Spis treści
Kompensata faktury
W relacjach między firmami pieniądz nie zawsze faktycznie krąży. Czasem obie strony mają wobec siebie faktury – jedne do zapłaty, drugie do odebrania. I wtedy pojawia się pojęcie kompensaty. Dla jednych to wygodne uproszczenie, dla innych niejasny skrót myślowy, który budzi więcej pytań niż odpowiedzi. Czy da się „skasować” faktury bez przelewu? Kiedy wolno tak zrobić, a kiedy lepiej tego unikać? Właśnie temu przyglądamy się poniżej.
Kompensata faktury – najważniejsze informacje
- Kompensata faktury polega na wzajemnym potrąceniu należności bez wykonywania przelewu.
- Do kompensaty mogą trafić tylko wzajemne i wymagalne zobowiązania.
- Faktury nie muszą mieć tej samej kwoty - rozlicza się różnicę.
- Kompensata nie usuwa faktur z obiegu - zmienia jedynie sposób rozliczenia.
- Dokument kompensaty powinien zawierać strony, numery faktur, kwoty i datę potrącenia.
- Błędy w kompensacie mogą prowadzić do korekt, sporów lub odsetek.
Czym jest kompensata faktury i kiedy faktycznie ma sens?
Kompensata faktury polega na wzajemnym rozliczeniu należności i zobowiązań bez fizycznego przepływu pieniędzy. Dwie strony są jednocześnie dłużnikiem i wierzycielem – zamiast wykonywać dwa przelewy, dochodzi do potrącenia kwot. Prościej? W wielu przypadkach tak. Ale tylko wtedy, gdy spełnione są konkretne warunki.
Najważniejszy punkt to wzajemność zobowiązań. Obie strony muszą mieć wobec siebie roszczenia pieniężne. Ty wystawiłeś fakturę kontrahentowi, a on Tobie. Kwoty nie muszą być równe. Jeśli jedna faktura opiewa na 5 000 zł, a druga na 3 000 zł, możliwe jest potrącenie i pozostaje różnica do zapłaty – w tym przykładzie 2 000 zł.
Kolejna kwestia to wymagalność. Faktury powinny być już „do zapłaty”, czyli po terminie albo z terminem, który właśnie nadszedł. Kompensowanie zobowiązań z długim terminem zapłaty bywa ryzykowne i łatwe do podważenia. W praktyce księgowej to częsty punkt zapalny.
Dlaczego to bywa podważane? Bo do momentu, gdy termin płatności jeszcze nie minął, zobowiązanie formalnie „nie istnieje” jako dług. Jest faktura i kwota, ale nie ma jeszcze obowiązku zapłaty. A potrącenie opiera się właśnie na tym, że obie strony mają wobec siebie realne, aktualne należności.
Jeśli jedna faktura jest już do zapłaty, a druga ma termin za 30 czy 60 dni, sytuacja przestaje być symetryczna. Jedna strona może domagać się pieniędzy natychmiast, druga ma pełne prawo powiedzieć: „jeszcze nie teraz”. W takim układzie kompensata działa tylko pozornie. Na papierze wszystko się zgadza, ale prawnie pojawia się luka.
W praktyce księgowej to moment, w którym najczęściej pojawiają się zastrzeżenia. Przy kontroli albo przy sporze między firmami łatwo wykazać, że potrącono zobowiązanie, które nie było jeszcze wymagalne. A wtedy całe rozliczenie można zakwestionować – wraz z datami, saldem i ewentualnymi odsetkami.
Da się tego uniknąć. Jeśli strony wcześniej uzgodnią w umowie możliwość kompensowania należności z różnymi terminami płatności, sytuacja jest klarowna. Bez takiego zapisu lepiej trzymać się prostego założenia: kompensata dotyczy faktur, które są już „do zapłaty”. To najbezpieczniejsza opcja i najmniej problemów później.
Kiedy kompensata ma sens? Przede wszystkim przy stałej współpracy. Firmy, które regularnie wystawiają sobie faktury – np. za usługi, najem, dostawy – często korzystają z tej formy rozliczeń. Mniej przelewów, operacji bankowych i zamieszania.
Są też sytuacje, w których kompensata bywa ratunkiem przy problemach z płynnością. Zamiast czekać na wpływ i jednocześnie martwić się o własne zobowiązania, strony „czyszczą” saldo między sobą. Formalnie wszystko się zgadza. Oczywiście pod warunkiem, że dokumentacja jest poprawna.
Nie zawsze jednak to dobre rozwiązanie. Gdy jedna ze stron kwestionuje fakturę, gdy pojawia się spór co do wykonania usługi albo gdy należność jest przedmiotem cesji – kompensata przestaje być bezpieczna. W takich przypadkach lepiej wstrzymać się i rozliczyć sprawę przelewem.
W skrócie: kompensata faktury ma sens tam, gdzie relacja jest jasna, dokumenty nie budzą wątpliwości, a obie strony wiedzą, co i z czego potrącają.
Kompensata należności i zobowiązań – przykład rozliczenia
Najłatwiej zrozumieć kompensatę na liczbach i księgowego żargonu.
Załóżmy prostą sytuację.
Twoja firma wykonała usługę dla kontrahenta i wystawiła fakturę na 6 150 zł brutto. Termin płatności minął. Jednocześnie ten sam kontrahent obciążył Ciebie fakturą za inne świadczenie - 4 920 zł brutto, również po terminie. Dwie faktury. Dwie strony. Te same podmioty.
Co można zrobić?
Zamiast wykonywać dwa przelewy w przeciwnych kierunkach, strony uzgadniają potrącenie. Kwoty są odejmowane od siebie. W tym przypadku:
- 6 150 zł minus 4 920 zł
- Do zapłaty pozostaje 1 230 zł
Ta kwota jest już jedyną płatnością. Reszta zostaje rozliczona „na papierze”.
Istotne jest to, że obie faktury nadal istnieją. Nie znikają i nie są anulowane. Zmienia się jedynie sposób ich rozliczenia. W dokumentach pojawia się informacja o kompensacie, a saldo między stronami zostaje wyrównane do zera lub do różnicy. Jak wygląda to formalnie? Najczęściej w formie oświadczenia o kompensacie albo noty kompensacyjnej. Dokument zawiera dane obu stron, numery faktur, kwoty i datę potrącenia. Nie musi być długi.
W praktyce spotyka się dwa warianty:
- Jedna strona wysyła oświadczenie o potrąceniu, a druga je akceptuje.
- Obie strony podpisują wspólny dokument kompensaty.
W relacjach biznesowych numer dwa bywa po prostu wygodniejszy. A co z VAT-em? Tu często pojawia się niepewność. Sam fakt kompensaty nie zmienia zasad rozliczania podatku. VAT wykazuje się normalnie, zgodnie z datą powstania obowiązku podatkowego. Urząd skarbowy interesuje faktura, nie przelew.
Kompensaty bardzo często stosują firmy, które rozliczają się cyklicznie - np. co miesiąc. Z czasem staje się to rutyną. Jedno zbiorcze potrącenie zamiast kilku płatności. Oczywiście pod warunkiem, że wszystko jest policzone poprawnie. Jeden błąd w kwocie albo numerze faktury potrafi później wrócić w najmniej oczekiwanym momencie.
Wzór kompensaty faktury – co musi się w nim znaleźć
Dokument kompensaty nie musi być skomplikowany. Nie potrzebuje rozbudowanych formułek ani prawniczego stylu. Ważne jest co innego – żeby po jego przeczytaniu nie było żadnych wątpliwości, co, z czym i na jaką kwotę zostało rozliczone.
Podstawą jest identyfikacja stron. Pełna nazwa firm, adresy, NIP-y. Jeśli dokument trafi do księgowości albo do kontroli, ma być jasne, kogo dotyczy potrącenie.
Dalej pojawiają się konkretne faktury. Numery, daty wystawienia, kwoty brutto. To bardzo istotne. Ogólne sformułowania typu „rozliczamy wzajemne należności” zostawiają za dużo miejsca na interpretację. A im mniej interpretacji, tym lepiej.
Kolejny element to wysokość potrącenia. Trzeba wskazać dokładną kwotę, która podlega kompensacie. Jeśli faktury nie są równe, dokument powinien jasno pokazywać różnicę i wskazywać, która strona oraz w jakiej wysokości pozostaje zobowiązana do zapłaty.
Nie może zabraknąć daty kompensaty. To ona decyduje o momencie rozliczenia w księgach. Nie zawsze jest to dzień podpisania dokumentu. Czasem strony wskazują konkretną datę, np. koniec miesiąca rozliczeniowego. Ważne, żeby była określona wprost.
W praktyce w dokumencie pojawia się też krótka informacja, że strony dokonują wzajemnego potrącenia należności do określonej kwoty. Jedno zdanie wystarczy.
Na końcu – podpisy. Przy kompensacie dwustronnej obie strony potwierdzają rozliczenie. Przy jednostronnej wystarczy oświadczenie jednej strony, ale w relacjach biznesowych i tak często oczekuje się potwierdzenia mailowego albo podpisu drugiej strony.
Dla porządku warto pamiętać o jednej rzeczy: dokument kompensaty nie zastępuje faktury. Faktury nadal pozostają w obiegu. Kompensata tylko zmienia sposób ich rozliczenia. W księgach pojawia się zapis o potrąceniu, ale same dokumenty sprzedaży i zakupu zostają bez zmian.
W codziennej pracy wielu firm taki wzór krąży latami. Jest prosty, sprawdzony, bez udziwnień.
Przykład wypełnionego wzoru kompensaty
My, niżej podpisani:
ABC Solutions Sp. z o.o.
ul. Przemysłowa 582, 00-950 Warszawa
NIP: 5250001111
oraz
Delta Trade Sp. z o.o.
ul. Handlowa 748, 40-120 Katowice
NIP: 6342223334
oświadczamy, że na podstawie wzajemnych należności dokonujemy kompensaty wierzytelności w następującym zakresie:
Wierzytelność ABC Solutions Sp. z o.o. wobec Delta Trade Sp. z o.o. wynikająca z faktury:
- Numer faktury: FV/03/12/2025
- Data wystawienia: 2 grudnia 2025 r.
- Kwota brutto: 6 150,00 zł
Wierzytelność Delta Trade Sp. z o.o. wobec ABC Solutions Sp. z o.o. wynikająca z faktury:
- Numer faktury: DT/01/12/2025
- Data wystawienia: 1 grudnia 2025 r.
- Kwota brutto: 4 920,00 zł
Strony zgodnie oświadczają, że dokonują wzajemnego potrącenia wierzytelności do kwoty 4 920,00 zł.
Po dokonaniu kompensaty do zapłaty pozostaje kwota 1 230,00 zł, należna ABC Solutions Sp. z o.o. od Delta Trade Sp. z o.o.
Kompensata następuje z dniem 23 grudnia 2025 r.
Niniejsze oświadczenie sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Podpisy stron:
………………………………………
ABC Solutions Sp. z o.o.
………………………………………
Delta Trade Sp. z o.o.
Najczęstsze błędy przy kompensacie faktur i ich konsekwencje
Kompensata faktur wygląda prosto. I właśnie dlatego tak często pojawiają się błędy. Nie wynikają z kombinowania, raczej z pośpiechu albo z założenia, że „jakoś to będzie”. A potem wracają. Czasem po miesiącu, czasem po roku.
Pierwszy problem to kompensowanie faktur niewymagalnych. Czyli takich, których termin płatności jeszcze nie nadszedł. Na papierze wszystko się zgadza, kwoty się zerują, ale formalnie jedna ze stron nie miała obowiązku zapłaty. W razie sporu druga strona może taką kompensatę podważyć. I nagle saldo wraca, wraz z pytaniami o odsetki.
Drugi błąd to nieprecyzyjne wskazanie faktur. Brak numeru, daty, ogólne sformułowania typu „faktury za luty”. Dla księgowości to sygnał ostrzegawczy. Dla kontroli – punkt zaczepienia. Jeśli nie da się jednoznacznie ustalić, co zostało potrącone, dokument traci wartość dowodową.
Często spotyka się też brak daty kompensaty. Niby drobiazg, a ma znaczenie. To właśnie ta data decyduje, w którym okresie rozliczeniowym operacja powinna trafić do ksiąg. Bez niej łatwo o rozjazd między dokumentami a ewidencją.
Kolejna sprawa to brak akceptacji drugiej strony. Przy jednostronnym potrąceniu prawo dopuszcza takie działanie, ale w praktyce biznesowej brak potwierdzenia bywa źródłem konfliktów. Wystarczy zmiana osoby po drugiej stronie albo audyt wewnętrzny i zaczynają się pytania: kto, kiedy i na jakiej podstawie to zatwierdził.
Zdarza się też mieszanie kompensaty z innymi formami rozliczeń. Na przykład częściowa kompensata, częściowa zapłata, ale bez jasnego rozpisania kwot. W efekcie trudno ustalić, co faktycznie zostało uregulowane, a co nie. A to prosta droga do nieporozumień.
Konsekwencje? Najczęściej korekty. Czasem cofanie zapisów. Bywa, że pojawiają się spory między firmami, bo jedna strona uznaje rozliczenie, a druga już nie. W skrajnych przypadkach dochodzą odsetki albo konieczność ponownego „odkręcania” rozrachunków.
Dlatego przy kompensacie warto zachować jasny dokument, konkretne faktury, wymagalne należności. Tyle wystarczy, żeby zamiast ułatwienia nie powstał problem, który będzie się ciągnął znacznie dłużej niż jeden przelew.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy kompensata faktury jest legalna?
Tak, pod warunkiem że obie strony mają wobec siebie wymagalne należności pieniężne.
Czy można skompensować faktury z różnymi terminami płatności?
Tak, ale tylko wtedy, gdy obie należności są już do zapłaty albo wynika to wprost z umowy.
Czy przy kompensacie trzeba zapłacić VAT?
Tak, VAT rozlicza się normalnie na podstawie faktury, niezależnie od potrącenia.
Czy kompensata wymaga podpisu obu stron?
Nie zawsze, ale w praktyce podpisy obu stron ograniczają ryzyko sporów.
Czy faktury po kompensacie trzeba księgować?
Tak, faktury pozostają w ewidencji, a kompensata jest osobnym zdarzeniem księgowym.
Czy kompensata może dotyczyć części kwoty faktury?
Tak, możliwa jest częściowa kompensata, a pozostała kwota podlega zapłacie.
Czy kompensatę można zakwestionować?
Tak, najczęściej wtedy, gdy dotyczy faktur niewymagalnych albo jest źle udokumentowana.
Dodaj komentarz