Co to jest metoda 5S – plus przykłady

Metoda 5S

 

Czasem wystarczy otworzyć szafkę albo biurko, żeby zobaczyć małą historię własnego dnia: tu dokument, tam kabel, a obok coś, co miało być odłożone na chwilę ... i zostało na tydzień. Metoda 5S powstała po to, by takie drobiazgi nie zamieniały się w chaos, który zabiera energię i spowalnia nawet najprostsze zadania. Co ciekawe, to narzędzie z przemysłu coraz częściej trafia do zwykłej codzienności.

 

Metoda 5S – najważniejsze informacje

• Metoda 5S opiera się na pięciu krokach: sortowanie, systematyka, sprzątanie, standaryzacja i samodyscyplina.
• W wielu firmach redukuje czas szukania narzędzi nawet o kilkadziesiąt minut tygodniowo.
• Wdrożenie 5S przyspiesza wdrażanie nowych pracowników dzięki jednolitym zasadom organizacji stanowiska.
• Największe korzyści pojawiają się w miejscach z powtarzalną pracą i dużą liczbą elementów do ogarnięcia.
• Wady 5S wynikają zwykle z braku konsekwencji albo zbyt sztywnego podejścia do kontroli.
• Metodę można stosować nie tylko w produkcji, ale też w biurze, domu i warsztacie.
• Przykłady pokazują, że największą zmianę daje codzienny nawyk odkładania rzeczy na swoje miejsce.

 

Metoda 5S – co to za metoda?

Porządek ma dziwną moc. Raz wprowadzony potrafi tak ułatwić codzienne działania, że człowiek nagle zaskakuje się, ile czasu tracił wcześniej. I właśnie z tej potrzeby narodziła się metoda 5S. To prosta, japońska koncepcja, która miała uporządkować stanowiska pracy, a z czasem zaczęła trafiać nawet do domów, garaży albo… szuflad z drobiazgami, których nikt nie chce dotykać. W skrócie: 5S to pięć kroków, które mają uporządkować otoczenie.

Metoda bierze swoją nazwę z pięciu japońskich słów – i to właśnie one nadają jej rytm:

Seiri – Sortowanie

Tu wszystko zaczyna się od bardzo szczerego pytania: co jest potrzebne, a co tylko leży i przeszkadza? W praktyce to trochę jak otwieranie starego kartonu, który stał w kącie biura od trzech lat: wiesz, że coś tam jest, ale prędzej trafisz na przeterminowaną instrukcję niż na coś przydatnego. Sortowanie wyciąga na światło dzienne te wszystkie odłożone “na później” rzeczy. To moment, w którym oddzielasz narzędzia pracy od zbędnych drobiazgów, dokumenty aktualne od archiwalnych, sprzęt działający od tego, który zabiera miejsce. Niektóre firmy stosują nawet specjalne etykiety, by od razu oznaczać, co zostaje, a co musi zniknąć.

Seiton – Systematyka

Skoro już wiadomo, co zostaje, trzeba to ułożyć tak, by miało sens. I żeby nie szukać rzeczy w nieskończoność. Zasada jest prosta: każda rzecz ma swoje miejsce, a to miejsce nie powinno być przypadkowe. Narzędzia najczęściej używane mają być najbliżej. Rzeczy archiwalne – dalej. W kuchni wygląda to podobnie: nikt nie trzyma garnków na górnej półce, bo przecież nikt nie chce wdrapywać się tam codziennie. Firmy często tworzą też wizualne oznaczenia, kontury narzędzi, opisy półek. Z boku wygląda to jak mały system drogowy, ale działa.

Seiso – Sprzątanie

Kolejny krok wydaje się banalny, lecz kryje w sobie coś więcej niż machnięcie ściereczką. Sprzątanie w 5S to nie tylko porządkowanie powierzchni, ale też przegląd stanu sprzętu. Czy coś przecieka? Czy śruby wymagają dokręcenia? Czy maszyna pracuje tak jak powinna? Regularne usuwanie brudu pozwala zauważyć rzeczy, które normalnie umykają w codziennym pośpiechu. To taki moment, kiedy człowiek zatrzymuje się, ogląda otoczenie i ocenia, co faktycznie działa.

Seiketsu – Standaryzacja

Porządek wprowadzony raz jest fajny, ale utrzymany stale daje lepsze efekty. Standaryzacja to tworzenie jasnych zasad, które mają sprawić, że efekt nie zniknie po tygodniu. To mogą być krótkie instrukcje, wytyczne na ścianie, zdjęcia idealnego stanowiska, prosty plan kontroli. Celem jest, by każdy mógł łatwo sprawdzić, jak powinno wyglądać miejsce pracy i co trzeba poprawić. Takie małe „przypominacze” – jakbyśmy sami do siebie wysyłali notatki.

Shitsuke – Samodyscyplina

To ostatni etap i pewnie najtrudniejszy. Porządek raz zrobiony jest przyjemny, ale porządek utrzymany wymaga nawyku. Samodyscyplina w 5S oznacza pewną konsekwencję: odkładanie rzeczy na miejsce, kontrolowanie stanu stanowiska, szybkie reagowanie na bałagan. W firmach często pojawiają się krótkie audyty albo wyznaczone osoby odpowiedzialne za utrzymanie standardów. W domu działa to trochę inaczej – zwykle wystarczy wewnętrzne „zrobię to od razu, nie jutro”. Łatwo powiedzieć, ale kto próbował, ten wie.

Tak w skrócie wygląda metoda 5S. Prosta, a jednak potrafi zmienić sposób działania całych zespołów. W kolejnej części przejdziemy do tego, co ludzie lubią najbardziej – czyli plusów i minusów. Bo jak każda koncepcja, ta też ma swoje jasne strony i takie, które bywają irytujące.

 

Wady i zalety metody 5S

Metoda 5S ma bardzo pozytywny odbiór, ale nie jest wolna od minusów. W praktyce różnie to wygląda: jedni ją chwalą, inni przewracają oczami, gdy tylko pojawia się hasło o kolejnych porządkach. I w sumie to naturalne. Porządek pomaga, ale potrafi też irytować, jeśli zostanie narzucony źle albo w niewłaściwym momencie.

Zalety są widoczne szybko, zwłaszcza tam, gdzie praca opiera się na powtarzalnych zadaniach. Najczęściej wymienia się kilka punktów:

• Lepsza organizacja pracy. Gdy wszystko ma swoje miejsce, człowiek przestaje tracić czas na szukanie. To niby drobiazg, ale zbiera się z tego cała godzina w tygodniu, a może i więcej.
• Czytelne procesy. Łatwiej zauważyć, co działa, a co warto poprawić. Przejrzystość potrafi odsłonić problemy, które wcześniej ginęły w bałaganie.
• Większe bezpieczeństwo. W miejscach produkcyjnych 5S pomaga unikać potknięć, zderzeń i błędów wynikających z nieporządku. Mniej kabli pod nogami, mniej narzędzi walających się po kątach.
• Szybsze wdrażanie nowych osób. Gdy stanowisko jest spójne i sensownie opisane, nowy pracownik nie musi zgadywać, gdzie co leży. To naprawdę odciąża.
• Wyższa jakość pracy. Porządek sprzyja skupieniu. Ludzie rzadziej przerywają zadania, bo czegoś szukają albo coś im przeszkadza.

A jednak metoda 5S ma też kilka wad, które warto otwarcie omówić. Nie są to rzeczy, które ją przekreślają, ale mogą działać na nerwy, gdy ktoś wdraża ją zbyt rygorystycznie.

• Wymaga konsekwencji. Bez tego cały system rozsypuje się jak domek z kart. A konsekwencja to coś, o co trzeba dbać codziennie. Nie każdy to lubi.
• Może być odbierana jako kontrola. Zwłaszcza jeśli firma wprowadza surowe check-listy i oceny. Ludzie czasem czują, że ktoś zagląda im przez ramię.
• Początkowe wdrożenie zabiera czas. Trzeba przejrzeć wyposażenie, wyrzucić zbędne rzeczy, ustawić wszystko od nowa. W dużych firmach to bywa męczące.
• Ryzyko przesady. Zdarza się, że ktoś skupia się na idealnym porządku bardziej niż na pracy. To taki paradoks: metoda ma pomagać, a czasem potrafi odciągać uwagę.

Nie zmienia to faktu, że bilans zazwyczaj wychodzi na plus. Ludzie, którzy przeszli przez pełne wdrożenie, często mówią, że 5S daje im większy spokój działania i taką przyjemną świadomość, że panują nad otoczeniem. A to, kto wie, może być ważniejsze niż sama lista zasad.

 

Metoda 5S – przykłady

Teoria jest wygodna, ale dopiero przykłady pokazują, jak metoda 5S działa w realnym świecie. I to nie tylko w fabrykach. Czasem wystarczy jeden poranek, by zauważyć, że po wdrożeniu tej koncepcji coś faktycznie zaczyna iść sprawniej. Zebrane poniżej sceny pochodzą z różnych miejsc – biur, domów, warsztatów i dobrze pokazują, że zasady 5S nie są sztywne. Raczej dają kierunek.

Przykład 1: Biurko, które przestało „żyć własnym życiem”

W pewnym dziale administracji ludzie narzekali, że co chwilę przerywają pracę. Raz ktoś czegoś potrzebował, a innym razem nie mógł znaleźć pieczątki. Innym ginęły zszywacze, który jak twierdzili miał własne nogi. Po wdrożeniu 5S zaczęto od dokładnego przeglądu szuflad i półek. Wyjęto wszystko na stół, a dopiero później ustalono, co faktycznie służy do pracy, a co znalazło się tam zupełnie przypadkiem.

Najciekawsze okazało się to, że połowę drobiazgów można było po prostu oddać lub wyrzucić. Gdy zostały tylko rzeczy naprawdę używane, dział stworzył małą mapę miejsc: pieczątki trafiły do jednej kasetki, materiały biurowe do drugiej, a dokumenty bieżące do jednego wspólnego segregatora. Po tygodniu ludzie zauważyli, że ich praca płynie płynniej. Te krótkie przerwy na poszukiwania właściwie zniknęły. To niby nic wielkiego, ale dało im poczucie, że wreszcie panują nad własnym dniem, a nie odwrotnie.

Przykład 2: Magazyn, w którym palety wreszcie „mówią”, gdzie powinny stać

W jednym z magazynów palety ustawiano tam, gdzie był akurat wolny metr podłogi. Efekt było ciągłe blokowanie przejść i szukanie towaru. Po wdrożeniu 5S każde miejsce zostało oznaczone farbą, a dodatkowo nad półkami pojawiły się etykiety z dużymi numerami. Palety zaczęły wracać tam, gdzie ich miejsce. Pracownicy szybko zauważyli, że zamiast szukać przez trzy minuty, znajdują w kilkanaście sekund. niby drobiazg, ale przy kilkuset ruchach dziennie to prawdziwa oszczędność czasu.

Przykład 3: Domowa kuchnia z zasadą „najbliżej tego, czego używam najczęściej”

Czy metoda 5S działa w domu? Owszem. Jedna z osób zastosowała ją w kuchni: najczęściej używane rzeczy ustawiła na dolnych półkach, rzadziej używane powędrowały wyżej. Z blatu zniknęło 70% rzeczy, bo zwyczajnie nie były potrzebne na co dzień. Po tygodniu powiedziała, że gotowanie idzie szybciej, bo jej ręka trafia od razu tam, gdzie powinna. I że pierwszy raz od dawna blat wygląda tak, jakby ktoś go naprawdę zaprojektował.

Przykład 4: Warsztat, w którym kontury narzędzi zmieniły wszystko

W warsztacie mechanika wiecznie ginęły klucze. Niby każdy odkładał je „gdzieś obok”, ale ten „obok” był za każdym razem inny. Po wdrożeniu 5S na ścianie pojawiły się tablice z narysowanymi konturami narzędzi. Jeśli klucz numer 13 znikał – było to od razu widać. Co ciekawe, mechanicy zaczęli rywalizować, kto utrzyma swoje stanowisko w lepszym stanie. Nikt ich do tego nie zmuszał, to po prostu zaczęło działać samo z siebie.

Przykład 5: Pracownia komputerowa, gdzie kable przestały być labiryntem

W pewnej szkole komputery były poplątane kablami tak mocno, że konserwatorzy żartowali, że sprzęt ma swoje korzenie. Po wdrożeniu 5S każdy komputer dostał swój mały zestaw: opisany kabel zasilający, opisany kabel sieciowy i jedną listwę, nie trzy. Na biurkach pojawiły się opaski zaciskowe, a pod stołami – oznaczenia, gdzie kończy się który przewód. Po kilku dniach uczniowie zgłaszali mniej problemów, bo zwyczajnie nic się nie rozłączało. Porządek nie tylko wyglądał lepiej, ale poprawił działanie całej pracowni.

Przykład 6: Firma usługowa, w której standaryzacja zdjęła ludziom ciężar z głowy

W jednym biurze każde stanowisko miało inne ustawienia, tj. inna kolejność dokumentów, inne foldery, różne kolory segregatorów. Podczas nieobecności pracownika dział pracował wolniej, bo nikt nie wiedział, gdzie co jest. Po wdrożeniu 5S ustalono jedną, wspólną strukturę. Zespoły nagle zaczęły pracować wymiennie. Ludzie nie musieli już prowadzić prywatnych „map skarbów”, a to odciążyło ich na tyle, że łatwiej było przejąć zadania kolegi w razie potrzeby.

Przykład 7: Produkcja, w której materiały w końcu ustawiono tak, jak trzeba

W pewnej hali problemem nie były narzędzia, tylko materiały. Kartony z elementami trafiały w losowe miejsca, więc pracownicy często podchodzili po części kilka razy, bo akurat brakowało tego, co powinno czekać przy stanowisku. Po wdrożeniu 5S wszystko zaczęło się układać: przeprowadzono sortowanie, odstawiono nadmiar zapasów, a na podłodze pojawiły się wyraźne strefy oznaczone kolorowymi liniami.

Wprowadzono też zasadę, że pojemniki uzupełnia się do jednej, konkretnej wysokości. Dzięki temu od razu było widać, kiedy zapasy spadają za mocno. Już po tygodniu brygadzista zauważył, że praca idzie szybciej, bo ludzie nie krążą po hali. Materiały są tam, gdzie ich miejsce, a linia przestała łapać niepotrzebne przerwy.

Dzięki takim przykładom widać, że metoda 5S nie jest sztywna. Da się ją dopasować do miejsca, ludzi i nawet do zwykłego pokoju w mieszkaniu. I co ciekawe, najczęściej największą zmianę robi nie sama reorganizacja, tylko to, że człowiek przestaje odkładać na później drobne porządki. Gdy to wchodzi w nawyk, całość działa jak dobrze naoliwiony mechanizm.

I właściwie tyle metoda 5S nie kończy się nagłym efektem specjalnym. Raczej powoli uspokaja codzienność i układa rytm pracy na dłużej. Co, jak wielu odkrywa po czasie, daje zaskakująco dużo satysfakcji.

 

FAQ - najczęściej zadawane pytania

1. Na czym polega metoda 5S w praktyce?
To uporządkowanie miejsca pracy w pięciu krokach, które mają zmniejszyć chaos i skrócić czas wykonywania zadań.

2. Czy metoda 5S działa poza produkcją?
Tak. Sprawdza się w biurach, domach, kuchniach i wszędzie tam, gdzie pojawia się bałagan organizacyjny.

3. Jak szybko widać efekty stosowania 5S?
Zwykle już po kilku dniach, bo znika szukanie rzeczy i praca zaczyna płynąć płynniej.

4. Czy wdrożenie 5S zajmuje dużo czasu?
Początek bywa czasochłonny, bo wymaga przeglądu rzeczy, ale później utrzymanie porządku jest łatwiejsze.

5. Jakie korzyści daje 5S w biurze?
Szybsze odnajdywanie dokumentów, większą przejrzystość pracy i łatwiejsze wdrażanie nowych osób.

6. Jaka jest największa wada metody 5S?
To, że wymaga konsekwencji. Bez niej porządek szybko się rozpada.

7. Czy 5S może być odbierane jako kontrola?
Tak, jeśli ktoś narzuca zbyt sztywne zasady i ciągłe sprawdzanie stanowisk.

8. Czy 5S działa w domu?
Tak. Szczególnie dobrze w kuchni, warsztacie i miejscach, gdzie codziennie odkłada się rzeczy.

9. Czy metoda 5S wpływa na bezpieczeństwo pracy?
W wielu firmach tak, bo zmniejsza ryzyko potknięć, kolizji i błędów wynikających z bałaganu.

10. Co decyduje o sukcesie 5S?
Regularność. Gdy nawyk odkładania rzeczy na miejsce się utrwali, system działa sam.

Źródła

^{https://www.isixsigma.com/dictionary/5s/}