Cycle time – co to znaczy plus przykłady

Słów kilka o cycle time

 

W wielu firmach – od fabryk po małe zespoły projektowe – pojawia się pojęcie cycle time. Na pierwszy rzut oka wygląda jak kolejny angielski termin z zarządzania procesami. Co to jest? W skrócie, to czas potrzebny na wykonanie jednego zadania, produktu albo usługi. Od momentu rozpoczęcia pracy do jej zakończenia. Wbrew pozorom ten wskaźnik potrafi sporo powiedzieć o wydajności zespołu, tempie produkcji czy organizacji pracy. Bywa też całkiem użyteczny, bo pozwala zobaczyć, gdzie proces zaczyna się rozciągać bardziej niż powinien.

 

Najważniejsze informacje w skrócie

• Cycle time oznacza czas wykonania jednej jednostki pracy - produktu, zadania lub usługi.
• W produkcji może wynosić np. 30–60 sekund na jedną sztukę na linii montażowej.
• W pracy projektowej cycle time zadania może wynosić np. 2 dni robocze od rozpoczęcia do zakończenia pracy.
• W usługach czas realizacji bywa różny - np. 20 minut strzyżenia lub 1 godzina naprawy samochodu.
• Cycle time = całkowity czas pracy / liczba wykonanych jednostek w danym okresie.
• W analizie procesów porównuje się go często z takt time i lead time, aby ocenić tempo pracy.
• Nawet kilka sekund różnicy w procesie powtarzanym setki razy dziennie może znacząco wpłynąć na wydajność.

 

Cycle time – co to jest?

Najprościej mówiąc, cycle time to czas potrzebny na wykonanie jednej jednostki pracy. Jednego produktu, zadania czy usługi. Moment startu pracy i chwila jej zakończenia – właśnie między tymi punktami mierzy się ten wskaźnik.

W rzeczywistości jest to dość intuicyjne. Wyobraź sobie linię produkcyjną w fabryce. Maszyna zaczyna obrabiać metalowy element. Po 45 sekundach gotowa część trafia na taśmę. Te 45 sekund to cycle time dla jednej sztuki. Ale nie tylko produkcja korzysta z tego pojęcia. W projektach IT albo w pracy biurowej wygląda to podobnie, tylko zamiast części mamy zadania.

Przykład z życia zespołu projektowego: programista zaczyna pracę nad poprawką w systemie w poniedziałek rano. Kod jest gotowy i wdrożony w środę po południu. Cały czas wykonania tej pracy można potraktować jako cycle time zadania. Właśnie dlatego ten wskaźnik jest tak uniwersalny. Pasuje do wielu typów pracy – produkcji, usług, projektów czy logistyki.

Co ciekawe, czasem niewielka różnica w cycle time potrafi wiele powiedzieć o procesie. Jeśli wykonanie produktu zajmowało wcześniej 40 sekund, a nagle trwa 55, coś w systemie zaczyna zwalniać.

Może to być drobiazg:

• Maszyna potrzebuje częstszych regulacji.
• Pracownicy czekają na materiał.
• Zadania trafiają do kilku osób naraz i tworzy się kolejka.

I właśnie tutaj pojawia się największa wartość mierzenia tego wskaźnika. Cycle time pozwala zauważyć moment, w którym proces zaczyna się wydłużać. Czasem minimalnie, a czasem wyraźnie. A gdy widać zmianę, łatwiej znaleźć przyczynę. I poprawić sposób pracy.

 

Jak obliczyć cycle time i jakie dane są potrzebne?

Samo obliczenie cycle time nie wymaga dużej ilości danych. W wielu przypadkach wystarczy prosty pomiar czasu oraz informacja, ile jednostek pracy zostało wykonanych w danym okresie. Najczęściej stosowana metoda jest bardzo prosta. Bierze się całkowity czas pracy i dzieli przez liczbę wykonanych elementów lub zadań.

W zapisie wygląda to tak:

• cycle time = całkowity czas pracy / liczba wykonanych jednostek

Ten wzór potrafi sporo powiedzieć o tempie procesu. Wyobraź sobie linię produkcyjną, która pracuje przez 6 godzin. W tym czasie powstaje 360 produktów. Po przeliczeniu wychodzi, że średni cycle time wynosi jedną minutę na produkt. Oczywiście w rzeczywistych procesach wszystko rzadko działa tak idealnie. Jedna sztuka powstaje w 50 sekund, inna w 70. Czasami pojawiają się krótkie przerwy – regulacja maszyny, zmiana narzędzia, uzupełnienie materiału.

Dlatego przy liczeniu cycle time warto uwzględnić kilka podstawowych danych:

• Moment rozpoczęcia pracy nad zadaniem lub produktem.
• Moment zakończenia tej pracy.
• Liczbę wykonanych jednostek w danym czasie.
• Ewentualne przerwy techniczne lub organizacyjne.

W projektach i pracy biurowej wygląda to bardzo podobnie. Zadanie trafia do realizacji w określonym momencie, a po pewnym czasie zostaje zakończone. Systemy zarządzania projektami – np. Jira czy Asana – często zapisują te daty automatycznie. Dzięki temu cycle time można policzyć właściwie bez dodatkowego wysiłku.

Czasem robi się też bardziej szczegółowe analizy. Przykładowo mierzy się cycle time dla poszczególnych etapów pracy. Wtedy łatwiej zauważyć, gdzie proces zaczyna się wydłużać. Może projekt czeka zbyt długo na akceptację, a może zadania trafiają do realizacji w dużych pakietach.

Kilka takich obserwacji potrafi zmienić sposób organizacji pracy całego zespołu.

 

Cycle time w produkcji – przykłady z fabryki i linii montażowej

W środowisku produkcyjnym cycle time jest jednym z najbardziej istotnych wskaźników. Powód jest prosty – procesy powtarzają się tam setki albo tysiące razy dziennie. Każdy dodatkowy moment, nawet kilka sekund, zaczyna mieć znaczenie.

Wyobraź sobie linię montażową produkującą obudowy do urządzeń elektronicznych. Operator wkłada element do maszyny, uruchamia cykl obróbki, a po chwili gotowa część trafia na taśmę odbiorczą. Całość trwa 30 sekund. W takim przypadku cycle time produkcji jednej sztuki wynosi właśnie pół minuty. Niby niewiele. Jednak jeśli linia pracuje przez osiem godzin, daje to ogromną liczbę powtórzeń. Właśnie dlatego firmy tak dokładnie obserwują ten parametr.

Weźmy inny przykład – fabrykę rowerów. Na linii montażowej każdy pracownik odpowiada za inny fragment pracy. Jeden montuje koła, kolejny instalację hamulców, ktoś inny siodełko. Jeśli jeden etap trwa dłużej niż pozostałe, zaczyna tworzyć się mały korek produkcyjny. Rowery czekają na kolejny etap montażu, a cały proces zwalnia. W takiej sytuacji analiza cycle time poszczególnych stanowisk pozwala zobaczyć, gdzie pojawia się wąskie gardło.

Czasem wystarczy drobna zmiana:

• Inne ustawienie stanowiska pracy.
• Lepsze rozmieszczenie narzędzi.
• Dodatkowy pracownik przy najbardziej obciążonym etapie.

I nagle czas wykonania jednej sztuki skraca się o kilka sekund. Na pierwszy rzut oka to drobiazg. Jednak przy produkcji kilku tysięcy produktów dziennie różnica robi się naprawdę zauważalna. Dlatego właśnie w wielu fabrykach cycle time jest stale monitorowany. Operatorzy, inżynierowie procesu i kierownicy produkcji regularnie sprawdzają, czy czas wykonania produktu utrzymuje się na zakładanym poziomie.

A gdy zaczyna się wydłużać – to zwykle pierwszy sygnał, że w procesie pojawiło się coś, co warto przeanalizować.

 

Cycle time w pracy biurowej i projektach – przykłady

Choć cycle time często kojarzy się z produkcją, w pracy biurowej ten wskaźnik także ma sporo sensu. Różnica polega tylko na tym, że zamiast produktów mierzy się czas wykonania zadań. W wielu zespołach projektowych moment startu pracy jest bardzo łatwy do uchwycenia. Zadanie trafia do realizacji w systemie projektowym – np. w tablicy Kanban. Od tej chwili zaczyna się liczyć cycle time.

Załóżmy prostą sytuację. Specjalista marketingu otrzymuje zadanie przygotowania artykułu na bloga. Temat trafia do realizacji w poniedziałek rano. Tekst jest gotowy w środę po południu. W takim przypadku cycle time zadania wynosi około dwóch dni roboczych.

To proste mierzenie czasu pozwala zobaczyć coś bardzo ciekawego – jak naprawdę wygląda tempo pracy zespołu. Czasami okazuje się, że zadania technicznie zajmują kilka godzin, ale w systemie wiszą przez kilka dni.

Skąd bierze się ta różnica? Z różnych drobiazgów:

• Zadanie czeka na akceptację przełożonego.
• Brakuje materiałów lub danych.
• Ktoś ma kilka projektów jednocześnie i odkłada temat na później.

W zespołach IT cycle time analizuje się szczególnie często. Programiści pracują nad zadaniami zapisanymi w backlogu. Każde z nich przechodzi kilka etapów – planowanie, implementację, testy, wdrożenie. Jeżeli analiza pokazuje, że czas realizacji zadań nagle się wydłuża, zespół zaczyna szukać przyczyny. Może testy zajmują więcej czasu niż wcześniej, a może zadania są zbyt duże i wymagają podziału na mniejsze części.

Ciekawy przykład można znaleźć także w działach obsługi klienta. Gdy zgłoszenie trafia do systemu helpdesk, zaczyna się liczyć cycle time obsługi zgłoszenia. Od momentu przyjęcia problemu aż do jego rozwiązania. Dzięki temu łatwo zobaczyć, ile czasu realnie zajmuje obsługa spraw klientów. A to już bardzo ważna informacja przy planowaniu pracy zespołu.

 

Cycle time w usługach – przykłady

W sektorze usług cycle time też da się zmierzyć, choć na pierwszy rzut oka wszystko wygląda mniej „mechanicznie” niż w produkcji. Nie ma taśmy montażowej ani maszyny, która wykonuje identyczny ruch setki razy dziennie. Jest za to klient, zlecenie i czas potrzebny na jego obsługę.

I właśnie ten czas staje się tutaj cycle time usługi.

Dobrym przykładem jest warsztat samochodowy. Klient przyjeżdża na wymianę klocków hamulcowych. Mechanik zaczyna pracę o 10:00, a samochód jest gotowy do odbioru o 11:00. W takim przypadku cycle time wykonania usługi wynosi jedną godzinę.

Podobnie działa to w gastronomii. W restauracji moment przyjęcia zamówienia rozpoczyna proces realizacji. Kuchnia przygotowuje danie, kelner je podaje – i w ten sposób można określić czas wykonania jednej usługi. Jeśli średni czas przygotowania dania wynosi 15 minut, to właśnie tyle wynosi cycle time w kuchni.

W wielu branżach usługowych analiza tego czasu pomaga lepiej zorganizować pracę zespołu. Weźmy salon fryzjerski. Strzyżenie męskie trwa średnio 20 minut, a koloryzacja włosów nawet dwie godziny. Już sama obserwacja takich różnic daje sporo informacji o planowaniu grafiku.

Dobrym przykładem są także firmy kurierskie. Kurier odbiera paczkę od nadawcy i przekazuje ją do sortowni. Czas od przyjęcia przesyłki do jej dalszego przekazania to również pewna forma cycle time w procesie logistycznym.

W usługach ten wskaźnik pomaga odpowiedzieć na bardzo ważne pytanie. Ile czasu potrzeba, żeby obsłużyć jednego klienta albo jedno zlecenie. A gdy taki czas jest znany, łatwiej planować liczbę pracowników, grafik dnia i możliwości obsługi większej liczby klientów.

 

Jak skrócić cycle time – przykłady

Skracanie cycle time zwykle zaczyna się od jednej rzeczy – obserwacji procesu. Dopiero gdy widać, gdzie dokładnie pojawia się opóźnienie, można sensownie coś poprawić. Czasami problem leży w organizacji pracy, innym razem w narzędziach albo w samym sposobie podziału zadań.

W produkcji dobrym przykładem jest ustawienie stanowiska pracy. Wyobraź sobie operatora, który podczas montażu musi sięgać po narzędzia znajdujące się kilka kroków dalej. Każde podejście zajmuje kilka sekund. Niby drobiazg, ale po kilkuset powtórzeniach w ciągu dnia robi się z tego zauważalny czas. Po przeniesieniu narzędzi bliżej stanowiska cycle time operacji potrafi skrócić się nawet o kilka sekund.

Podobne sytuacje pojawiają się w pracy biurowej. Zadanie w projekcie często czeka na decyzję lub akceptację. Realna praca nad nim trwa godzinę, ale w systemie widnieje przez trzy dni. W takich przypadkach skrócenie cycle time zadania polega na uproszczeniu procesu decyzyjnego albo zmniejszeniu liczby etapów.

Firmy często stosują różne metody usprawniania pracy. Kilka przykładów pojawia się bardzo często:

• Podział dużych zadań na mniejsze części.
• Lepsze przygotowanie materiałów przed rozpoczęciem pracy.
• Automatyzacja powtarzalnych czynności.
• Usunięcie zbędnych etapów akceptacji.
• Lepsze rozmieszczenie narzędzi lub sprzętu.

Ciekawy przykład można znaleźć w magazynach logistycznych. Pracownicy kompletują zamówienia, przemieszczając się między półkami. Jeśli produkty są rozmieszczone losowo, droga do zebrania jednego zamówienia jest długa. Po przeorganizowaniu magazynu – tak aby najczęściej zamawiane produkty znajdowały się bliżej siebie. Cycle time kompletowania zamówienia potrafi wyraźnie się skrócić.

Właśnie takie drobne zmiany często przynoszą najlepsze rezultaty. Nie wymagają dużych inwestycji, a poprawiają tempo pracy całego procesu.

 

Cycle time a takt time a lead time

W analizie procesów często pojawiają się trzy podobne pojęcia: cycle time, takt time oraz lead time. Wszystkie dotyczą czasu, ale opisują trochę inne elementy pracy. Łatwo je pomylić, szczególnie gdy pojawiają się w jednym raporcie lub analizie procesu.

Zacznijmy od cycle time, którego opisywaliśmy powyżej, ale powtórzmy to ponownie. Cycle time to czas potrzebny na wykonanie jednej jednostki pracy – produktu, zadania albo usługi. Mierzy się go od momentu rozpoczęcia działania do chwili jego zakończenia. Jeśli maszyna produkuje jeden element w 40 sekund, to właśnie te 40 sekund stanowi cycle time produkcji.

Lead time obejmuje znacznie dłuższy fragment procesu. To całkowity czas od momentu złożenia zamówienia do chwili, gdy klient otrzyma gotowy produkt albo usługę.

Przykład z prostego procesu zamówienia:

• Klient zamawia produkt w poniedziałek.
• Firma rozpoczyna produkcję w środę.
• Produkt jest gotowy w czwartek.
• W piątek trafia do klienta.

W takiej sytuacji lead time obejmuje cały okres od poniedziałku do piątku. W środku tego czasu znajduje się także właściwy cycle time produkcji.

Trzecim pojęciem jest takt time. Ten wskaźnik określa tempo pracy potrzebne do zaspokojenia popytu klientów. Pokazuje, jak często powinien powstawać jeden produkt, aby nadążyć za zamówieniami. Jeżeli klienci kupują 480 produktów dziennie, a fabryka pracuje przez 8 godzin, łatwo obliczyć wymagany rytm produkcji. W takim przypadku jedna sztuka powinna powstawać mniej więcej co minutę.

Właśnie ten rytm określa takt time.

Te trzy wskaźniki uzupełniają się nawzajem:

• Cycle time pokazuje realny czas wykonania pracy.
• Takt time wskazuje tempo potrzebne do obsługi popytu.
• Lead time obejmuje cały czas oczekiwania klienta na rezultat.

Dzięki analizie tych trzech wartości można lepiej zrozumieć, jak działa proces. Czy produkcja nadąża za zamówieniami, gdzie pojawiają się opóźnienia i które etapy pracy zajmują najwięcej czasu. A czasami wystarczy jedno porównanie – cycle time z takt time – żeby zobaczyć, czy tempo produkcji jest wystarczające, czy proces zaczyna się powoli „rozjeżdżać”.

 

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Co oznacza cycle time?
Cycle time oznacza czas potrzebny na wykonanie jednej jednostki pracy, na przykład produktu, zadania lub usługi.

Jak obliczyć cycle time?
Cycle time oblicza się, dzieląc całkowity czas pracy przez liczbę wykonanych jednostek w danym okresie.

Czym różni się cycle time od lead time?
Cycle time obejmuje czas wykonania pracy, a lead time oznacza cały czas od złożenia zamówienia do otrzymania gotowego produktu.

Czym jest takt time w porównaniu do cycle time?
Takt time określa tempo produkcji potrzebne do zaspokojenia popytu klientów, natomiast cycle time pokazuje rzeczywisty czas wykonania produktu.

Czy cycle time można mierzyć w pracy biurowej?
Tak. W pracy projektowej cycle time oznacza czas od rozpoczęcia zadania do jego zakończenia.

Jak skrócić cycle time w procesie pracy?
Cycle time można skrócić przez lepszą organizację pracy, podział zadań na mniejsze części lub automatyzację powtarzalnych czynności.

Czy cycle time ma znaczenie w usługach?
Tak. W usługach cycle time określa czas obsługi jednego klienta lub realizacji pojedynczego zlecenia.