Co to jest outsourcing i jakie są jego rodzaje i usługi?

Szczegóły: Autor: Sebastian - Biznesator; Kategoria: Usługi

Spis treści

Outsourcing

W świecie, w którym wszystko dzieje się szybko, firmy coraz częściej szukają prostych sposobów, żeby działać sprawniej i taniej. Nie każdą rzecz da się (albo warto) robić samemu. I tu właśnie pojawia się outsourcing. Słyszy się o nim coraz częściej, ale nie każdy wie, co tak naprawdę oznacza.

Czy to tylko modne hasło z korporacji? A może realny sposób, by rozwijać firmę bez zatrudniania całych działów specjalistów? Odpowiedź leży gdzieś pośrodku... Outsourcing to strategia, która potrafi odciążyć przedsiębiorców i pozwala im skupić się na tym, co naprawdę ważne.

Outsourcing w skrócie

Outsourcing to przekazanie zadań firmie zewnętrznej, bez utraty kontroli nad kierunkiem i efektami.
Dwa główne modele: pełny i selektywny – w pełnym oddajesz cały obszar, w selektywnym tylko wybrane zadania.
Popularne dziedziny: IT, księgowość i finanse, HR i kadry, marketing, produkcja i logistyka, obsługa klienta, prawo i administracja.
W Polsce outsourcing jest standardem w MŚP, często w formule B2B; po 2020 r. przyspieszył dzięki pracy zdalnej.
Różnica względem podwykonawstwa: outsourcing to stała, strategiczna współpraca; podwykonawstwo to jednorazowe, operacyjne zlecenie.
Globalnie rynek rośnie, a Polska (Kraków, Wrocław, Warszawa) należy do czołowych lokalizacji usług dla biznesu w Europie.

Co to jest outsourcing?

Najprościej mówiąc, outsourcing to przekazanie części obowiązków komuś z zewnątrz. Zamiast próbować robić wszystko samemu, oddajesz zadania firmie, która zna się na rzeczy. Zazwyczaj robi to szybciej, taniej i po prostu lepiej.

To trochę jak powiedzieć: "Ty masz w tym doświadczenie, więc zrób to za mnie".

Zakres takich usług może być bardzo różny – od sprzątania biura, przez księgowość, po IT czy marketing. Dzięki temu nie trzeba tworzyć nowych działów ani zatrudniać specjalistów na stałe. Pomoc można wziąć wtedy, gdy naprawdę jest potrzebna. Wbrew pozorom outsourcing nie oznacza utraty kontroli. To raczej współpraca, w której zlecasz zadania, ale nadal decydujesz o kierunku działań i efektach. Dla wielu firm to dziś sposób na rozwój – daje więcej luzu i pozwala skupić się na tym, co najważniejsze.

Co ciekawe, nie jest to żaden nowy pomysł. Już w latach 80. amerykańskie korporacje zaczęły przekazywać obsługę informatyczną wyspecjalizowanym firmom. Teraz outsourcing wykorzystują prawie wszyscy – od jednoosobowych działalności po globalne koncerny.

Dla jednej firmy to metoda na obniżenie kosztów, dla innej – szansa na dostęp do wiedzy i technologii, których nie opłaca się budować samemu.

Outsourcing po polsku

W Polsce przez długi czas outsourcing był postrzegany jako coś typowo „zachodniego”. Kojarzył się z dużymi firmami, korporacjami i prezentacjami, gdzie padały modne angielskie słowa. Dziś to po prostu codzienność. Co ciekawe, wielu przedsiębiorców nawet nie zdaje sobie sprawy, że korzysta z outsourcingu. Zlecają komuś prowadzenie księgowości? Albo opiekę nad stroną internetową? No właśnie – to już outsourcing.

Po polsku można by to określić po prostu jako zlecanie zadań na zewnątrz. Zamiast zatrudniać pracownika, podpisujesz umowę z kimś, kto zrobi to za Ciebie. Nie płacisz składek, nie szukasz biura, nie myślisz o urlopach czy zwolnieniach. Prościej się nie da.

To rozwiązanie, które szczególnie dobrze działa wśród małych i średnich firm. Pozwala działać profesjonalnie nawet wtedy, gdy budżet nie jest duży. Przykład z życia? Właściciel sklepu internetowego nie potrzebuje etatowego informatyka. Raz w miesiącu zleca przegląd strony specjaliście i temat z głowy.

W polskich realiach outsourcing przyjął się najlepiej w kilku branżach:

Księgowość – tysiące firm korzystają z biur rachunkowych zamiast zatrudniać księgowych.
IT – obsługa sprzętu, systemów i bezpieczeństwa danych trafia do firm zewnętrznych.
Marketing – agencje prowadzą reklamy, social media, pozycjonowanie.
Kadry i płace – rozliczenia, dokumenty i listy płac często prowadzą firmy doradcze lub HR-owe.

Po 2020 roku popularność outsourcingu w Polsce mocno wzrosła. Pandemia udowodniła, że praca zdalna i usługi online działają znakomicie. Wiele firm po prostu zrozumiało, że nie trzeba mieć wszystkiego „na miejscu”, żeby działać skutecznie. Co ważne, prawo w Polsce nie utrudnia korzystania z outsourcingu. Większość umów opiera się na współpracy B2B, a rynek usług jest ogromny. Mamy freelancerów, małe agencje i duże centra usług wspólnych – każdy znajdzie coś dla siebie.

Polskie firmy coraz częściej zlecają zadania również za granicę. Ale – co ciekawe – jeszcze częściej to zagraniczne korporacje powierzają pracę polskim specjalistom, szczególnie w branży IT i finansach. Polska stała się jednym z liderów outsourcingu w Europie, i nic nie wskazuje, żeby ten trend miał się odwrócić.

Rodzaje outsourcingu – od pełnego po selektywny

Nie każdy outsourcing wygląda tak samo. To bardzo szerokie pojęcie, pod które można podpiąć różne formy współpracy. Jedna firma oddaje na zewnątrz tylko drobne zadania, inna przekazuje całe działy. Właśnie dlatego warto wiedzieć, że istnieje kilka rodzajów outsourcingu – różnią się zakresem, sposobem działania i tym, jak blisko współpracujesz z wykonawcą.

Najczęściej mówi się o dwóch głównych modelach: pełnym i selektywnym.

W tym pierwszym, czyli pełnym outsourcingu, firma oddaje całą część swojej działalności zewnętrznemu partnerowi. Przykład z życia: biuro rachunkowe, które prowadzi całą księgowość – od faktur, przez rozliczenia, aż po sprawozdania finansowe. W takim układzie przedsiębiorca nie potrzebuje własnego działu księgowości. Ma jedynie kontakt z opiekunem z zewnątrz, który wszystkim się zajmuje.

To duża wygoda, ale też kwestia zaufania. Trzeba mieć pewność, że wykonawca działa rzetelnie, bo przejmuje cały obszar firmy. Z drugiej strony – takie rozwiązanie daje ogromne odciążenie. Nie trzeba rekrutować, szkolić, pilnować terminów. Wszystko spada na barki partnera, który się w tym specjalizuje.

Outsourcing selektywny to z kolei przekazanie tylko części obowiązków. Przykład? Twoja firma ma dział IT, ale zlecasz innej firmie tworzenie kopii zapasowych albo aktualizację systemów. Albo dział marketingu, który korzysta z pomocy zewnętrznego grafika czy copywritera. To sposób na odciążenie zespołu i oszczędność czasu, bez rezygnowania z pełnej kontroli.

Poza tym można też wyróżnić outsourcing według lokalizacji partnera:

Outsourcing krajowy (onshore) – współpraca z firmą z tego samego kraju, co ułatwia kontakt i znajomość prawa.
Nearshoring – zlecenie zadań firmie z kraju sąsiedniego, np. polska firma współpracuje z czeskim centrum IT.
Offshoring – przekazanie zadań do odległych krajów, często tańszych, jak Indie czy Filipiny. To popularne rozwiązanie w branży technologicznej.

Niektórzy eksperci wyróżniają też co-sourcing, czyli formę pośrednią. W tym modelu firma zewnętrzna nie przejmuje pełnej odpowiedzialności, ale pracuje razem z zespołem klienta. Działa jak „ramię pomocnicze” – np. gdy brakuje rąk do pracy przy dużym projekcie.

Każdy z tych modeli ma swoje plusy i minusy. Outsourcing pełny daje największe odciążenie, ale oznacza większe uzależnienie od partnera. Z kolei selektywny daje większą kontrolę, choć wymaga aktywnego udziału firmy w koordynacji działań. Dobrze dobrany model outsourcingu potrafi jednak naprawdę zmienić sposób, w jaki działa przedsiębiorstwo. Pomaga lepiej zarządzać zasobami, a jednocześnie pozwala koncentrować się na tym, co najważniejsze – na rozwoju i kliencie.

Najpopularniejsze usługi outsourcingowe na świecie

Outsourcing to dziś coś zupełnie normalnego. W zasadzie każda większa firma z czegoś takiego korzysta. Małe też – bo czasem zwyczajnie nie ma sensu zatrudniać kogoś na etat, jeśli da się to samo zlecić komuś z zewnątrz.

Niektóre branże właściwie na tym stoją. IT to przykład najbardziej oczywisty, ale nie jedyny.

Outsourcing IT
Tu wszystko dzieje się szybko. Firmy zlecają utrzymanie systemów, aplikacje, serwery, bezpieczeństwo danych. Dla wielu to sprawa przetrwania – jedna awaria i biznes staje. Dlatego rynek usług IT rośnie bez przerwy.

Księgowość i finanse
Drugie miejsce zajmuje księgowość. Przepisy zmieniają się tak często, że trudno za nimi nadążyć. Biura rachunkowe przejmują całe rozliczenia – faktury, VAT, raporty, wszystko. Duże firmy mają nawet swoje centra finansowe, które obsługują kilka spółek jednocześnie.

HR i kadry
Z ludźmi zawsze jest dużo papierów. Rekrutacje, umowy, rozliczenia czasu pracy… Nic dziwnego, że wiele firm woli to oddać komuś, kto zna przepisy na wylot. Dzięki temu dział HR może zajmować się ludźmi, a nie tylko dokumentami.

Marketing i reklama
Reklamy, grafiki, social media, SEO – wszystko da się zlecić agencji. I większość firm tak robi. Po co uczyć się kampanii od zera, skoro ktoś inny już to umie? Agencja robi szybciej, a efekty zwykle są lepsze.

Produkcja i logistyka
Tu outsourcing ma długą historię. Marki odzieżowe, elektroniczne czy motoryzacyjne od dawna zlecają produkcję innym. Skupiają się na projektach i sprzedaży. Logistyka działa podobnie – zewnętrzne firmy zajmują się magazynami, wysyłkami, transportem.

Obsługa klienta
Call center, czaty, helpdesk – to też outsourcing. Duże korporacje mają centra obsługi w różnych krajach. Polska, Indie, Filipiny – to główne miejsca, gdzie takie usługi działają 24 godziny na dobę, w kilku językach.

Prawo i administracja
Coraz częściej firmy korzystają z pomocy kancelarii lub biur doradczych. Umowy, przetargi, ochrona danych – wszystko można zlecić. Małe firmy zyskują spokój i pewność, że wszystko jest zrobione jak trzeba.

Na świecie rynek outsourcingu ciągle rośnie. Szacuje się, że jego wartość przekroczyła już bilion dolarów rocznie. Najwięcej zleceń trafia do branży IT i finansów, ale marketing też szybko goni czołówkę. Polska ma tu mocną pozycję. Kraków, Wrocław i Warszawa to centra outsourcingowe na skalę europejską. Firmy z Niemiec, USA czy Francji coraz częściej powierzają zadania polskim specjalistom – głównie w IT i finansach.

Czym różni się outsourcing od zwykłego podwykonawstwa?

Wielu przedsiębiorców używa tych dwóch pojęć zamiennie, ale między outsourcingiem a podwykonawstwem istnieje wyraźna różnica. Oba polegają na współpracy z firmą zewnętrzną, jednak ich cel, charakter i sposób działania są inne.

Najprościej mówiąc – podwykonawstwo to jednorazowe zlecenie konkretnego zadania.

Outsourcing natomiast to stała współpraca, często długoterminowa, obejmująca całą sferę działalności, a nie tylko pojedynczy projekt.

Przykład z życia? Jeśli zlecasz agencji wykonanie jednej reklamy, to podwykonawstwo. Jednak jeśli ta sama agencja na stałe prowadzi Twoje media społecznościowe, planuje kampanie i analizuje wyniki – to już outsourcing.

Outsourcing ma charakter strategiczny, a podwykonawstwo operacyjny.

W outsourcingu firma zewnętrzna staje się częścią Twojego systemu – działa regularnie, zna Twój biznes, współtworzy procesy.
W podwykonawstwie wykonawca realizuje tylko określony etap pracy i po zakończeniu projektu znika z pola widzenia.

Kolejna różnica dotyczy odpowiedzialności. W outsourcingu to partner bierze na siebie dużą część obowiązków – np. dba o sprzęt, ludzi, terminy i raporty. W podwykonawstwie to Ty jesteś głównym wykonawcą, a inni pomagają Ci zrealizować zadanie.

Warto też zwrócić uwagę na sposób rozliczania.

Outsourcing zwykle ma formę stałej opłaty miesięcznej lub ryczałtu za obsługę danego obszaru (np. łączny koszt prowadzenia księgowości).
Podwykonawstwo to rozliczenie „za projekt” – faktura po wykonaniu konkretnego zlecenia.

Na pierwszy rzut oka może się wydawać, że różnica jest niewielka. W końcu i tu, i tu zlecasz coś komuś z zewnątrz. Jednak w praktyce to dwa zupełnie inne podejścia.

W outsourcingu firma zewnętrzna działa razem z Tobą. Doradza, podpowiada, szuka rozwiązań. Czasem wręcz staje się częścią Twojego zespołu. A podwykonawca? Ten po prostu robi to, co mu zlecisz. Otrzymuje zadanie, wykonuje, koniec historii.

Zdarza się, że zaczyna się właśnie od podwykonawstwa. Jedno zlecenie, potem kolejne… i nagle okazuje się, że współpraca działa. Wtedy naturalnie przechodzi w coś stałego – w outsourcing. Bywa też odwrotnie. Firma rezygnuje ze stałej obsługi, jeśli potrzebuje tylko jednorazowego wsparcia, np. przy kampanii reklamowej albo remoncie biura.

Podsumowując:

Podwykonawstwo to krótka współpraca przy konkretnym projekcie.
Outsourcing to stałe zlecenie obsługi określonego obszaru działalności.

Ta różnica jest istotna, bo decyduje o tym, jak zarządzasz firmą i jakie relacje budujesz z partnerami biznesowymi.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czym jest outsourcing?
To zlecanie części obowiązków firmie zewnętrznej przy zachowaniu decyzji co do kierunku działań i efektów.

Czym różni się outsourcing od podwykonawstwa?
Outsourcing to stała współpraca obejmująca obszar działalności, a podwykonawstwo to jednorazowe wykonanie konkretnego zadania.

Jakie są główne rodzaje outsourcingu?
Pełny – oddanie całego obszaru; selektywny – przekazanie wybranych zadań.

Jakie usługi najczęściej się zleca?
IT, księgowość i finanse, HR i kadry, marketing, produkcja i logistyka, obsługa klienta, prawo i administracja.

Czy outsourcing oznacza utratę kontroli?
Nie. Zlecasz realizację, ale nadal podejmujesz decyzje i rozliczasz rezultaty.

Czy outsourcing opłaca się małym firmom?
Tak. Pozwala działać profesjonalnie bez budowania działów i stałych etatów.

Dlaczego w Polsce outsourcing zyskał na popularności po 2020 r.?
Praca zdalna i usługi online pokazały, że wiele procesów działa skutecznie bez „bycia na miejscu”.

Jak rozlicza się outsourcing vs podwykonawstwo?
Outsourcing zwykle w ryczałcie lub stałej opłacie, a podwykonawstwo „za projekt”.

Źródła

^{https://businessinmalopolska.pl/uploads/pdf/publication/business-services-sector-in-poland-2024.pdf}
^{https://en.wikipedia.org/wiki/Business_process_outsourcing}

Masz ochotę na więcej? Zobacz, co jeszcze dla Ciebie przygotowaliśmy: