Kiedy przysługuje ekwiwalent za odzież roboczą?

Odzież robocza

 

Odzież robocza to nie tylko fartuch czy kombinezon. Dla wielu osób to codzienny element pracy – tak samo ważny jak narzędzie w dłoni. Czasem jednak pracownik nie dostaje ubrań od firmy, tylko korzysta z własnych. Wtedy pojawia się pytanie: czy należy się za to zapłata? Tak – prawo przewiduje tzw. ekwiwalent za odzież roboczą, czyli pieniężną rekompensatę.

Zobacz, kiedy można na nią liczyć, jak się ją wylicza i co zrobić, jeśli pracodawca nie chce jej wypłacić.

 

Najważniejsze informacje w skrócie

• Ekwiwalent za odzież roboczą to świadczenie pieniężne, gdy pracownik używa własnej odzieży BHP, a pracodawca tego wymaga (art. 237⁷ § 4 KP).
• Ekwiwalent dotyczy odzieży i obuwia roboczego, nie ochronnego; w przypadku ochronnego – pracodawca musi zapewnić je bezpłatnie.
• Ekwiwalent nie ma stałej stawki – musi odpowiadać aktualnej cenie rynkowej oraz przewidywanemu okresowi użytkowania.
• Jeżeli to Ty musisz zadbać o pranie odzieży, możesz dostać ekwiwalent za pranie (art. 237⁹ § 3 KP), odpowiadający poniesionym kosztom.
• Jeśli pracodawca odmówi wypłaty, masz prawo: wystąpić pisemnie, zwrócić się do PIP, a w ostateczności dochodzić roszczenia w sądzie pracy.
• Ekwiwalent, jeśli spełnia warunki BHP i wynika z przepisów prawa pracy, jest zwolniony z podatku PIT i składek ZUS (art. 21 ust. 1 pkt 11 PIT; rozporządzenie składkowe § 2 pkt 6) – pod warunkiem, że odpowiada rzeczywistym kosztom.
• Gdy ekwiwalent wypłacany jest jako stały ryczałt, bez związku z kosztami – może podlegać opodatkowaniu i oskładkowaniu.

 

Co to jest ekwiwalent za odzież roboczą?

Ekwiwalent to po prostu świadczenie pieniężne, które pracodawca wypłaca wtedy, gdy pracownik używa własnej odzieży roboczej zamiast firmowej. Nie dostajesz ubrania z logo firmy, ale musisz pracować w odzieży spełniającej wymagania BHP? Właśnie wtedy przysługuje Ci zapłata. I to nie symboliczna, tylko odpowiadająca realnym kosztom zakupu takich ubrań.

Zasady te wynikają bezpośrednio z art. 237⁷ § 4 Kodeksu pracy, który mówi:

• "Pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego, zgodnie z § 2, pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny."

Oznacza to, że jeśli Twój pracodawca nie dostarcza ubrań roboczych, ale wymaga ich używania, ma obowiązek pokryć koszty. Co ważne – ekwiwalent dotyczy tylko odzieży i obuwia roboczego, a nie ochronnego.

Odzież ochronna to inna kategoria – zabezpiecza przed zagrożeniami (np. chemikaliami, wysoką temperaturą, promieniowaniem), więc pracodawca zawsze musi ją zapewnić na własny koszt. Natomiast odzież robocza ma głównie chronić ubrania osobiste przed zabrudzeniem lub zniszczeniem.

W praktyce ekwiwalent jest więc zwrotem kosztów za konieczność pracy we własnych ubraniach, które służą celom zawodowym.
Może to być np. bluza robocza, spodnie odporne na smary, obuwie z odpowiednią podeszwą antypoślizgową – słowem, wszystko, co firma powinna dostarczyć, ale tego nie zrobiła.

 

Kiedy pracownik może liczyć na wypłatę ekwiwalentu?

Prawo jest tu dość precyzyjne. Art. 237⁷ § 1 i § 2 Kodeksu pracy określa dwa główne przypadki, kiedy odzież robocza jest niezbędna:

• Gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu. Gdzie? No np. w warsztacie samochodowym, przy produkcji, w magazynie, w gastronomii, w pralni, na budowie – tam, gdzie brud czy tłuszcz to codzienność.
• Ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub BHP.
  Czyli tam, gdzie czystość i bezpieczeństwo to warunek wykonywania pracy – np. w laboratorium, kuchni, szpitalu.

Jeśli pracodawca nie dostarczył ubrań roboczych, ale zgodził się, byś korzystał z własnych (i Twoja odzież spełnia normy BHP), wtedy musi wypłacić ekwiwalent. Nie jest to gest dobrej woli, tylko obowiązek wynikający wprost z Kodeksu pracy.

Co istotne, decyzja o tym, kto może używać własnej odzieży roboczej, powinno być zapisana w przepisach wewnętrznych firmy. Nie wystarczy, że kierownik powie „możesz w swoim”. Firma powinna mieć wykaz stanowisk, na których dopuszcza się taki wyjątek (art. 237⁷ § 2).

Warto też pamiętać o ograniczeniach. Zgodnie z art. 237⁷ § 3, nie wolno pozwalać na używanie własnej odzieży, jeśli pracujesz przy:

• Obsłudze maszyn i urządzeń technicznych.
• Pracy powodującej intensywne zabrudzenie chemiczne, biologiczne lub promieniotwórcze.

W takich miejscach odzież robocza musi być dostarczona przez pracodawcę. Nie ma tu żadnych wyjątków.

 

Jak oblicza się wysokość ekwiwalentu?

Tu zaczyna się praktyka – bo przepisy nie podają gotowej kwoty. Kodeks pracy nie mówi wprost, ile złotych ma wynosić ekwiwalent. Zawiera jedynie ogólną zasadę, że ma on „uwzględniać aktualne ceny” (art. 237⁷ § 4).

Czyli? Oznacza to, że wysokość świadczenia powinna odpowiadać realnemu kosztowi zakupu takiej odzieży lub obuwia, jakiego wymaga dane stanowisko.

Jak więc ustalić, ile się należy? Najczęściej bierze się pod uwagę trzy czynniki:

Rodzaj odzieży i obuwia roboczego.

Inaczej kosztuje polar używany w biurze magazynowym, a inaczej kombinezon w zakładzie produkcyjnym. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę konkretne elementy – spodnie, koszulkę, kurtkę, buty, rękawice – które są niezbędne do wykonywania pracy.

Okres użytkowania.

To, jak długo dana odzież powinna być używana, określa się w tzw. tabelach norm zużycia. Przykładowo:

• Buty robocze – 12 miesięcy.
• Spodnie robocze – 6 miesięcy.
• Bluza – 6 miesięcy.
• Czapka – 12 miesięcy.

Jeśli więc spodnie robocze kosztują 120 zł i mają służyć pół roku, miesięczny ekwiwalent za nie wyniesie 20 zł.

Aktualne ceny rynkowe.

Firma powinna przyjąć realne stawki, nie najtańsze z aukcji internetowych. W praktyce często opiera się to na ofertach lokalnych dostawców odzieży BHP lub fakturach z poprzednich zakupów.

Przykład wyliczenia

Niektórzy pracodawcy ustalają ekwiwalent miesięczny lub roczny, inni wypłacają go jednorazowo. Ważne, by w dokumentach kadrowych (regulamin pracy lub wynagradzania) było jasno zapisane, jak liczy się tę kwotę.

Często wygląda to tak:

• Pracownikom zatrudnionym na stanowiskach magazyniera, mechanika, kierowcy – przysługuje ekwiwalent za odzież roboczą w wysokości X zł miesięcznie, odpowiadający wartości odzieży określonej w normach użytkowania.
• W przypadku, gdy to Ty kupujesz ubrania samodzielnie, pracodawca może poprosić o rachunek lub fakturę. Nie ma obowiązku, ale w praktyce to częste – ułatwia udokumentowanie kosztów.

Jeśli odzież robocza zniszczy się przed terminem (np. przetrze się, zaleje olejem, zostanie uszkodzona chemikaliami), pracodawca ma obowiązek zapewnić nową odzież lub jej naprawę. Wynika to z art. 237⁹ § 2, który nakazuje utrzymywać ubrania robocze w stanie zapewniającym ich właściwości ochronne i użytkowe.

Nie jest to jeszcze automatyczna podstawa do ponownej wypłaty ekwiwalentu – chyba że pracownik używał własnej odzieży za zgodą pracodawcy (zgodnie z art. 237⁷ § 4). Wtedy, jeśli musisz ponownie kupić odzież, bo ta się zużyła szybciej niż przewidywano, możesz wnioskować o dodatkowy ekwiwalent pieniężny, uzasadniając realny koszt zakupu.

 

Przykłady o tym kiedy można otrzymać ekwiwalent

Prawo prawem, ale najlepiej wszystko widać na przykładach z życia. To właśnie one pokazują, w jakich sytuacjach ekwiwalent za odzież roboczą rzeczywiście się należy. Czasem są to sprawy oczywiste, a czasem takie, o które pracownicy muszą się upominać.

Przykład 1. Mechanik samochodowy

Wyobraź sobie warsztat, w którym codziennie masz kontakt ze smarami, paliwem i olejami. Twoje ubranie po jednym dniu nadaje się właściwie tylko do prania przemysłowego. Jeśli pracodawca nie dostarcza Ci specjalnych ubrań roboczych, a sam kupujesz spodnie i bluzy do pracy, masz pełne prawo do ekwiwalentu.

Dlaczego? Bo to typowa sytuacja opisana w art. 237⁷ § 1 pkt 1 Kodeksu pracy – odzież własna ulega zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu.

Przykład 2. Pracownik kuchni

W kuchni restauracyjnej wymaga się czystości i higieny. Jeśli nie dostajesz fartucha, bluzy kucharskiej czy czepka, a musisz sam je kupować – przysługuje Ci zwrot kosztów, czyli ekwiwalent.

Tutaj podstawą jest art. 237⁷ § 1 pkt 2, który mówi o wymaganiach sanitarnych i technologicznych. To samo dotyczy osób pracujących np. w stołówkach szkolnych, szpitalnych czy przedszkolnych – obowiązek utrzymania higieny jest tam równie ważny.

Przykład 3. Magazynier lub kierowca

Na wielu magazynach firmy nie wydają odzieży roboczej, a jedynie zalecają "odpowiedni ubiór". Jeśli jednak regulamin firmy pozwala korzystać z własnych ubrań i obuwia roboczego (zgodnie z art. 237⁷ § 2), to pracodawca musi wypłacić ekwiwalent.

Nie może być tak, że firma oszczędza kosztem pracownika. Warunek jest jeden – Twoja odzież musi spełniać wymogi BHP (np. buty z twardym noskiem, odzież odporna na uszkodzenia).

Przykład 4. Pracownik budowlany przy maszynach

Tutaj sprawa wygląda inaczej. Jeśli pracujesz przy betoniarkach, koparkach czy innych urządzeniach technicznych, to nie wolno używać własnej odzieży roboczej.

Zgodnie z art. 237⁷ § 3, na takich stanowiskach pracodawca ma obowiązek sam dostarczyć odzież roboczą i nie może przerzucać tego kosztu na Ciebie. Nie ma więc mowy o ekwiwalencie – po prostu ubrania są własnością firmy.

Przykład 5. Pracownik pralni lub zakładu chemicznego

W tym przypadku przepisy są jeszcze bardziej restrykcyjne. Jeśli masz kontakt z detergentami, środkami chemicznymi czy materiałami biologicznie zakaźnymi – pracodawca musi zapewnić nie tylko odzież, ale też jej pranie, konserwację i odkażanie. Mówi o tym art. 237⁹ § 2 i § 3 Kodeksu pracy.

Co więcej, jeśli firma nie ma możliwości prania ubrań, może powierzyć to pracownikowi – ale wtedy wypłaca ekwiwalent w wysokości kosztów prania. Czyli nie tylko za zakup, ale też za utrzymanie odzieży w czystości.

Przykład 6. Pracownik biura obsługi klienta w magazynie

Na pierwszy rzut oka – zwykła praca biurowa. Ale jeśli siedzisz na hali, gdzie kurz i brud są codziennością, a ubrania brudzą się w kilka dni, to również możesz mieć prawo do ekwiwalentu. Decyduje realne ryzyko zniszczenia lub zabrudzenia odzieży własnej.

Pracodawca powinien więc uwzględnić takie stanowiska w wewnętrznym wykazie i wypłacać ekwiwalent w odpowiedniej wysokości.

Widać więc, że ekwiwalent nie dotyczy tylko pracy fizycznej. Czasem obejmuje też osoby, które mają kontakt z produkcją, transportem lub miejscami, gdzie odzież codziennie się niszczy. Ważne jest jedno – jeśli używasz własnych ubrań w pracy, która tego wymaga, to masz prawo do rekompensaty.

 

Co jeśli pracodawca nie chce wypłaci ekwiwalentu?

To niestety częsta sytuacja. Pracownik kupuje ubrania robocze z własnej kieszeni, bo musi. Pracodawca przymyka oko, a potem – gdy pojawia się temat zwrotu kosztów – mówi: "Nie ma takiego obowiązku". Jednak to nieprawda. Kodeks pracy jasno określa obowiązki po stronie firmy, a odmowa wypłaty ekwiwalentu może zostać potraktowana jako naruszenie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Zgodnie z art. 237⁷ § 4 Kodeksu pracy, jeśli pracodawca dopuścił używanie przez pracownika własnej odzieży i obuwia roboczego, ma obowiązek wypłacić ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.

Nie ma tu miejsca na uznaniowość – to przepis bez warunków typu "może" czy "według uznania".

Jeśli więc pracodawca odmówi zapłaty, warto działać etapami:

Rozmowa i przypomnienie o przepisach.

Na początek wystarczy spokojnie, ale stanowczo powołać się na konkretne artykuły Kodeksu pracy – najlepiej właśnie art. 237⁷ § 4.
Wielu pracodawców po prostu nie zna dokładnie przepisów albo liczy, że pracownik nie będzie się upominał.

Warto więc powiedzieć wprost: "Zgodnie z art. 237⁷ § 4, jeśli używam własnej odzieży roboczej, należy mi się ekwiwalent pieniężny w wysokości odpowiadającej jej cenie".

Wniosek o wypłatę ekwiwalentu.

Jeśli rozmowa nie wystarczy, można złożyć pisemny wniosek do działu kadr lub bezpośrednio do pracodawcy.

Warto w nim wskazać:

• że używasz własnej odzieży roboczej za zgodą firmy,
• że spełnia ona wymogi BHP,
• oraz że prosisz o wypłatę ekwiwalentu zgodnie z Kodeksem pracy.

Jeśli posiadasz rachunki lub faktury za zakup odzieży, warto je dołączyć – ułatwi to wyliczenie kwoty.

Zgłoszenie do Państwowej Inspekcji Pracy (PIP).

Gdy mimo wszystko pracodawca nadal odmawia wypłaty, można zwrócić się do PIP, która ma prawo przeprowadzić kontrolę. Inspektorzy dokładnie sprawdzają, czy firma stosuje przepisy dotyczące BHP oraz czy pracownicy mają zapewnione odzież i obuwie robocze. Jeśli stwierdzą nieprawidłowości, pracodawca może zostać zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu i ukarany mandatem.

Dochodzenie roszczenia przed sądem pracy.

To ostateczność, ale czasem konieczna. Pracownik ma pełne prawo dochodzić należności za ekwiwalent za odzież roboczą na drodze sądowej. Roszczenie to można oprzeć właśnie na przepisach art. 237⁷ § 4 oraz na zasadzie ogólnej z art. 94 pkt 4 Kodeksu pracy, który mówi, że pracodawca ma obowiązek zapewnić bezpieczne i higieniczne warunki pracy.

Warto też pamiętać, że brak wypłaty ekwiwalentu to nie tylko kwestia pieniędzy. To również sygnał, że firma nie respektuje przepisów dotyczących bezpieczeństwa pracy. A te przepisy nie są przypadkowe – mają chronić zarówno zdrowie pracownika, jak i odpowiedzialność pracodawcy.

Niektóre firmy próbują „obejść” temat, wprowadzając zapis, że „pracownik nie będzie ubiegał się o ekwiwalent”. Taki zapis jest nieważny z mocy prawa, bo nie można zrzec się uprawnień wynikających z Kodeksu pracy (art. 84 KP). Czyli nawet jeśli coś takiego widnieje w regulaminie lub umowie – i tak masz prawo żądać wypłaty.

Jeśli więc widzisz, że Twoje ubrania służą pracy i zostały zużyte w jej trakcie, a pracodawca nie zapewnia odzieży roboczej – masz pełne prawo domagać się ekwiwalentu. Wystarczy powołać się na przepisy i, jeśli trzeba, zgłosić sprawę do PIP. Praktyka pokazuje, że po interwencji inspekcji większość pracodawców woli wypłacić należność, niż tłumaczyć się przed urzędnikiem.

 

Czy ekwiwalent za odzież roboczą podlega opodatkowaniu?

Skoro ekwiwalent to pieniądze, to czy trzeba zapłacić od niego podatek? A może ZUS też się o niego upomni? Na szczęście odpowiedź jest dość jasna. Ekwiwalent za odzież roboczą nie podlega opodatkowaniu ani oskładkowaniu, pod warunkiem, że spełnia określone warunki wynikające z przepisów.

Zasada wynika z dwóch źródeł:

• ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 21 ust. 1 pkt 11),
• oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne (§ 2 ust. 1 pkt 6).

Zarówno fiskus, jak i ZUS uznają, że jeśli ekwiwalent ma charakter świadczenia związanego z wykonywaną pracą i rekompensuje koszty poniesione w celu zapewnienia bezpieczeństwa lub higieny, to nie jest przychodem pracownika.

Czyli nie wlicza się go do podstawy podatku ani składek.

Aby ekwiwalent był zwolniony z podatku i składek:

• Musi wynikać z obowiązku pracodawcy określonego w Kodeksie pracy (czyli z art. 237⁷ § 4).
• Powinien odpowiadać rzeczywistym kosztom zakupu odzieży i obuwia roboczego.

Nie może być zawyżony ani wypłacany „na stałe”, jeśli nie ma faktycznych podstaw – bo wtedy fiskus mógłby uznać to za dodatkowy element wynagrodzenia.

Przykład:

Jeśli firma wypłaca 300 zł rocznie ekwiwalentu, bo pracownicy używają własnych ubrań w magazynie – to świadczenie jest zwolnione z podatku i składek. Jeśli jednak ta sama kwota byłaby wypłacana wszystkim, nawet osobom pracującym wyłącznie w biurze, bez faktycznej potrzeby odzieży roboczej, to mogłaby zostać uznana za przychód ze stosunku pracy.

ZUS i urzędy skarbowe patrzą więc przede wszystkim na realne uzasadnienie wypłaty. Jeśli ekwiwalent dotyczy rzeczywistego kosztu, potwierdzonego np. tabelą norm użytkowania albo wykazem stanowisk – nie ma żadnych wątpliwości. Natomiast jeśli wygląda jak „dodatkowy bonus” niezwiązany z BHP, może zostać potraktowany jako element wynagrodzenia i objęty podatkiem.

Nawet ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, również jest zwolniony z podatku i składek, o ile pokrywa faktyczne koszty prania ponoszone przez pracownika. Nie trzeba więc martwić się o PIT ani ZUS, jeśli świadczenie jest zgodne z przepisami.

 

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy zawsze otrzymam ekwiwalent, jeśli używam własnej odzieży roboczej?
Tak – jeśli pracodawca dopuszcza używanie własnego stroju i odzież spełnia wymagania BHP (art. 237⁷ § 4).

Czy ekwiwalent musi być dokumentowany rachunkami?
Nie zawsze – lecz przedstawienie faktury lub rachunku ułatwia ustalenie kwoty i uniknięcie konfliktów.

Czy ekwiwalent podlega podatkowi dochodowemu?
Zwykle nie – jeśli wynika z przepisów BHP i odpowiada rzeczywistym kosztom (zwolnienie z art. 21 ust.1 pkt 11 PIT).

Czy ekwiwalent podlega składkom ZUS?
Jeśli jest rzeczywistą rekompensatą kosztów i przyznany zgodnie z prawem – nie wchodzi do podstawy wymiaru składek (rozporządzenie § 2 pkt 6).

Co jeśli pracodawca płaci stały ryczałt zamiast ekwiwalentu?
W takiej sytuacji może być traktowany jako dodatkowe wynagrodzenie – podlega wtedy opodatkowaniu i składkom ZUS.

Czy mogę dostać ekwiwalent za pranie ubrań roboczych?
Tak – jeśli to Ty pierzesz odzież (firma nie zapewnia prania), przysługuje Ci ekwiwalent odpowiadający poniesionym kosztom (art. 237⁹ § 3 KP).

Czy ekwiwalent musi być pomniejszony za dni choroby lub urlopu?
Może – jeśli nie używałaś odzieży w tych dniach, a decyzja o pomniejszeniu jest przewidziana w regulaminie przedsiębiorstwa.

 

Źródła

^{https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19740240141/U/D19740141Lj.pdf
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20250000163/U/D20250163Lj.pdf
https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20230000728/O/D20230728.pdf}

Materiał reklamowy.