natychmiast sięgać po portfel lub logować się na konto bankowe. Czasem to tylko zapowiedź, propozycja albo sposób, by przedstawić koszt. Tak właśnie jest z fakturą proforma. Wielu przedsiębiorców i klientów myśli, że skoro widzą słowo "faktura", to trzeba płacić. Tymczasem proforma to trochę inna historia.

To dokument, który wygląda jak faktura, ma kwoty, dane sprzedawcy i kupującego, ale... nie rodzi żadnych skutków podatkowych. Nie trzeba jej księgować ani płacić, dopóki nie zdecydujesz się na zakup.

Faktura proforma i czy istnieje obowiązek jej zapłaty w skrócie

Faktura proforma nie tworzy obowiązku zapłaty ani skutków podatkowych – to dokument informacyjny.
Obowiązek zapłaty powstaje dopiero po akceptacji warunków (np. „zamawiam i płacę”, przelew, wyraźne potwierdzenie).
Proformy nie księguje się w kosztach i nie daje ona prawa do odliczenia VAT.
Faktura zaliczkowa jest wystawiana po wpłacie i podlega ujęciu w ewidencjach – to już dokument księgowy.
W e-commerce proforma bywa wysyłana automatycznie po złożeniu zamówienia i ma charakter informacyjny.
Pisownia „pro forma” przeważa w komunikacji urzędowej; zapis „proforma” bywa używany potocznie w obrocie.

Proforma czy pro forma a może pro–forma?

To pytanie z pozoru błahe, ale w praktyce… potrafi wywołać niezłą konsternację. Wystarczy zajrzeć do kilku programów księgowych albo na różne strony firmowe – na jednych widać "faktura proforma", na innych "faktura pro forma", a czasem ktoś nawet wstawi łącznik i pisze "pro–forma".

Który zapis jest więc poprawny?

Z punktu widzenia języka polskiego – rozłączny, czyli "pro forma". To łacińskie wyrażenie oznacza "dla formy" lub "dla porządku". Taki zapis rekomendują językoznawcy, w tym prof. Mirosław Bańko z Uniwersytetu Warszawskiego, który podkreśla, że w oficjalnych dokumentach i w tekstach urzędowych właśnie ta wersja ma przewagę.

Jednak życie – jak to często bywa – poszło swoją drogą. W codziennym obiegu księgowym zwrot "proforma" zlał się w jedno słowo. Używa się go jak rzeczownika rodzaju żeńskiego: "wystawić proformę", "wysłać proformę klientowi", "zapłacić za proformę". To zjawisko językowe nazywa się leksykalizacją – słowo zaczyna żyć własnym życiem i traci ścisły związek z oryginalnym znaczeniem.

Dlatego dziś oba zapisy funkcjonują równolegle. W internecie są niemal równie popularne, choć w dokumentach urzędowych (np. w domenie gov.pl) przeważa wersja "pro forma". Najrozsądniej więc przyjąć prostą zasadę:

W pismach urzędowych i oficjalnych – pisz "faktura pro forma".
W komunikacji biznesowej i systemach księgowych – "faktura proforma" też jest akceptowalna.

A jeśli ktoś wstawi myślnik, czyli "pro–forma"? Cóż… to raczej efekt chęci upiększenia tekstu niż zgodny z zasadami zapis. Nie ma potrzeby go stosować. Najważniejsze, by wiedzieć, co ten dokument właściwie oznacza – a nie jak dokładnie jest zapisany.

Faktura proforma – co to jest?

Faktura proforma to dokument, który wygląda jak prawdziwa faktura, ale nią nie jest. Ma wszystkie typowe elementy – dane sprzedawcy, nabywcy, opis towaru, kwotę, termin płatności – jednak nie rodzi skutków podatkowych ani księgowych. To raczej oferta w formie faktury, dzięki której obie strony wiedzą, czego się spodziewać.

Nie jest podstawą do rozliczenia w VAT ani w księgach rachunkowych. Nie potwierdza sprzedaży i nie tworzy obowiązku zapłaty. To jedynie informacja o planowanej transakcji, często z danymi potrzebnymi do przelewu.

W praktyce proforma pełni rolę pomocniczą. Sprzedawca pokazuje, ile będzie kosztować towar lub usługa, zanim wystawi prawdziwą fakturę. Klient może zapoznać się z warunkami, uzyskać akceptację działu finansowego albo przygotować płatność. Często proforma służy też do ustalenia wysokości zaliczki, szczególnie w zamówieniach firmowych czy międzynarodowych.

Dopiero po wpłacie pieniędzy sprzedawca wystawia fakturę zaliczkową lub końcową, która staje się dokumentem księgowym. Dlatego proforma to etap „przed” – zapowiedź transakcji, a nie jej potwierdzenie.

W skrócie: faktura pro forma ma charakter informacyjny. Pokazuje zamiar sprzedaży, a nie samo jej dokonanie.

Kiedy sprzedawcy wystawiają proformę i po co?

Proforma pojawia się wszędzie tam, gdzie trzeba przedstawić klientowi informację o planowanej transakcji – zanim jeszcze dojdzie do sprzedaży. To sposób, by obie strony wiedziały, jaka jest kwota, termin i dane do przelewu, ale bez tworzenia obowiązku podatkowego.

Sprzedawca wystawia proformę, gdy chce pokazać klientowi pełną wycenę w formie faktury. Tyle, że formalnie sprzedaż jeszcze nie nastąpiła. Dzięki temu klient ma jasność, ile zapłaci i za co, zanim podejmie decyzję. Jest to przydatne np. w handlu internetowym, zamówieniach na towary sprowadzane na specjalne życzenie albo przy współpracy z nowymi kontrahentami. Czyli wszędzie tam gdzie najpierw trzeba otrzymać przelew, a dopiero potem zrealizować zamówienie.

Z proformą łatwiej też przeprowadzić transakcje zagraniczne. Firmy często proszą o taki dokument, żeby ich księgowość mogła wcześniej przygotować przelew, ustalić kurs waluty czy uzyskać wewnętrzną zgodę na zakup. Dla sprzedawcy to sygnał, że klient traktuje zamówienie poważnie, nawet jeśli jeszcze nic nie zostało opłacone.

Wystawia się ją też w innych przypadkach:

Gdy potrzebna jest zaliczka przed rozpoczęciem realizacji zamówienia.
Gdy klient prosi o potwierdzenie ceny przed zakupem.
Gdy firma chce wysłać ofertę w bardziej formalnej formie niż zwykły e-mail.
Gdy sprzedaż ma nastąpić później, ale sprzedawca chce zabezpieczyć ustalenia.

W praktyce faktura proforma to wygodne narzędzie dla obu stron. Uporządkowuje proces zakupowy, daje przejrzystość i zapobiega pomyłkom. Dzięki temu klient zyskuje jasny dokument z wszystkimi danymi do płatności.

To po prostu etap przygotowawczy – most między ofertą a fakturą właściwą.

Czy trzeba zapłacić po otrzymaniu faktury proforma?

Nie trzeba opłacać faktury proforma. Ten dokument nie tworzy żadnego obowiązku zapłaty. To tylko informacja o tym, ile kosztuje towar lub usługa i na jakich zasadach może dojść do sprzedaży. Sprzedawca nie ma prawa żądać od Ciebie pieniędzy, dopóki nie potwierdzisz, że akceptujesz te warunki.

Proforma to raczej propozycja, nie zobowiązanie. Pokazuje warunki transakcji, które można przyjąć, odrzucić albo poprawić. Dopóki nie dasz sygnału, że się zgadzasz – nic Cię nie obowiązuje. Akceptacja może być różna. Czasem to po prostu złożenie zamówienia. Innym razem może to być wykonanie przelewu. Równie dobrze akceptację może zawrzeć przez mailowe potwierdzenie, że warunki są w porządku. Dopiero wtedy można mówić o umowie handlowej, a sprzedawca wystawia prawdziwą fakturę.

Wiele osób myli proformę z fakturą VAT i płaci od razu, myśląc, że „trzeba płacić”. W efekcie powstają nieporozumienia, bo pieniądze są przelane, a towar jeszcze nie zamówiony. Dlatego warto pamiętać, że dopóki nie ma potwierdzenia z obu stron, nie ma obowiązku zapłaty.

Czasem faktura proforma pojawia się później w papierach, gdy między stronami wybuchnie spór. Może wtedy pomóc pokazać, co było ustalone – np. jaka kwota, termin czy warunki sprzedaży. Tyle, że sama w sobie nie ma żadnej mocy prawnej ani księgowej. Nie daje sprzedawcy prawa do żądania zapłaty i nie stanowi dowodu, że doszło do sprzedaży. W praktyce to po prostu dokument pomocniczy, który może coś wyjaśnić, ale niczego nie przesądza.

W sprzedaży internetowej faktura proforma często generuje się automatycznie po złożeniu zamówienia. Nie oznacza to jednak, że musisz od razu płacić. Jeśli kliknąłeś przycisk „zamawiam i płacę”, to potwierdziłeś zakup – wtedy proforma jest tylko potwierdzeniem transakcji i zawiera dane do przelewu.

Ale jeśli w sklepie widniał przycisk typu „zamawiam”, „złóż zamówienie” albo „rezerwuję”, bez słów o płatności, to najczęściej sytuacja wygląda inaczej. Wtedy proforma ma charakter informacyjny – pokazuje, ile wynosi kwota i jakie są warunki, ale nie tworzy obowiązku zapłaty.

Sklepy wysyłają takie dokumenty, żeby klient miał komplet danych, zanim faktycznie zdecyduje się zapłacić. Dopóki nie potwierdzisz płatności ani nie wykonasz przelewu, nie masz żadnego zobowiązania. W praktyce to coś w rodzaju wstępnego zamówienia – możesz się jeszcze rozmyślić, zmienić ilość, a nawet całkowicie zrezygnować i nic z tego nie wynika.

W skrócie:

Proforma nie oznacza, że trzeba płacić.
Staje się podstawą do zapłaty dopiero po Twojej zgodzie.
Bez akceptacji nie ma umowy, a więc i żadnego zobowiązania.
To po prostu dokument informacyjny, który porządkuje ustalenia. Pomaga, ale niczego nie narzuca.
Faktura proforma w sklepie internetowym nie oznacza obowiązku zapłaty.
Obowiązek pojawia się dopiero wtedy, gdy potwierdzisz zakup, na przykład klikając „zamawiam i płacę” albo wykonując przelew.
Jeśli kliknąłeś tylko „zamawiam”, „rezerwuję” czy „złóż zamówienie”, a płatności jeszcze nie potwierdziłeś, nie z reguły masz żadnego zobowiązania.
Proforma w takim przypadku to informacja o warunkach i kwocie, nie rachunek do zapłaty.

Czy można księgować fakturę proforma w kosztach firmy?

Nie, faktura proforma nie może być zaksięgowana jako koszt. To nie jest dokument księgowy, tylko informacyjny. Pokazuje warunki planowanej transakcji, ale nie potwierdza, że coś faktycznie zostało kupione czy sprzedane.

Nie ma numeru księgowego, nie trafia do rejestru VAT i nie daje prawa do odliczenia podatku. Dopiero gdy klient zapłaci, sprzedawca wystawia fakturę zaliczkową lub końcową. Proforma jest więc etapem wcześniejszym. Pomaga ustalić szczegóły i przygotować przelew, ale nie wywołuje żadnych skutków podatkowych. Księgowość traktuje ją jak ofertę, nie jak dowód zakupu.

W firmach proformy często są zachowywane jako załączniki do korespondencji z kontrahentem. Ułatwiają kontrolę przebiegu transakcji i pokazują, na jakich warunkach została później wystawiona faktura. Jednak same w sobie nie tworzą kosztu.

To po prostu dokument informacyjny – przydatny w obiegu, ale bez znaczenia podatkowego.

Faktura zaliczkowa a proforma – jakie są pomiędzy nimi różnice?

Na pierwszy rzut oka obie wyglądają podobnie, ale mają zupełnie inne znaczenie. Faktura proforma to tylko informacja, a faktura zaliczkowa to już prawdziwy dokument księgowy.

Proforma pojawia się przed sprzedażą. Pokazuje, jak ma wyglądać transakcja, ile trzeba zapłacić i na jakich warunkach. Nie ma jednak żadnych skutków podatkowych. Nie księguje się jej, nie daje prawa do odliczenia VAT i nie potwierdza sprzedaży. To po prostu zapowiedź.

Faktura zaliczkowa to już zupełnie inna sytuacja. Wystawia się ją wtedy, gdy klient wpłaci pieniądze – całość albo część. Taki dokument potwierdza, że transakcja faktycznie się rozpoczęła. Wtedy pojawia się obowiązek podatkowy, a faktura zaliczkowa trafia do księgowości.

W uproszczeniu:

Proforma – etap przed wpłatą, tylko informacja o planowanej transakcji.
Zaliczkowa – etap po wpłacie, dokument potwierdzający przyjęcie pieniędzy.

Przykład z praktyki: sklep wysyła klientowi proformę podając podał dane do przelewu. Gdy pieniądze wpłyną, wystawia fakturę zaliczkową. Dopiero ta druga trafia do rejestru VAT i ma znaczenie podatkowe.

Można więc powiedzieć, że proforma to oferta, a zaliczkowa to potwierdzenie, że transakcja już się rozpoczęła. Pierwsza nie zobowiązuje do niczego, druga ma już pełną moc prawną.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy faktura proforma jest wiążąca?
Nie; sama proforma nie tworzy obowiązku zapłaty ani skutków podatkowych.

Czy trzeba płacić po otrzymaniu proformy?
Nie; płatność pojawia się dopiero po akceptacji warunków (np. „zamawiam i płacę”, przelew, wyraźne potwierdzenie).

Czy można księgować fakturę proforma w kosztach firmy?
Nie; proforma nie jest dokumentem księgowym i nie trafia do rejestrów VAT.

Czym różni się proforma od faktury zaliczkowej?
Proforma to informacja przed sprzedażą; zaliczkowa jest po wpłacie i wywołuje skutki księgowe/VAT.

Czy na podstawie proformy można odliczyć VAT?
Nie; odliczenie dotyczy faktur (zaliczkowych/końcowych), nie proform.

Czy proforma może być dowodem w razie sporu?
Pomocniczo tak (pokazuje ustalenia), ale sama nie stanowi podstawy egzekwowania zapłaty.

Jak długo ważna jest proforma?
Nie ma ustawowego terminu; ważność wynika z warunków oferty ustalonych przez strony.

Czy proforma pojawia się w systemach sklepów internetowych automatycznie?
Często tak; ma wtedy charakter informacyjny i nie zastępuje faktury zaliczkowej/końcowej.