Monitoring pracowników – co wolno pracodawcy, a czego robić nie może?

Monitoring w pracy

 

Monitoring może chronić firmę. Może też bardzo łatwo wkroczyć w prywatność zatrudnionych osób. Sam fakt, że kamera lub program kontrolujący należą do pracodawcy, nie daje mu pełnej swobody. Potrzebny jest sensowny cel. Liczy się również zakres zbieranych danych oraz sposób poinformowania załogi. Gdzie przebiega granica? Wyznaczają ją przede wszystkim przepisy Kodeksu pracy oraz RODO.

 

Najważniejsze informacje w skrócie o monitoringu w pracy

• Monitoring wizyjny może służyć tylko celom wskazanym w Kodeksie pracy.
• Pracownicy muszą zostać poinformowani o monitoringu co najmniej 2 tygodnie wcześniej.
• Kamery mogą rejestrować obraz, lecz pracodawca nie otrzymuje ogólnego prawa do nagrywania dźwięku.
• Nagrania z kamer można zwykle przechowywać przez maksymalnie 3 miesiące.
• Kontrola może obejmować służbową pocztę, ale nie prywatną korespondencję pracownika.
• GPS w samochodzie służbowym wymaga sensownego celu oraz wcześniejszego poinformowania kierowcy.

 

Monitoring pracowników w świetle Kodeksu pracy i RODO

Monitoring pracowników nie jest jednym, dowolnie uruchamianym narzędziem. Przepisy rozróżniają monitoring wizyjny oraz kontrolę służbowej poczty elektronicznej. Pozwalają również na stosowanie innych form nadzoru. Może do nich należeć lokalizacja służbowego samochodu przez GPS.

Każda z tych metod musi mieć uzasadnienie. Nie wystarczy ogólne stwierdzenie, że właściciel firmy chce „wiedzieć, co dzieje się w pracy”. Pracodawca powinien umieć wskazać sensowny cel i wyjaśnić, czemu nie da się go osiągnąć łagodniejszym środkiem. Zwraca na to uwagę także Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Monitoring powinien być niezbędny oraz proporcjonalny do sytuacji.

Inne zasady obejmują kamery, a inne kontrolowanie poczty. Kamera może służyć m.in. ochronie mienia. Kontrola służbowej skrzynki może natomiast pomagać w sprawdzeniu, czy firmowe narzędzia są używane zgodnie z przeznaczeniem. Nie można tych podstaw dowolnie zamieniać.

Do tego dochodzą przepisy RODO. Obraz twarzy, numer rejestracyjny samochodu lub dane o trasie przejazdu mogą pozwalać na ustalenie tożsamości danej osoby. Stają się wtedy danymi osobowymi. Pracodawca jest ich administratorem. Musi ograniczyć zakres zbieranych informacji, odpowiednio je zabezpieczyć i określić okres przechowywania.

Czy zgoda pracownika rozwiązuje wszystkie problemy? Nie. W relacji pracodawca–pracownik trudno mówić o pełnej swobodzie zgody. Osoba zatrudniona może czuć, że odmowa pogorszy jej sytuację. Dlatego podstawy zastosowania monitoringu należy szukać przede wszystkim w przepisach, a nie w podpisanym naprędce oświadczeniu.

Nadzór nie może też naruszać godności pracownika, jego dóbr osobistych ani tajemnicy korespondencji. To granica, której pracodawca nie może omijać regulaminem firmy. Nawet bardzo rozbudowany zapis wewnętrzny nie zalegalizuje kontroli prowadzonej bez odpowiedniej podstawy.

 

Kiedy pracodawca może wprowadzić monitoring w miejscu pracy?

Kodeks pracy pozwala wprowadzić monitoring wizyjny, gdy jest on niezbędny do osiągnięcia jednego z celów wymienionych w ustawie. Pierwszym może być zapewnienie bezpieczeństwa pracowników. Kamery mogą także chronić mienie. Kolejna możliwość dotyczy kontroli produkcji. Przepisy uwzględniają ponadto zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Lista jest zamknięta. Pracodawca nie powinien dopisywać własnych powodów tylko dlatego, że ułatwiłyby mu codzienne zarządzanie zespołem. Kamera ustawiona nad biurkiem wyłącznie po to, aby stale obserwować tempo pracy, może więc przekraczać dopuszczalne granice.

Czy podejrzenie kradzieży wystarczy? Może uzasadniać potrzebę ochrony mienia, ale nadal trzeba ocenić cały zakres kontroli. Kamera skierowana na wejście do magazynu ingeruje w prywatność w mniejszym stopniu niż urządzenie rejestrujące przez całą zmianę jednego pracownika. Cel może być zgodny z prawem, a wybrana metoda już nie.

Przed uruchomieniem nadzoru pracodawca musi określić jego cel, zakres oraz sposób stosowania. Informacje te powinny znaleźć się w układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie pracy. Jeżeli pracodawca nie jest objęty układem i nie musi tworzyć regulaminu, zasady podaje w obwieszczeniu.

To jednak nie wystarcza. Pracownicy powinni otrzymać informację o planowanym uruchomieniu monitoringu co najmniej dwa tygodnie wcześniej. Nowo zatrudniona osoba musi dostać stosowne informacje na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. Samo naklejenie niewielkiej ikonki kamery na drzwiach nie zastępuje tych obowiązków.

Monitorowany teren trzeba również oznaczyć. Informacja powinna być widoczna i czytelna. Oznaczenia należy umieścić nie później niż dzień przed uruchomieniem kamer. Osoby objęte nagrywaniem muszą ponadto otrzymać informacje wymagane przez art. 13 RODO – m.in. dane administratora, cel przetwarzania oraz okres przechowywania nagrań.

 

Kamery w firmie – gdzie można je zamontować, a gdzie są zakazane?

Montaż kamer może obejmować teren zakładu pracy oraz obszar wokół niego. Nie oznacza to jednak, że wolno je skierować w dowolne miejsce. Zakres obserwacji musi wynikać z ustalonego wcześniej celu. Jeśli urządzenie ma chronić magazyn, powinno obejmować wejście lub miejsce przechowywania towaru. Nagrywanie sąsiednich biurek może być już nadmierne.

Przepisy pozwalają rejestrować obraz. Nie przyznają pracodawcy ogólnego prawa do nagrywania rozmów. Kamera wyposażona w mikrofon może zbierać znacznie więcej informacji, niż potrzeba do ochrony firmy. UODO wskazuje, że rejestrowanie dźwięku może zostać uznane za nadmiarowe. Może też prowadzić do odpowiedzialności administracyjnej, cywilnej, a w pewnych sytuacjach również karnej.

Szczególna ochrona obejmuje kilka rodzajów pomieszczeń. Monitoring co do zasady nie powinien obejmować:

• Pomieszczeń sanitarnych.
• Szatni.
• Stołówek.
• Pallarni.
• Pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Czy zakaz jest całkowity? Nie w każdym przypadku. Kodeks pracy przewiduje wyjątek. Kamera może znaleźć się w takim miejscu, jeżeli jest to niezbędne do realizacji ustawowego celu, a pracodawca nie może zastosować mniej ingerującego rozwiązania.

Nadal trzeba chronić godność pracowników. Nie wolno naruszać ich dóbr osobistych ani swobody działania związku zawodowego. Przepisy wskazują m.in. na użycie technik, które uniemożliwiają rozpoznanie osób znajdujących się w chronionym pomieszczeniu. Taki wyjątek trzeba jednak oceniać bardzo ostrożnie.

Dodatkowe wymagania dotyczą pomieszczeń sanitarnych. Pracodawca potrzebuje uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej. Jeżeli związek nie działa w firmie, zgodę muszą wyrazić przedstawiciele pracowników wybrani w sposób przyjęty u danego pracodawcy.

Ukryta kamera również będzie problemem. Pracownicy mają wiedzieć, że są obserwowani. Monitorowany teren powinien zostać wyraźnie oznaczony. Nie wystarczy schować wzmianki na jednej z końcowych stron regulaminu, a później dyskretnie zamontować urządzenie pod sufitem.

Nagrania można wykorzystywać wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane. Standardowy okres przechowywania nie może przekraczać trzech miesięcy od dnia nagrania. Jeśli zapis stał się dowodem w postępowaniu albo pracodawca dowiedział się, że może nim zostać, wolno zachować go do czasu prawomocnego zakończenia sprawy. Później materiał należy zniszczyć, o ile inne przepisy nie wymagają dalszego przechowywania.

 

Czy pracodawca może kontrolować pocztę służbową pracownika?

Czy pracodawca może kontrolować pocztę służbową pracownika? Tak, ale wyłącznie w określonych granicach. Monitoring poczty służbowej może zostać wprowadzony, gdy jest niezbędny do zapewnienia organizacji pracy pozwalającej na pełne wykorzystanie czasu pracy. Drugą podstawą jest kontrola właściwego użytkowania narzędzi udostępnionych pracownikowi.

Pracodawca może więc sprawdzić, czy firmowa skrzynka jest wykorzystywana do wykonywania obowiązków. Może też reagować, gdy konto służbowe służy do masowego wysyłania prywatnych wiadomości albo przesyłania plików stwarzających zagrożenie dla systemu firmy.

Nie otrzymuje jednak prawa do czytania całej korespondencji według własnego uznania. Kontrola nie może naruszać tajemnicy korespondencji ani innych dóbr osobistych pracownika. Zakres nadzoru trzeba dopasować do celu. Czasem wystarczy sprawdzenie czasu korzystania ze skrzynki lub informacji technicznych. Sięganie do treści każdej wiadomości byłoby wtedy zbyt daleką ingerencją.

Co z prywatną skrzynką otwartą na służbowym komputerze? Pracodawca nie może czytać prywatnej korespondencji pracownika. Dotyczy to także sytuacji, gdy pracownik zalogował się na osobiste konto przy użyciu urządzenia należącego do firmy. Własność laptopa nie oznacza własności prywatnych wiadomości zapisanych na zewnętrznym koncie.

Ochroną może być objęta również wiadomość prywatna znajdująca się w służbowej skrzynce. Jeżeli jej osobisty charakter jest widoczny, pracodawca nie powinien zapoznawać się z treścią. Wewnętrzny zakaz używania poczty firmowej do prywatnych celów może uzasadniać konsekwencje służbowe. Nie znosi jednak automatycznie tajemnicy korespondencji.

Zasady kontroli powinny zostać opisane z wyprzedzeniem. Pracownik musi wiedzieć, jaki zakres danych będzie sprawdzany oraz w jakim celu. Włączenie programu śledzącego bez przekazania tej informacji może naruszać zarówno Kodeks pracy, jak i przepisy o ochronie danych.

 

Lokalizacja GPS w samochodzie służbowym – kiedy jest dozwolona?

Pracodawca może zamontować GPS w samochodzie służbowym. Taki system jest uznawany za inną formę monitoringu pracownika. Nie wolno jednak uruchamiać go wyłącznie z ciekawości albo w celu ciągłego obserwowania kierowcy.

Lokalizacja może być stosowana, gdy jest niezbędna do zapewnienia odpowiedniej organizacji pracy. Przykładem będzie planowanie tras przejazdu. GPS może też pozwalać na sprawdzenie, czy powierzony pojazd jest wykorzystywany zgodnie z przeznaczeniem.

System może zapisywać miejsce położenia auta. Często rejestruje także przebytą trasę oraz czas postojów. Bardziej rozbudowane urządzenia zbierają informacje o sposobie jazdy. Każdy dodatkowy rodzaj danych wymaga uzasadnienia. Pracodawca nie powinien gromadzić informacji „na zapas”, bo kiedyś mogą się przydać.

Kierowca musi wiedzieć o lokalizatorze. Informację o celu, zakresie oraz sposobie kontroli należy przekazać przed rozpoczęciem monitorowania. UODO wskazuje również na potrzebę umieszczenia w samochodzie widocznego oznaczenia informującego o GPS.

W dokumentacji warto dokładnie wskazać, jakie informacje są zapisywane. Pracownik powinien wiedzieć, gdzie trafiają dane. Trzeba też określić, kto może je przeglądać oraz jak długo będą przechowywane. Trzymiesięczny termin przewidziany dla nagrań z kamer nie przechodzi automatycznie na dane lokalizacyjne. Tutaj okres ustala się stosownie do celu i zasady ograniczenia przechowywania wynikającej z RODO.

Sytuacja komplikuje się, gdy pracownik może używać służbowego auta prywatnie. Całodobowy GPS ujawni wtedy miejsca odwiedzane po pracy. Może pokazać adres przychodni albo trasę prywatnego wyjazdu. Takie dane wykraczają poza zwykłą kontrolę wykonywania obowiązków.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest wyłączenie śledzenia podczas dozwolonego użytku prywatnego. Można zastosować tryb prywatny, który przestaje zapisywać dokładną trasę. Jeżeli system nadal zbiera dane, pracodawca musi mieć odrębną i rzeczywistą podstawę ich przetwarzania. Sam zapis w regulaminie nie daje mu nieograniczonego prawa do obserwowania pracownika po godzinach.

Wyjątkowa sytuacja może dotyczyć kradzieży samochodu. Uruchomienie lokalizacji w celu odnalezienia pojazdu należy oceniać inaczej niż regularne śledzenie prywatnych przejazdów. Podobnie może być przy ustalaniu okoliczności uszkodzenia auta. Zakres wykorzystanych danych nadal nie powinien wykraczać poza potrzebę rozwiązania konkretnej sprawy.

Monitoring pracownika ma swoje granice. Pracodawca powinien przed jego uruchomieniem odpowiedzieć sobie na proste pytanie: czy wybrany zakres kontroli naprawdę jest niezbędny? Jeśli zbiera więcej danych, niż wymaga ustalony cel, nawet najlepszy regulamin może nie wystarczyć.

 

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawca może monitorować pracownika bez jego wiedzy?
Nie. Pracodawca musi określić cel oraz zakres monitoringu i poinformować załogę co najmniej dwa tygodnie przed uruchomieniem kontroli, a nową osobę przed dopuszczeniem do pracy.

Czy monitoring pracowników może nagrywać dźwięk?
Przepisy Kodeksu pracy pozwalają na rejestrowanie obrazu, ale nie dają pracodawcy ogólnego prawa do nagrywania rozmów. UODO wskazuje, że taka rejestracja może być nadmiarowa i prowadzić do odpowiedzialności.

Gdzie pracodawca nie może zamontować kamer?
Co do zasady kamery nie powinny obejmować pomieszczeń sanitarnych ani szatni. Ograniczenia obejmują też stołówki i palarnie, a osobno chronione są pomieszczenia związku zawodowego.

Jak długo pracodawca może przechowywać nagrania z kamer?
Nagrania z kamer można zasadniczo przechowywać do trzech miesięcy od dnia nagrania. Jeśli stanowią dowód w postępowaniu, termin może zostać przedłużony do jego prawomocnego zakończenia.

Czy pracodawca może czytać służbową pocztę pracownika?
Tak, jeśli kontrola jest niezbędna do właściwej organizacji pracy lub sprawdzenia sposobu używania firmowych narzędzi. Nie może ona naruszać tajemnicy korespondencji ani dóbr osobistych pracownika.

Czy pracodawca może sprawdzać prywatną pocztę na służbowym komputerze?
Nie. Prywatna korespondencja pozostaje chroniona także wtedy, gdy pracownik otworzy osobistą skrzynkę na sprzęcie firmowym.

Czy pracodawca może zamontować GPS w samochodzie służbowym?
Tak, jeśli GPS jest niezbędny do organizacji pracy lub kontroli sposobu używania pojazdu. Kierowca musi wcześniej otrzymać informację o zakresie i celu monitorowania.

Czy GPS może śledzić pracownika po godzinach pracy?
Pracodawca nie powinien stale zbierać danych o prywatnych przejazdach bez odrębnej podstawy. System można wyłączyć lub przełączyć w tryb prywatny.

Materiał reklamowy.